Intégration de la sécurité des documents dans vos procédures d’affaires quotidiennes

Les données font rouler les affaires. Aujourd’hui, elles sont à notre disposition comme jamais pour aider à prendre des décisions, ce qui les rend plus précieuses que jamais. Cependant, comme nous l’avons appris de l’apparente multitude de violations de données, elles sont également vulnérables.

Le risque de violations de données poursuit sa croissance, surtout au vu du nombre grandissant de télétravailleurs. Et une seule violation de données peut coûter des millions de dollars.

Bien que les menaces augmentent, les technologies visant à les neutraliser gagnent en intelligence et en simplicité. Par exemple, la sécurité des documents numériques est maintenant une capacité centrale des imprimantes multifonctions (MFP). Tout en produisant des documents d’une qualité exceptionnelle, ces dernières veillent à la protection de l’accès au réseau, à la sécurité du contenu géré et au contrôle de l’accès à l’information pour renforcer la sécurité de l’infrastructure d’impression et de documents.

Avant, la numérisation signifiait convertir un document en image. Maintenant, des solutions avancées de capture permettent à une MFP de comprendre et de traiter le contenu des documents. Elle peut alors se servir de ces données pour améliorer la sécurité des documents, assurant ainsi que vos documents sont stockés aux bons endroits, acheminés aux bonnes personnes et rendus accessibles depuis n’importe quel appareil autorisé.

Les meilleures pratiques en matière de sécurité des documents commencent au niveau de la MFP

Avec une MFP, la gestion sécurisée des documents commence au niveau de l’appareil. Ainsi, un utilisateur ouvre une session depuis un panneau de commande intelligent et convivial, semblable à une tablette, après quoi le système valide son authentifiant.

Ensuite, la MFP emploie la reconnaissance optique de caractères (ROC) pour interpréter le contenu du document de l’utilisateur, le classifier et en extraire les données essentielles, notamment les noms et les adresses des clients, ainsi que les numéros de factures et les montants y figurant. L’appareil connait l’identité de l’utilisateur ayant numérisé le document, sait comment nommer le fichier numérique correctement, sait à quel endroit le stocker et sait qui a besoin d’y accéder.

La protection au niveau de l’appareil s’appuie sur un système d’exploitation sécurisé et un module de plateforme sécurisée (TPM) qui surveille et retire les codes malveillants, ce qui garantit que seuls des éléments approuvés peuvent être utilisés. Ce fait est essentiel, puisque les attaques malveillantes sont la première cause de violations de données. 

Utilisation de connexions fluides pour veiller à la sécurité des données

Une MFP fonctionne grâce à du matériel et à un logiciel intégré en nuage de première qualité. Toutes les applications logicielles sont testées, certifiées pour leur compatibilité et signées numériquement. Elles rendent possibles des fonctions de sécurité comme l’authentification, ainsi que l’impression et le chiffrement sécurisés.

Par exemple, le logiciel en nuage DocuWare soutient la gestion de documents et l’automatisation de flux de travaux, et ce, de manière sécurisée. Il aide à protéger les données grâce à leur chiffrement, à un concept de droits sophistiqué, à des restrictions d’accès et à des audits de sécurité. Le chiffrement est automatique, tandis que les données extraites sont sécurisées par l’entremise d’un RPV (réseau privé virtuel) au sein d’un centre de données.

Ensuite, vous pouvez créer des connexions fluides à votre système de gestion de contenu existant et convertir les documents numériques en intelligence d’affaires. Ces connexions se traduisent par un plus grand nombre de données correctement chiffré, une classification des données plus uniforme et une dépendance réduite au stockage physique. Quant aux adresses courriel mal écrites, aux chaînes de réacheminement maladroites, aux documents perdus et à l’information confidentielle restant à la vue de tous sur des disques partagés, il est possible de tous les éviter.

Les meilleures solutions : évolutives, sécurisées et simples

Étant donné que votre entreprise évolue, il devrait en être de même des technologies sur lesquelles elle s’appuie. Une MFP intelligente est mise à jour sur demande, directement depuis l’appareil, ce qui fait que vous disposez toujours de la toute dernière technologie d’impression. Qui plus est, ses fonctionnalités sont personnalisables et évoluent en même temps que votre entreprise, offrant alors de nouvelles solutions logicielles et applications, de même que de nouveaux services en nuage selon vos besoins. De cette façon, vous pouvez optimiser vos flux de gestion de documents, rester agile – et repousser les nouvelles menaces de sécurité au fur et à mesure.

Radicalement différente d’une imprimante « traditionnelle », une MFP sert de plateforme centralisée pour votre flux de gestion de documents. Elle implique donc d’opérer un changement, chose qui se révèle parfois difficile. Cependant, une fonctionnalité conviviale et une interface familière, alliée à une intégration et à du soutien fluides, aident vos employés à s’adapter rapidement et à réduire au minimum les perturbations. Ce genre de simplicité contribue également à faire en sorte que votre entreprise exploite le plein potentiel de l’appareil.

D’autres avantages des procédures de documents sécurisées

L’erreur humaine est à l’origine de 24 % des violations de données. Grâce à une MFP, intégrée de manière fluide à votre infrastructure de TI et de réseau, le traitement d’informations confidentielles est facilité, accéléré et infiniment plus sécurisé. L’automatisation de procédures papier manuelles garantit qu’elles seront faites correctement, et ce, à tout coup.

En plus d’atténuer considérablement les risques de violations de données, l’audit automatique des activités et la classification automatique de documents font en sorte qu’il est nettement plus facile de garder le fil de la conformité du point de vue de la sécurité et de respecter les normes importantes. Également, puisque le système automatisé accélère les procédures lentes, votre équipe bénéficie de plus de temps pour être productive et investir dans l’offre d’une meilleure expérience client.

Évaluez votre infrastructure d’impression et de documents, en particulier en ce qui concerne vos procédures quotidiennes de traitement de documents – vous y trouverez probablement des failles de sécurité. Il est possible d’y remédier en intégrant la sécurité des imprimantes dans votre stratégie globale en matière de sécurité des TI, dans laquelle la MFP fait sentinelle pour surveiller et gérer la sécurité de votre impression et de vos documents.