Étude de cas : Arrondissement scolaire Torrance Unified
Un arrondissement scolaire californien investit dans la cybersécurité et automatise ses procédures pour rehausser son efficacité
À propos du client
L’arrondissement scolaire Torrance Unified, dans le comté de Los Angeles, comporte 17 écoles primaires, 8 écoles secondaires de 1er cycle, 4 écoles secondaires, 1 école complémentaire et 1 école secondaire alternative. Il comporte également 2 établissements d’enseignement pour adultes. L’arrondissement sert l’ensemble de la ville de Torrance et est régi par 5 membres de la commission scolaire. La mission de cet arrondissement est de s’assurer que tous les élèves soient éduqués et prêts à réussir leur vie, mais aussi à ce qu’ils deviennent des personnes qui cherchent toujours à apprendre et qui contribuent à la société globale.
« Travailler avec l’équipe de Ricoh a été incroyable. Nous avons été en mesure de moderniser nos activités grâce à Laserfiche : notre vie est beaucoup plus simple grâce à l’automatisation des flux de travaux. L’efficacité, la précision et la productivité ont rehaussé le soutien offert à notre communauté, à notre personnel ainsi qu’à nos élèves et à leur famille. »
— Gil Mara
Responsable des technologies de l’éducation et des services d’information, Arrondissement scolaire Torrance Unified
Arrondissement scolaire Torrance Unified
Défis
L’équipement du centre d’impression était désuet.
Les boîtes, les fichiers et les classeurs étaient décentralisés et difficilement accessibles en plus d’occuper beaucoup d’espace.
Les documents des élèves, du personnel et de ressources humaines étaient traités manuellement.
La prévention des attaques par rançongiciels était dynamique.
Au départ, l’arrondissement scolaire Torrance Unified collaborait avec Ricoh pour ses imprimantes multifonctions. Ce service s’est élargi lorsque l’arrondissement a ajouté des imprimantes dans les salles de classe. Puisque l’arrondissement est vaste, soutenant 34 écoles, son centre d’impression devait être doté d’équipement moderne pouvant traiter des multiples formats et divers médias, y compris les bannières et les affiches grand format ainsi que la vaste gamme de dépliants, de communications, de dossiers et de formulaires généralement utilisés dans les écoles.
L’arrondissement souhaitait également numériser son imposant volume de dossiers, lesquels étaient stockés dans des classeurs, des boîtes et des microfiches et auxquels des salles d’entreposage étaient consacrés. Puisque la majorité des procédures et des documents étaient traités manuellement, la recherche de documentation prenait énormément de temps. De plus, les documents manuscrits étant souvent durs à déchiffrer, des erreurs pouvaient être commises. En tant qu’institution publique, l’organisation doit maintenir ses dossiers. Elle savait, donc, qu’un emplacement numérique, centralisé et efficace serait plus utile pour les employés et lui permettrait de mieux servir les élèves et leur famille. La transformation numérique des écoles était essentielle.
De plus, la complexité et la sophistication des menaces, des attaques et des brèches liées à la cybersécurité ne cessent de croître. L’arrondissement savait que la prévention était essentielle à la protection de la communauté.
La relation entre l’arrondissement et Ricoh, forte de ses 20 années, a permis l’établissement d’un parcours direct et sans tracas de modernisation des technologies et des procédures de l’arrondissement.
Solution
« Confinement des rançongiciels nous a permis de ne pas subir de piratage. »
— Gil Mara, Responsable des technologies de l’éducation et des services d’information, Arrondissement scolaire Torrance Unified
Le centre d’impression a été élargi et revitalisé par une vaste gamme d’imprimantes modernes et souples.
La solution de gestion de contenu d’entreprise Laserfiche a été déployée.
Les documents liés à l’approvisionnement, à l’éducation spécialisée, aux ressources humaines et aux élèves ont été numérisés.
Les précautions de cybersécurité ont été renforcées grâce à la solution BullWall Ransomware Containment.
Ricoh a recommandé le recours à de nouvelles imprimantes de différents formats, dotées de technologies sophistiquées, pour permettre la production d’affiches et de bannières. L’équipe des services gérés de Ricoh a également offert de la formation à l’égard de l’équipement. Aujourd’hui, l’impression est efficace et son utilisation peut être adaptée à des médias mixtes. Les écoles ont désormais accès à un portail virtuel où le personnel et les enseignants peuvent soumettre des commandes, ce qui réduit les coûts en plus de rehausser la précision et la productivité. « Dans les deux dernières années, le centre d’impression a produit 1 330 tâches, dont 210 était des tâches grand format. Nous avons été très occupés durant cette opération fructueuse », explique Gil Mara, Responsable des technologies de l’éducation et des services d’information.
