Système de gestion de documents numériques : votre entreprise ne pourra plus s’en passer

Notre façon de travailler a changé. Pour rester concurrentiel et maintenir la productivité et l’engagement actif du personnel, il est essentiel de rendre les données accessibles à partir de n’importe quel appareil ou endroit doté d’une connexion Internet. On ne parle pas seulement de données : le personnel doit accéder aux documents, ce que les documents numériques rendent possible.

Le problème est que les documents numériques seuls ne constituent pas une solution; en accumulant plusieurs systèmes, on ne fait que perdre en efficacité. La gestion de documents numériques remédie au problème en aidant les entreprises à centraliser le stockage des documents, ce qui en facilite le suivi et l’organisation. Elle procure en plus la sécurité des documents, le contrôle des accès, des pistes de vérification et des fonctions fluides de recherche et de récupération des documents.

Avantages d’un système de gestion de documents numériques

1. Stockage des documents à moindre coût

L’entreposage de documents papier coûte cher. La location d’immeuble est coûteuse et signifie que chaque classeur engendre des frais continus d’entreposage au-delà de son coût original. Le stockage hors site dans la gestion du cycle de vie de vos documents ou la protection des documents dans votre plan de continuité d’activités engendrent aussi des coûts onéreux.

Bien souvent, les documents numériques sont les fichiers originaux et, dans la plupart des cas, ont une validité juridique égale aux originaux. Vous pourriez stocker et sauvegarder des millions de documents sur des disques durs; ils occuperaient tous physiquement le même petit espace.

Et si vous optez pour la gestion documentaire infonuagique, vous n’aurez plus besoin d’infrastructure sur place, ce qui réduira les coûts de stockage traditionnel de vos documents. De plus, des redondances sont comprises dans la plupart des ententes de niveaux de service (ENS) avec les fournisseurs de gestion documentaire infonuagique. Les sauvegardes dont vous auriez eu besoin avec un système de gestion documentaire sur place ne sont donc plus nécessaires.

2. Sécurité des documents accrue

Habituellement, la gestion de documents numériques permet de restreindre l’accès aux personnes autorisées seulement. Le niveau de sécurité varie d’un système à l’autre. Les applications gratuites telles que Google Docs^MC peuvent convenir à un usage personnel, mais n’offrent vraisemblablement pas le niveau de sécurité requis pour votre entreprise.

Un système pour entreprises comme DocuWare offre une meilleure sécurité, grâce aux avantages suivants :

• Traçabilité et transparence grâce à des rapports et journaux d’activités détaillés qui appuient les exigences de conformité

• Contrôles avancés des accès et permissions pour donner aux membres du personnel uniquement les accès dont ils ont besoin

• Protection par cryptage pour protéger la sécurité de vos documents et données

• Protection contre les virus et logiciels malveillants, surtout dans les systèmes infonuagiques où l’application et les communications sont surveillées.

3. Intégration et évolutivité

Les systèmes de gestion de documents numériques peuvent généralement être intégrés à d’autres outils que vous utilisez chaque jour, procurant ainsi une évolutivité qui appuie la croissance et les besoins changeants de votre entreprise. Il y a souvent un écart entre les fonctionnalités offertes par la version gratuite et la version payante d’une même application. Les plateformes par abonnement, en particulier les systèmes de gestion documentaire numérique, vous permettent généralement d’augmenter ou de diminuer le nombre d’utilisateurs au besoin pour appuyer la croissance ou les besoins changeants de votre entreprise.

En fait, l’intégration et l’évolutivité sont des facteurs que de nombreuses entreprises considèrent comme importants dans l’évaluation des systèmes de gestion documentaire.

4. Soutien à la continuité des activités

La gestion de documents numériques offre des options essentielles pour assurer la continuité des activités, que ce soit la facilité de sauvegarder pour assurer la relance rapide des activités ou la capacité de travailler à distance.

