Solution de numérisation de l’information pour le gouvernement

Exécuter les mandats et diminuer les coûts.

Selon un sondage effectué dans l’industrie, 200 professionnels dans le domaine de la gestion des dossiers et des finances du gouvernement ont déclaré qu’ils prévoyaient gérer 20,4 milliards de dossiers dans l’ensemble du gouvernement en 2015 (ce qui représente une augmentation de 144 % par rapport aux 8,4 milliards de dossiers environ gérés en 2012).*

Grâce à la Solution de numérisation de l’information pour le gouvernement de Ricoh, réduisez votre dépendance des dossiers papier précaires. Pour ce service, Ricoh offre une évaluation et des services-conseils sur les flux de travaux et met à votre disposition des gens qui vous aideront à numériser vos archives papier ainsi que les nouveaux dossiers et les dossiers qui viennent d’arriver (sur place ou encore dans nos centres de traitement sécurisé au moyen de la toute dernière technologie de numérisation et d’indexage).

Numériser les anciens et les nouveaux documents

Ricoh - infovisual of taking physical documents, scanning to system for end user

Préparer pour 2019 sans ajouter d’équipement, de logiciels ou d'employés.

Votre société gère et conserve une énorme quantité de papier, microfilmes, plans, cartes et autres documents papier.

Voici les deux types de service que nous offrons pour la numérisation de l‘information :

Conversion des anciens fichiers : Vos documents stockés sont numérisés, indexés et téléchargés automatiquement dans le système de gestion de documents ou les procédures d’affaires, ils vous sont livrés par l’intermédiaire d’un média physique ou électronique.
Services de numérisation : Chaque jour, les fichiers que vous recevez sont indexés et entrés dans le système de gestion de documents électroniques.

Sélectionner les services sur site ou hors site

Ricoh - close-up of two professionals pointing at tablet reviewing data reports

Atteignez les objectifs en matière de transparence, de participation et de collaboration que vous vous êtes fixes.

La conversion de vos dossiers d’archives et de vos courriels en format électronique est une entreprise colossale. Toutefois, nos spécialistes en gestion de documents sont des employés expérimentés du gouvernement, qui savent quoi faire et comment le faire rapidement et efficacement. Lorsque nous intervenons, soyez assurés que nous ferons soigneusement le travail, pour que les membres de votre personnel puissent essentiellement s’occuper de vos électeurs.

Contentez-vous d’acheter les services dont vous avez besoin, avec la possibilité de les élargir rapidement pendant les périodes de pointe.
Protégez les documents avec des systèmes de sécurité axés sur une chaîne de responsabilité.
Échangez des renseignements partout, en tout temps par le nuage informatique et des appareils mobiles pour vous tenir au courant de l’évolution des préférences des travailleurs et des consommateurs.

S’adapter à l’augmentation rapide des données

Ricoh view of city with greenery and buildings in the background with sunlight.

Diminuez les coûts, augmentez l’efficacité et simplifiez les tâches liées à la conformité.

Que vos données sur papier se multiplient au rythme de 50 % ou de 250 %, vos employés ont de plus en plus de mal à s’adapter pour transmettre de l’information en temps voulu. Notre équipe des services d’imagerie numérique améliore le fonctionnement des organisations de plusieurs façons:

Réduire le temps que les employés passent à chercher de l’information ou à recréer de l’information qui existe déjà.
Atteindre les objectifs de durabilité environnementale en réduisant la consommation de papier et d’énergie et les émissions de CO2.
Utiliser des pistes de vérification pour simplifier vos réponses aux demandes liées à la conformité.
Abaisser les exigences en matière d’immobilisation ou de locaux à bureaux en réduisant le nombre de documents papier à entreposer.

Plus d'information sur nos solutions

Étude de cas: Comté de Madera

Renseignez-vous sur la façon dont la conversion de document numérique prévoit permettre au comté de Madera en Californie à économiser plus de 200 000 $ la première année.

Lisez l’étude

Sécurité des appareils, des données et des documents

Aidez à protéger vos données en circulation, utilisées et au repos.

Consultez la solution

*Source: MeriTalk, Federal Records Management: Navigating the Storm, 2012.