Solution de protection des documents et des données pour le gouvernement

Automatiser et simplifier les flux de documents

Pourquoi vous débattre avec des flux de travaux difficiles à utiliser et des documents papier impossibles à modifier? Automatisez vos procédures de traitement sur papier et transformez vos documents en fichiers numériques grâce aux Solutions de protection des documents et des données pour le gouvernement de Ricoh, comprenant ce qui suitévaluation, consultation, logiciels pour nos MFP, installation et soutien.

Numériser les documents de pratiquement toutes les provenances

Ricoh above close-up view of person typing on laptop

Remplacez la paperasserie par l’acheminement informatisé des documents.

Vous avez investi énormément dans les logiciels et le matériel, mais si vos systèmes ne sont pas reliés, vos employés doivent combler les lacunes eux-mêmes à la main.

Ils se retrouvent donc avec des piles de papiers un peu partout dans le bureau, ce qui nuit à la productivité et accroît les frais de main-d’œuvre. En disposant de renseignements numérisés, vos employés peuvent acheminer l’information à la vitesse de la frappe.

Voici ce que vous pouvez faire grâce au volet AutoStore de Nuance de notre solution:

Numériser les documents de pratiquement toutes les provenances : les imprimantes multifonctions, les téléphones intelligents, les numériseurs, les courriels, les serveurs de télécopie, les dossiers réseau, les sites FTP, les applications Microsoft Office, entre autres.
Consolider les documents papier et électroniques en flux de travaux personnalisables.
S’acquitter rapidement des tâches en donnant aux employés automatiquement accès à des renseignements essentiels dès qu’ils parviennent dans votre réseau.

Améliorer la qualité des documents

Ricoh hands reviewing tablet over desk with laptop and paper and pen

Quand vos employés doivent trouver et utiliser de l’information, facilitez-leur la tâche.

Si seulement tous les documents étaient parfaits. Mais il est probable que vous ayez beaucoup de formats différents ou que certains documents soient perforés, déformés, poussiéreux, voire pire (autant de situations qui peuvent vous empêcher de les numériser).

Heureusement, tout n’est pas perdu, et vous n’avez pas à utiliser des fichiers illisibles. Grâce à notre logiciel AutoStore, vous pouvez améliorer la qualité des documents afin que la conversion soit exacte et que les employés puissent trouver et utiliser facilement l’information :

Transformer les documents papier ou les fichiers images en documents PDF consultables en mode texte.
Faire disparaître les perforations, les bordures et plus encore afin que vos documents aient l’air propres et professionnels.
Compresser les fichiers sans perdre de clarté, ce qui réduit vos exigences relatives à la bande passante et au stockage.

Partager efficacement l’information

Ricoh closeup of person on mobile phone resting on keyboard

Poussez un bouton pour envoyer des informations cryptées aux gens ou vers des systèmes.

Plus vos employés pourront acheminer et échanger de l’information rapidement, mieux ils pourront répondre aux besoins de vos électeurs. Mais si vous ne recueillez pas de renseignements, la vitesse n’a pas d’importance.

Notre solution comporte l’authentification des utilisateurs, le cryptage des documents, des mots de passe en format PDF et bien d’autres choses encore (tout ça sans nuire à la productivité). L’information sensible est protégée pendant que vos employés s’acquittent de leurs tâches courantes en appuyant simplement sur un bouton :

Personnaliser les flux de travaux de la numérisation et acheminer les documents vers des gens ou des systèmes dorsaux de traitement (directement à partir du panneau de commande de l’imprimante multifonction).
Envoyer des documents numérisés par courriel à un destinataire.
Numériser les documents pour les envoyer vers Microsoft SharePoint et les récupérer simplement en faisant une recherche.

Vous souhaitez aller plus loin? Ajoutez Output Manager pour fusionner des fichiers de différentes provenances en un seul flux de travaux. Vous aurez ensuite de nouvelles tâches privilégiées à exécuter, comme mettre en file d’attente les projets, équilibrer les charges d’impression et utiliser la « version sécurisée » pour les travaux d’impression.

Faites circuler les documents dans votre organisation avec moins de risques

Nos experts gouvernementaux ont éprouvé des méthodes d’automatisation des flux de travaux en utilisant votre équipement existant.

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