Étude de cas : Fabrication et commerce de détail
Une chaîne de magasin de meubles automatise les procédures de factures pour rationaliser ses opérations
À propos du client
Il s’agit d’une entreprise familiale de fabrication et de commercialisation de magasins de meubles détenant 20 magasins partout au pays, faisant un volume élevé d’affaires avec plusieurs fournisseurs et recevant de nombreuses factures qui demandent une procédure d’approbation spécifique. L’entreprise avait besoin d’une solution en nuage automatisée, conviviale et abordable pour saisir l’information des factures et pour améliorer le flux d’approbation, qu’elle pourrait intégrer à une solution de comptes créditeurs (CC) dans le but d’accélérer les délais d’exécution des factures.
« Chaque mois, notre équipe entrait manuellement des milliers d’éléments issus des factures. Cette procédure était frustrante pour notre personnel et exigeait beaucoup de temps et de minutie. »
Président, fabricant et commerçant de meubles
Défi
Paiements en retard et mauvaises relations avec les fournisseurs
Long cycle de traitement des factures
Entrée de données manuelle, compliquée et chronophage
Besoin de faire appel à des ressources temporaires additionnelles durant les mois achalandés
L’adoption du télétravail et le traitement manuel des factures, allant parfois jusqu’à 400 pages et étant générées dans 10 formats différents, entraînaient souvent des retards de paiement pour ce client. Ces retards causaient des enjeux liés au crédit, entraînaient des coûts supplémentaires et affectaient sa réputation sur le marché.
Chacun des 20 magasins de l’entreprise reçoit les factures de multiples fournisseurs, pour un total de 200 factures par mois générées dans 10 formats différents. Ces factures doivent être approuvées par les directeurs de magasins, ou transmises à la direction générale si elles dépassent un certain montant, avant d’être acheminées au service de la comptabilité aux fins de traitement. Puisque la procédure était axée sur le papier, les approbations et les paiements prenaient, au minimum, 4 semaines. Ultimement, ces délais affectaient la rentabilité de l’entreprise.
Solution
« La suite de logiciels de traitement numérique intelligent nous aide à alléger le stress et à limiter les inefficacités qui découlaient des procédures papier et nous permet de mieux accomplir notre travail. Notre personnel et nos fournisseurs sont plus heureux. »
Président, fabricant et commerçant de meubles
Saisie intelligente des données issues des factures électroniques et des factures papier, incluant l’acheminement et le nommage intelligent des fichiers
Automatisation et accélération des approbations réalisées par les utilisateurs grâce aux alertes par courriel et à l’approbation en un clic
Stockage sécurisé des factures dans la suite de logiciels de traitement numérique intelligent de Ricoh pour rehausser la sécurité, la conformité et la gestion des dossiers
L’approbation des factures devrait être un processus rapide, transparent, rationalisé et rentable. L’entreprise avait besoin d’une solution en nuage automatisée, conviviale et abordable pour saisir aisément l’information des factures et pour améliorer le flux d’approbation, qu’elle pourrait intégrer à sa solution de comptes créditeurs (CC) dans le but d’accélérer les délais d’exécution des factures. En travaillant en étroite collaboration avec l’entreprise, Ricoh a permis à l’équipe de commencer à utiliser la suite de logiciels de traitement numérique intelligent de manière rapide et facile.
Résultats
Des économies de coûts estimées à 286 000 $ au cours des 5 prochaines années
Délais d’approbation passant de quelques semaines à seulement quelques heures, permettant ainsi au traitement des factures de passer de 27 jours à moins de 5 jours
Élimination des coûts non planifiés entraînés par les erreurs administratives et les duplications
Amélioration des relations avec les fournisseurs grâce aux paiements effectués à temps
Dans les 60 jours suivant la mise en œuvre de la suite de traitement numérique intelligent de Ricoh, le client a fait passer la moyenne des délais d’approbation des factures de 4 semaines à seulement quelques heures, ce qui a grandement rehaussé la productivité de son personnel et ses relations auprès des fournisseurs. L’équipe de la comptabilité peut désormais traiter des factures en lot, automatiser l’extraction des données et accomplir les approbations en ligne, ce qui simplifie et accélère son travail. De plus, grâce à l’intégration à Quickbooks, les factures sont publiées et comparées à l’information de la base de données pour éliminer les risques d’erreurs et de duplications. La suite de traitement numérique intelligent de Ricoh a permis à l’équipe de rendre son travail plus rationalisé et plus stratégique en lui fournissant les renseignements stratégiques et les optimisations nécessaires pour alimenter la croissance de l’entreprise et pour offrir une meilleure expérience à la clientèle.