Raisons de numériser vos documents papier et marche à suivre pour le faire

Qu’est-ce que la numérisation de vos documents papier?

La numérisation signifie de convertir les copies papier originales en fichiers électroniques qui peuvent être enregistrés, modifiés et partagés. Souvent, la numérisation des documents comprend le stockage dans un système de gestion électronique de documents (SGED) qui donne seulement l’accès aux documents aux utilisateurs autorisés.

Voici certains exemples de types de fichiers numériques créés par la numérisation: le format Adobe PDF qu’on retrouve partout et qui crée un aperçu de toutes les pages d’un document, les formats .tiff, .jpg, et .psd qui sont utilisés pour les images ainsi que les innombrables autres formats pour les applications exclusives.

La conversion des copies papier vers le numérique nécessite un quelconque type d’appareil de numérisation. Aujourd’hui, beaucoup de numériseurs ne sont qu’une fonction d’un appareil multifonction, même si vous pouvez toujours trouver des numériseurs ayant seulement cette fonction.

Souvent, des métadonnées ou des étiquettes qui aident à identifier ou organiser le contenu par mots-clés peuvent être rattachées aux fichiers afin de les récupérer plus rapidement. Dans des industries en particulier comme le domaine juridique, les documents sont enregistrés avec des données normalisées qui indiquent la date et l’heure à laquelle la page a été numérisée dans le SGED: il s’agit du système d’estampillage Bates.

Pourquoi numériser vos documents papier?

Avec la transition vers le télétravail et les espaces de travail hybrides, les documents numériques sont essentiels pour assurer un accès à l’information et un partage de celle-ci qui sont pratiques et sans problème.

Il y a aussi des avantages pratiques. La numérisation des copies papier peut avoir un impact important, surtout pour les grandes entreprises.

• Améliorer la productivité de l’utilisateur: Une fois numérisés et entrés dans le SGED, les documents numériques peuvent faire l’objet de recherche et être trouvés rapidement pour une récupération immédiate. Vous n’aurez plus besoin de fouiller dans des piles de papier pour trouver une aiguille dans une balle de foin.

• Simplifier le classement: Les organisations peuvent définir un schéma d’indexation et de nommage qui correspond à leurs flux de travaux uniques pour faire en sorte que les documents numérisés sont facilement repérables.

• Uniformiser pour assurer la conformité: Des règles peuvent être mises en place pour déterminer des politiques de gouvernance de l’information comme les autorisations d’accès aux utilisateurs, les périodes d’archivage et de destruction ainsi que le contrôle des versions après la modification ou la mise à jour des documents.

• Une façon plus rapide et plus rentable de partager l’information: Envoyer des documents électroniques à des collègues ou des clients en les ajoutant en pièces jointes dans un courriel est instantané et gratuit par rapport à les imprimer puis à les envoyer par la poste. Encore mieux, lorsque les gens ont besoin d’accéder au système de gestion de documents en nuage, ils peuvent consulter les documents depuis n’importe où.

• Réduire les frais généraux: Les entreprises peuvent économiser des coûts d’entreposage de documents hors site et de services de récupération tout en exploitant mieux l’espace du bureau occupé par les classeurs.

• Préserver l’information et l’archiver: La qualité des images d’origine reste intacte, puisque les images numérisées ne s’abîment pas avec le temps. Les sauvegardes numériques stockées dans le nuage ne peuvent être endommagées par un feu ou une inondation.

De plus, des documents numériques signifient que l’information n’est jamais perdue ou monopolisée par un seul utilisateur : les membres de l’équipe ont toujours un accès aux dossiers d’origine afin de les consulter, de s’y référer et de travailler avec ceux-ci au besoin.

Comment numériser les documents papier?

La réponse simple est d’utiliser un numériseur. La vitesse, la taille et la capacité de celui-ci devraient être choisies en fonction de la taille de votre organisation et du volume de documents papier. Voici certaines solutions de numérisation populaires :

Numériseurs de bureau

Convenant le mieux à de faibles volumes, les numériseurs de bureau à haute résolution sont offerts dans plusieurs tailles, mais sont habituellement trop lents pour la numérisation de grands volumes. Un usage intensif peut devenir pénible.