La solution Laserfiche a été sélectionnée à titre de système de gestion du contenu d’entreprise et de répertoire central. L’équipe de Ricoh a travaillé sans relâche pour numériser les documents se trouvant dans les salles, dans les boîtes et dans les microfiches des différents services pour les convertir au format numérique. Le service de l’approvisionnement occupe une place centrale pour les commandes, les demandes et les contrats. Des politiques de conservation des documents sont intégrées. Le service d’éducation spécialisé détient des documents et des dossiers contenant de centaines de pages pour chacun des élèves. La numérisation de ces documents et le recours à des modèles préconfigurés ont permis des économies d’espace et ont réduit le temps nécessaire à la recherche. Le répertoire, qui comprend les services des ressources humaines, de l’approvisionnement et de l’éducation spécialisée, contient des dizaines de milliers de documents numérisés, ce qui réduit grandement l’espace d’entreposage nécessaire.
La solution Laserfiche Forms a été utilisée pour les contrats de service indépendant, ce qui a rationalisé la procédure liée aux contrats. De plus, l’équipe de Ricoh a intégré la plateforme au système existant d’information des élèves de l’école.
L’arrondissement a aussi adopté une approche proactive à l’égard de la cybersécurité, notamment en organisant, chaque trimestre, des simulations d’hameçonnage pour apprendre à son personnel à demeurer vigilant. Gil Mara, responsable des technologies et des services d’information, était conscient que cela n’était pas suffisant : « Nous ne pouvons pas embaucher suffisamment de personnes pour rester à l’affût de tout cela. Nous devons automatiser notre réponse et son délai ainsi que la supervision de nos systèmes. »
Les progrès technologiques rapides exploités par les pirates ont également contribué à ces inquiétudes à l’égard de la sécurité. « Compte tenu de la naissance de l’intelligence artificielle générative et de la possibilité, pour les pirates, d’exploiter les outils de l’intelligence artificielle pour rédiger des codes et perfectionner leurs attaques, il est essentiel de mettre une solution en place », explique Gil Mara. Après avoir obtenu l’approbation de la direction de l’arrondissement, Gil Mara a devancé le déploiement de la solution BullWall Ransomware Containment.
Résultats
Le centre d’impression a été élargi et modernisé.
L’automatisation des documents et des dossiers a rehaussé la précision des données, les économies de coûts et le financement.
Les employés ayant amélioré leurs compétences peuvent maintenant devenir des spécialistes de l’inscription et du traitement des données.
La solution BullWall protège l’arrondissement et maintient le bon déroulement des activités.
La transformation numérique des écoles a rehaussé la sécurité et rationalisé les procédures
Le centre d’impression continue de prospérer grâce aux tâches d’impression rationalisées. La plateforme Laserfiche a automatisé les flux de travaux des documents et des dossiers. Grâce à l’inscription en ligne et au répertoire centralisé, l’entrée de données a été limitée, la précision des données a été rehaussée et le taux d’inscription a connu une hausse, ce qui a entraîné une hausse du financement gouvernemental pour les écoles. Le personnel a été formé pour utiliser la solution d’inscription et pour se servir des données, plutôt que de les entrer manuellement.
« Travailler avec l’équipe de Ricoh a été incroyable. Nous avons été en mesure de moderniser nos activités grâce à Laserfiche : notre vie est beaucoup plus simple grâce à l’automatisation des flux de travaux. L’efficacité, la précision et la productivité ont rehaussé le soutien offert à notre communauté, à notre personnel ainsi qu’à nos élèves et à leur famille, » explique Gil Mara.
Un mois après le déploiement de la solution BullWall, une employée de l’arrondissement a reçu un courriel comportant une pièce jointe, de la part du bureau du médecin de son fils. Puisqu’elle s’attendait à recevoir ce document, l’employée a téléchargé la pièce jointe, sans se rendre compte que le fichier malveillant était en train d’infecter son ordinateur.
La solution BullWall s’est immédiatement mise au travail, a verrouillé l’appareil infecté pour empêcher l’employé d’accéder au réseau. La visibilité en temps réel qu’obtient la solution BullWall au niveau des transactions et des mouvements des fichiers a permis à l’équipe TI de l’arrondissement de comprendre l’attaque et d’obtenir de l’information essentielle pour répondre rapidement. Cet isolement automatisé a été rapide, ce qui a limité les dommages potentiels. « BullWall Ransomware Containment nous a permis de ne pas subir de piratage », déclare Gil Mara.
Il ajoute : « Nous ne savons pas à quel point les dommages auraient été grands si la réponse n’avait pas été automatisée. » Le compte et l’ordinateur ont immédiatement été désactivés, ce qui a empêché que d’autres dommages surviennent. Surtout, cette attaque n’a entraîné aucune perte de données et aucun chiffrement de fichiers. La solution BullWall s’est révélée inestimable lorsque les capacités de surveillance en temps réel et de réponse automatisée ont bloqué une attaque qui aurait pu être dévastatrice, en plus de garantir la tranquillité d’esprit au sein de l’organisation.
L’avenir de l’arrondissement scolaire Torrance United est prometteur : ses données sont sécurisées et les procédures liées à ses documents et à ses dossiers sont automatisées, accessibles et conformes. De plus, bon nombre d’occasions de croissance et d’améliorations opérationnelles s’offrent encore à lui.