Étude de cas : Arrondissement scolaire Deer Valley Unified — Services d’impression
Integrated resource centre optimizes print services in-plant to see a 257% growth in revenue
À propos du client
Les services d’impression de l’arrondissement scolaire Deer Valley Unified, dont le siège social est situé à Phoenix, en Arizona, soutiennent 40 écoles primaires et secondaires ainsi que plus de 33 000 élèves. L’équipe des services d’impression interne prend en charge la majorité des communications et des impressions pour l’arrondissement et est fière de servir le personnel, les élèves et leurs communautés.
« La transformation de nos services d’impression en un centre de ressources intégrées, en collaboration avec Ricoh, s’est révélée la meilleure chose que nous avons accomplie. Nous avons pris un service en mauvais état et l’avons transformé en une formidable source de revenus, qui nous a permis de devenir le quatrième plus important service d’impression au sein du domaine de l’éducation primaire et secondaire à l’échelle nationale. »
— Martin James
directeur, Services d’impression
Arrondissement scolaire Deer Valley Unified
Défi
Frais administratifs élevés et importants coûts des presses offset affectant la rentabilité
Équipement ancien imposant de longs délais d’exécution des tâches d’impression
Défis liés au personnel et au manque de confiance à l’interne et à l’externe
Pendant des années, l’équipe des services d’impression était constamment en déficit et elle était confrontée à des défis liés aux frais administratifs élevés, au personnel, aux importants coûts des presses offset, à la lenteur de l’exécution des tâches d’impression, à l’équipement ancien ainsi qu’au manque de confiance à l’interne et à l’externe. La communauté de l’arrondissement s’élargissait et l’établissement ne pouvait plus répondre à la demande.
L’équipe a embauché Martin James, à titre de directeur, Services d’impression, pour optimiser ses services d’impression et pour revitaliser son centre d’impression. Sa mission était de transformer les services d’impression en actif en 2 ans, sans quoi les services seraient fermés. C’était il y a 11 ans. Martin James s’est tourné vers Ricoh pour établir un partenariat solide dans le but de réaligner et de rationaliser les activités.
Solution
« L’entretien de l’équipement et du site à lui seul me prouve que nous ne pourrions pas accomplir ce que nous accomplissons sans Ricoh comme partenaire. »
— Martin James, directeur, Services d’impression, Arrondissement scolaire Deer Valley Unified
Création d’un centre de ressources intégrées rentable
Intégration et automatisation d’équipement et de logiciels
Accès facile aux commandes permettant la livraison en temps opportun
Réorganisation du personnel et embauche de nouveaux employés
Acquisition de nouvelles sources de revenus à l’extérieur des campus
Martin James a élaboré un plan visant la rationalisation de la production de copies en offrant un accès aux commandes, ce qui prouvait aux enseignants que l’équipe pouvait livrer les tâches rapidement. Avec l’aide de Ricoh, les services d’impression ont été restructurés et de nouvelles imprimantes Ricoh ont été installées. Grâce à leur temps de fonctionnement à 99 %, l’équipe a pu rétablir la confiance perdue.
Le nouvel équipement de production comprend 12 copieurs noir et blanc à haute vitesse de Ricoh, une presse numérique couleur 9210 Édition arts graphiques de Ricoh, 2 imprimantes grand format à alimentation continue, 1 imprimante UV à plat de Xante ainsi que de l’équipement de reliure. L’équipe a adopté des pratiques exemplaires et transformé le centre d’impression en un centre de ressources intégrées rentable, doté de technologies sophistiquées et d’un personnel chevronné.
Une vitrine de commerce électronique, qui offre aux clients une façon simple de soumettre des commandes, est intégrée à un système d’information de gestion (SIG) sécurisé qui gère les flux de tâches, le matériel, la facturation et les suivis.
« L’entretien de l’équipement et du site à lui seul me prouve que nous ne pourrions pas accomplir ce que nous accomplissons sans Ricoh comme partenaire », explique Martin James.
Le centre de ressources intégrées moderne a généré de nouvelles occasions. L’arrondissement a décidé de produire des articles promotionnels à l’interne. Martin James ajoute : « Nous avons élargi nos affaires et obtenu des revenus de 7 000 $ grâce à nos articles promotionnels dans la première année. Maintenant, quelques années plus tard, ces revenus se situent dans les 6 chiffres! » La production des articles à l’interne a permis aux clients de réaliser des économies de 50 %, en moyenne, en comparaison avec le recours à des fournisseurs externes.
Results
L’équipe est devenue le 4e plus important service d’impression du domaine de l’éducation au primaire et au secondaire à l’échelle nationale, ainsi que la 1re équipe en matière de revenus générés par employé.
Les revenus ont connu une croissance de 257 % dans les 6 dernières années et la croissance sur 12 mois a connu une hausse de 23 % au cours du dernier exercice financier.
Les impressions de programmes scolaires ont connu une croissance de 1 252 % en 5 ans, surpassant le volume de 37 millions par année.
Les revenus externes ont connu une croissance de 545 % grâce à l’acquisition de 95 clients à l’extérieur de l’arrondissement scolaire, pour un total d’environ 800 000 $ durant le dernier exercice f inancier.
Les flux de travaux automatisés ont rehaussé la productivité des employés et réduit les heures supplémentaires.
L’impression de signalisation sur site, plutôt que hors site, a permis des économies de 50 à 60 %.
Les clients réalisent des économies de 50 % en ne commandant pas des articles promotionnels auprès de fournisseurs externes.
La croissance exponentielle et les économies de coûts permises par l’optimisation des services d’impression ont été formidables. Ainsi, le revenu total et le revenu par employé de l’arrondissement scolaire Deer Valley Unified lui ont permis de se faire reconnaître. En fait, les recettes de la dernière année scolaire ont atteint le chiffre record de 2,16 millions de dollars.
De nouvelles sources de revenus ont permis l’expansion, notamment l’impression d’un plus grand nombre de sujets de programmes scolaires et l’ajout d’arrondissements scolaires externes comme clients, la location de kiosques de marketing chez trois associations scolaires de l’Arizona, l’ajout d’articles promotionnels et la signalisation grand format. Il est désormais facile de soumettre des commandes et les tâches peuvent faire l’objet d’un suivi et d’une surveillance pour accélérer la livraison. Le centre de ressources intégrées moderne a permis aux clients de réaliser des économies de 50 %, en moyenne, lorsque l’équipe a commencé à offrir des articles promotionnels. Au cours des 6 dernières années, les économies permises par cette production à l’interne ont atteint 362 000 $.
« Nous pouvons voir que la satisfaction de notre clientèle est très élevée, simplement en observant la croissance de nos revenus internes en matière de signalisation grand format. Nous permettons à nos clients, à l’interne et à l’externe, de réaliser des économies d’environ 50 % lorsqu’ils utilisent nos services d’impression. De plus, nous pouvons produire les tâches plus rapidement, puisque nos clients internes n’ont pas à limiter leur demande ou à attendre qu’un bon de commande soit créé », explique Martin James.
Le centre de ressources intégrées a reçu les éloges des clients internes et externes ainsi que des prix de la part d’associations du secteur. Il permet également de redonner du temps aux enseignants. « La transformation de nos services d’impression en un centre de ressources intégrées, en collaboration avec Ricoh, s’est révélée la meilleure chose que nous avons accomplie, explique Martin James. Nous avons pris un service en mauvais état et l’avons transformé en une formidable source de revenus, qui nous a permis de devenir le quatrième plus important service d’impression au sein du domaine de l’éducation primaire et secondaire à l’échelle nationale. »