Étude de cas : Société d’avocats spécialisée en litiges

Gagner une cause de caviardage de renseignements à l’improviste

À propos du client

Le client est l’une des plus grandes sociétés d’avocats en litige de la nation avec une vaste expertise dans les litiges complexes, les procès et la participation à la résolution. Les avocats traitent des dossiers individuels, des cas d’appel, des dossiers de délits civils collectifs et des dossiers de recours collectifs devant les tribunaux d’État et fédéraux du pays.

Nous avons conçu une solution de caviardage beaucoup plus rapide que le processus numérique traditionnel.

Défi

L’une des sociétés d’avocats en litige les plus en vue aux États-Unis représentait une grande organisation de soins de santé régie par les strictes lois de l’HIPAA. La plupart des informations de litiges sont électroniques, ce qui nécessite des outils numériques pour supprimer les informations confidentielles du dossier public, telles que les numéros de téléphone et les numéros d’assurance sociale (un processus connu sous le nom de caviardage). Cependant, quelques jours avant le dépôt des dossiers devant le tribunal et l’avocat adverse, la société d’avocats a reçu des dossiers de son fournisseur qui n’avaient pas été caviardés. Il y avait plus de 30 feuilles de calcul Excel multi-onglets qui ont été converties en 7 000 pages TIFF. Si l’information confidentielle n’était pas caviardée, les amendes pourraient atteindre 10 000 $ par incident. La société d’avocats avait besoin d’un partenaire compétent et minutieux pour corriger les erreurs, et ce, rapidement et à moindre coût.

Solution

Nous avons conçu une solution de caviardage beaucoup plus rapide que le processus numérique traditionnel.

Lors d’une séance de remue-méninges, Ricoh a découvert que 99 % de chaque document devait être caviardé. Nous avons opté pour une approche appelée caviardage inverse qui entoure l’information qui n’a pas besoin d’être caviardée — le contraire du processus normal.

Une autre tactique créative : au lieu de travailler dans les tableurs des images TIFF où il est difficile d’aligner des lignes et des colonnes, pourquoi ne pas travailler dans les fichiers Excel d’origine? Avec cette approche, nous pouvions rechercher l’information limitée qui n’a pas besoin d’être caviardée et ensuite noircir les lignes d’information restantes. C’était un peu comme la bonne vieille approche papier et marqueur, mais numérisée. Une fois terminés, les fichiers TIFF étaient réellement caviardés et inaltérables, de sorte qu’aucune allégation de falsification d’information ne pouvait être soulevée par l’avocat adverse.

Résultats

Weight scale of justice, lawyer in background.

Le projet de caviardage a été achevé en seulement 12 heures — la moitié du temps prévu — avec beaucoup de temps pour fournir au tribunal et à l’avocat adverse une documentation de haute intégrité. De plus, les coûts ont été considérablement réduits par rapport à l’estimation initiale pour les services traditionnels de caviardage numérique. En fin de compte, nous avons été en mesure de terminer le travail pour 80 % de moins que l’estimation initiale.

Avec l’ajout récent des services d’examen gérés, Ricoh dispose désormais d’une gamme complète de services que les sociétés d’avocats et les conseillers juridiques d’entreprise peuvent utiliser pour gérer le volume croissant d’informations générées par les procédures judiciaires.

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