Étude de cas : Agence de services communautaires d’État

• Mise en place de la solution de gestion de contenu d’entreprise Laserfiche

• Déploiement de Laserfiche en deux phases

• Intégration du système et des procédures par un établissement qualifié accélérant la mise en place

• Recours à la gestion constante, en nuage, de l’application et de l’infrastructure.

Le partenariat fructueux de longue date de Ricoh auprès de l’État avait déjà établi une confiance. Cette confiance a encouragé l’État à faire appel aux conseils de Ricoh pour trouver une solution complète et économique qui permettrait de respecter les exigences, mais aussi des normes de conformité spécifiques, comme les certifications DoD 5015.2 et CJIS 5.9.3 ainsi que de respecter l’article 508.

Ricoh, l’un des trois fournisseurs auquel l’agence a demandé des solutions, a suggéré trois solutions de gestion des dossiers électroniques. La solution Laserfiche a été sélectionnée comme la solution idéale pour répondre aux besoins de l’État. Les solutions de gestion du contenu d’entreprise, comme Laserfiche, permettent à l’agence de numériser, de classer, d’indexer et de stocker son information et ses dossiers dans un répertoire numérique qui facilite les recherches. Ainsi, l’agence peut maintenir le contrôle des importants dossiers de ses citoyens, tout en garantissant la conformité et en rehaussant la sécurité.

Afin de respecter l’échéance de 20 jours, Ricoh a réalisé la mise en place de Laserfiche en deux phases. Tout au long de la mise en place, Ricoh a fait preuve du plus haut niveau de sécurité et a veillé à ce que les exigences de conformité soient respectées. Durant la phase initiale, l’équipe des services TI de Ricoh a configuré le serveur du système au sein du portail de l’État sur la plateforme Azure Government. Le système a ensuite été intégré par un établissement qualifié, soit un fournisseur de tierce partie collaborant déjà avec l’État pour la gestion manuelle des dossiers physiques. Puisqu’il s’agissait d’une exigence légale, Ricoh a collaboré avec ce fournisseur pour gérer la conversion des fichiers ainsi que pour soumettre les documents dans Laserfiche aux fins d’indexation, de classement et d’archivage.

Ainsi, Ricoh a réussi à concevoir, mettre en place, tester et déployer le système en 19 jours pour entamer la procédure de numérisation et faire un suivi efficace du volume. La rapidité de la procédure a empêché l’imposition d’amendes et de pénalités, mais elle a également grandement amélioré les services offerts par l’agence et garantit la gestion sécuritaire des dossiers des citoyens.

Une fois la première phase complétée, l’équipe a entamé la seconde phase visant à mettre en place la série de mesures de la gestion de la rétention, à élargir le contrôle des accès de groupe ainsi qu’à établir des flux de travaux pour les divers dossiers.