Étude de cas : L’arrondissement scolaire de la Californie

Comment un arrondissement scolaire à court de budget a mis en œuvre les services de gestion de documents de Ricoh sans augmenter les coûts.

À propos de l’arrondissement scolaire de la Californie

L’arrondissement scolaire, situé dans le bassin de Los Angeles en Californie du Sud, a été fondé en 1907 et contribue à l’éducation de près de 10 000 élèves de la maternelle à la douzième année dans la communauté. Les dirigeants de l’arrondissement scolaire gèrent sept écoles primaires, trois écoles intermédiaires et une école secondaire à charte qui offre un programme rigoureux de préparation à l’université.

Le défi

Un arrondissement scolaire du sud de la Californie s’est retrouvé confronté à des défis sans la moindre solution :

À la suite de compressions budgétaires et d’importantes réductions de personnel, l’arrondissement scolaire a fermé son centre de photocopie. La charge d’impression a été déplacée vers un parc d’imprimantes multifonctions (MFP) dispersées dans 16 bâtiments.
Les appareils étaient surchargés, les pannes étaient fréquentes et les coûts augmentaient.
Les dossiers n’étaient pas entièrement numérisés, alors fournir des relevés d’inscription pour les étudiants à la recherche d’une aide financière dans un délai de 4 jours (requise par la loi californienne) représentait une perte de productivité et un fardeau financier.
L’arrondissement scolaire avait de la difficulté à suivre et contrôler l’afflux de boîtes de documents papier.
Les écoles de l’arrondissement scolaire n’étaient pas connectées à un système cohérent ou à un flux de travaux pour la numérisation et la copie de documents.

Solution

Ricoh a mis en œuvre les services de gestion de documents et la gestion des centres de production — sans que l’arrondissement scolaire ne subisse des frais supplémentaires.

La solution complète de gestion des documents a permis de mettre en place des processus rigoureux pour la gestion des actifs, les services de gestion de l’impression, la gestion des centres de production et la numérisation. Nous avons mis en œuvre :

Une solution de numérisation entièrement intégrée.
Des solutions de flux de travaux personnalisées pour les services clés tels que les comptes créditeurs et débiteurs
La solution TRAC® de Ricoh pour les soumissions de tâches d’impression en ligne, les devis instantanés et l’autorisation au centre de production de l’arrondissement scolaire.
Logiciel de gestion de l’impression et de récupération des coûts
Equitrac®, utils de gestion comportementale pour aider l’arrondissement scolaire à faire le suivi d’utilisation.
Des outils d’administration centralisés pour la gestion du parc et des services et fournitures en ligne, afin de céder à l’arrondissement le contrôle de ses fonctions d’impression.
La fonctionnalité « bouton Google » qui permet aux utilisateurs de télécharger et d’imprimer directement à partir de disques partagés, d’échanger et de réutiliser du matériel pédagogique.

Résultat

Des processus opérationnels et des outils de gestion ont été mis en place pour guider la stratégie de gestion des documents de l’arrondissement scolaire et pour réaliser leur investissement.

Les dépenses globales de l’arrondissement scolaire ont été réduites de 5 %, ce qui leur donne la possibilité de financer la numérisation nécessaire de tous les anciens dossiers pour rattraper le retard de documents internes.
Nous sommes en train de numériser plus de 2 000 boîtes de dossiers pour l’arrondissement scolaire.
Chaque classe a sa propre imprimante pour répondre aux préoccupations de sécurité, mais l’arrondissement scolaire a la capacité de surveiller et d’appliquer des politiques d’impression en cas de besoin.
Un logiciel de gestion comportementale est en place pour l’arrondissement scolaire entier. En transférant 10 feuilles par jour à la MFP du personnel, l’arrondissement scolaire économise l’équivalent d’un salaire d’enseignant à temps plein par année.
L’arrondissement scolaire a acquis une plateforme technologique de pointe sans subir des coûts supplémentaires.

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