Par exemple, les numériseurs conçus précisément pour capter les deux côtés des cartes d’assurance et des permis de conduire sont populaires dans les bureaux de médecin et les organismes gouvernementaux.

Applications d’appareils mobiles

Vous n’avez pas de numériseur ou vous en avez seulement besoin à l’occasion? Transformez votre téléphone intelligent ou votre tablette en un numériseur mobile en téléchargeant une des applications de numérisation offertes sur le marché comme Adobe Scan ou PhotoScan de Google.

Les téléphones mobiles représentent un excellent moyen de capter les documents confidentiels comme des photos et des originaux qui ne peuvent être mis dans un numériseur.

Imprimantes multifonctions

La plupart des imprimantes multifonctions d’aujourd’hui sont équipées de numériseurs de documents haute vitesse, haute résolution et haute capacité. Beaucoup offrent la capacité de numériser les deux côtés de documents d’origine recto-verso en un seul passage pour une plus grande efficacité dans les environnements où l’on fait un nombre élevé de numérisations.

De plus, la majorité des imprimantes multifonctions dans un environnement de bureau sont mises en réseau, ce qui fait d’elles des points d’entrée parfaits pour la numérisation de documents papier dans un SGED. Certaines peuvent même être «sans contact» au moyen d’une application mobile.

Il fut un temps où les fabricants offraient des numériseurs de documents indépendants. Certains le font toujours avec des appareils haute vitesse dédiés conçus pour des environnements où l’ont fait beaucoup de numérisations comme les finances, la santé et les assurances. Toutefois, pour la plupart des environnements d’affaires habituels qui ont aussi besoin de capacités d’impression, de copie et de télécopie, la numérisation depuis une imprimante multifonction accomplit la même tâche sans devoir ajouter de l’équipement.

Services d’imagerie de documents

Les grandes organisations ayant des volumes élevés de documents papier et des centaines d’utilisateurs doivent uniformiser les flux de travaux afin que tous les documents soient entrés dans le système de manière constante et sans commettre d’erreur.

Pour accomplir cela, de nombreuses entreprises engagent en ce moment des fournisseurs de services de numérisation de tierce partie pour numériser leurs documents ainsi que traiter, acheminer, stocker et détruire les documents papier originaux. Des flux de travaux intelligents basés sur des règles accomplissent cela en assurant la vitesse, la sécurité et la conformité des documents lors de leur circulation dans une organisation.

Ricoh peut vous aider grâce à des services de numérisation pour numériser vos documents confidentiels et quotidiens afin de réduire la charge de travail de vos employés et d’améliorer la productivité et l’efficacité.

• La livraison intelligente est un service géré dans lequel les communications papier entrantes (le courrier) sont reçues, ouvertes, numérisées, filtrées et envoyées directement à la partie responsable, peu importe où elle se trouve.

• La numérisation de documents antérieurs convertit des montagnes de vieux documents papiers en données utiles qui peuvent facilement être organisées, recherchées et accédées au besoin, tout en réduisant les coûts généraux et les coûts d’entreposage des documents physiques.

• La numérisation quotidienne vous aide à garder le dessus sur la gigantesque quantité de données produites tous les jours en convertissant les données sur papier en flux numériques afin que les employés puissent mieux accomplir leur travail plus rapidement, et ce, de n’importe où. Avoir un accès en temps réel à vos données et informations peut aider à améliorer l’efficacité, à augmenter la collaboration et à optimiser les procédures.

Un partenaire peut-il vous aider à numériser vos documents papier?

Si votre entreprise utilise beaucoup de papier, la numérisation peut être une tâche fastidieuse. Le fait que plusieurs personnes entrent les documents dans un SGED en utilisant leurs propres « meilleures pratiques » plutôt que d’avoir des procédures normalisées basées sur des règles peut entraîner des erreurs, la perte de documents et des problèmes de conformité.

C’est à cet endroit qu’un service d’un tiers comme Ricoh peut vous aider à optimiser et à automatiser vos procédures d’affaires essentielles, comme les procédures de courrier, de comptabilité et bien d’autres, afin que la gestion de documents exigeant beaucoup de personnel ne soit plus de votre ressort et que vous passiez à un milieu de travail priorisant le numérique.