5. Prise de décisions mieux étayée

De nombreux systèmes de gestion documentaire offrent une quelconque forme de capture de données. La capture de données par clic dans un champ peut accélérer la saisie de vos documents dans le système. Dans plusieurs cas, des méthodes plus automatisées, comme l’intégration intelligente, permettent de capturer les données à partir de formulaires structurés pour accélérer encore plus la saisie.

L’intégration à d’autres applications offre des occasions de transformer les données de vos documents en activités intelligentes avancées qui réduisent le risque d’erreur, améliorent les processus et diminuent les goulots d’étranglement.

6. Amélioration de l’accessibilité aux documents

La gestion des documents numériques facilite l’accès aux documents, et ce, de façon hautement sécuritaire. Par exemple, un membre de l’équipe du service client peut afficher simultanément le même document qu’une personne du service de la comptabilité, ce qui permet aux deux employés d’accomplir leurs tâches, avec des droits d’accès conformes à leur autorisation respective. Une fois qu’ils ont terminé, le document, doté de fonctionnalités de contrôle de versions, est toujours au même emplacement et accessible pour la prochaine personne.

7. Augmentation de la productivité et de la rapidité

Les documents numériques peuvent être déplacés en un seul clic (ou d’une simple touche sur un cellulaire ou une tablette). En plus d’éliminer la récupération et le transport manuels de papier, la gestion de documents numériques permet aux employés d’examiner et d’approuver les documents numériques à la demande, ce qui accélère les processus de ventes, le traitement des comptes clients et fournisseurs et tout autre flux de travail utilisé.

L’accélération des processus permet également de répondre plus rapidement aux demandes des clients et d’uniformiser la prestation des services pour les besoins spécifiques des clients qui nécessitent un recours hiérarchique.

8. Capacité d’offrir un meilleur service client

La gestion de documents numériques facilite la prestation d’une expérience client exceptionnelle. Les représentants du service client peuvent rapidement trouver les documents nécessaires tout en parlant avec le client. La diminution du temps d’attente, des rappels et des documents égarés améliore la qualité des services offerts. Et un service client de qualité signifie que les clients reviendront et achemineront davantage de clients, entraînant plus de revenus et de profits.

9. Travail hybride et sans frontières, de partout et en tout temps

Plusieurs entreprises ont adopté un mode de travail hybride et sans frontières. En réalité, il n’est plus pratique de lier les flux de travail à un environnement de travail traditionnel. L’utilisation d’un système de gestion de documents numériques permet aux employés de travailler de n’importe où, ce qui améliore la capacité des entreprises à s’adapter aux interruptions et événements soudains. Des interruptions d’activité imprévues peuvent signifier de précieuses minutes perdues pour répondre aux clients, fournisseurs et autres intervenants.

Grâce à la gestion de documents numériques, vous et vos employés pouvez transformer n’importe quel café, n’importe quelle pièce de votre maison ou même voiture en un lieu de travail dynamique.

Quel système de gestion de documents numériques vous convient le mieux?

Beaucoup d’options s’offrent à vous en matière de système de gestion de documents numériques. Les options gratuites peuvent répondre à un besoin à court terme, mais leur utilisation n’est pas durable à long terme puisqu’elles ne s’intègrent pas aux autres systèmes.

Lorsque vient le temps d’évaluer différents systèmes, plusieurs éléments doivent être pris en compte.

• Quel besoin principal le système doit-il combler?

• Le système ajoute-t-il ou retire-t-il des étapes d’un processus?

• Le système offre-t-il la sécurité dont vous avez besoin?

• Vos documents seront-ils organisés et intégrés dans le système, ou celui-ci créera-t-il des silos?

• Quels types de flux de travail offre-t-il?

Bien sûr, vous pourriez avoir bien d’autres questions et vous devez tenir compte de certains besoins uniques à votre entreprise. Un fournisseur de solutions de gestion documentaire numérique expérimenté qui connaît votre secteur peut vous guider dans votre recherche de la solution idéale pour vous. Découvrez comment les solutions de gestion des procédures d’affaires de Ricoh peuvent vous aider.