Étude de cas : BDP International

Ricoh transporte un géant de la logistique dans une nouvelle ère de gestion de l’information.

À propos de BDP International

Possédant des bureaux dans plus de 240 villes autour du globe, BDP International est l’un des plus importants fournisseurs au monde de logistique et de transport aérien, maritime et terrestre. Cette société privée résout des problèmes logistiques complexes à l’échelle mondiale pour plus de 4 000 clients dans une variété d’industries, notamment dans les secteurs de la chimie, du pétrole et du gaz, des soins de santé, de la vente au détail et des produits de consommation.

« Ricoh souhaite être notre partenaire et résoudre nos problèmes. Ricoh est un franc-tireur ayant grandement amélioré la gestion de l’information au sein de notre organisation. »
Jason Bullock
Directeur général, Infrastructure et soutien en matière de TI
BDP International, Philadelphie (Pennsylvanie)

Défi

BDP International était confronté à une impasse relativement à la gestion de l’information et ne pouvait plus ignorer les problèmes qu’engendrait le parc d’imprimantes et de photocopieurs désordonné dans leurs bureaux en Amérique du Nord :

Les bris d’appareils étaient fréquents. Des appareils de remplacement (les moins chers disponibles au moment du bris) étaient acquis sans considération pour les besoins en matière de production et de flux de travaux.
Le bureau national de la chaîne d’approvisionnement fournissant les appareils et gérant les services d’impression n’était pas en mesure d’indiquer à l’avance le temps nécessaire pour procéder aux réparations.
BDP n’avait aucune visibilité relativement à leur parc et ne pouvait donc pas assurer de suivi de l’utilisation par appareil.
Le parc hétérogène ne comptait pas de fonctions d’impression permettant de réduire les coûts et d’atteindre leurs objectifs en matière d’environnement (p. ex. impression recto-verso automatique, impression en noir et blanc). Il n’y avait pas non plus de protocole de sécurité uniforme.
Il n’y avait pas de pilote d’impression universel permettant à BDP d’étendre un logiciel à tous ses différents appareils et bureaux d’un seul coup.

Solution

Nous avons proposé une approche multifacette comprenant le renouvellement complet du parc, des outils logiciels avancés visant à améliorer la gestion des documents et du flux de travaux, la mise en œuvre de services professionnels et l’installation de nouvelles imprimantes multifonctions (MFP) et de services de gestion visant un soutien continu relativement à l’ensemble du parc.

À la suite de l’analyse des appareils installés par le fournisseur précédent, nous avons conclu qu’il était possible de réduire le parc d’environ 300 appareils de BDP à 115 imprimantes multifonctions (MFP) Ricoh tout en améliorant la capacité de production.

Nous avons ensuite mis en place plusieurs plateformes de logiciels visant une amélioration radicale relativement à la gestion des documents, aux procédures de flux de travaux, à la visibilité du parc et à la sécurité.

AutoStore fournit des données analytiques pour le parc, procurant une visibilité à BDP en ce qui concerne l’utilisation du parc par appareil et par utilisateur.
Nuance Output Manager crée un pilote d’impression universel permettant d’étendre un logiciel à différents appareils et bureaux à partir du centre de données mondial de BDP.
La fonction d’impression « Follow-You » de Nuance permet aux employés d’imprimer et de récupérer des documents de manière sécuritaire à partir de n’importe quelle MFP en glissant simplement leur carte d’accès.
Nous avons mis au point un logiciel personnalisé de flux de travaux afin de faciliter la numérisation à l’intérieur de la technologie de gestion du contenu EMC ApplicationXtender existante de BDP. L’ancien processus de réception en six à huit étapes a été réduit à une ou deux étapes simplifiées.

Afin d’assurer une transition en douceur, nous avons aussi fourni des services de gestion du changement.

Pour ce qui est du soutien, grâce aux services de gestion de Ricoh, BDP peut maintenant compter sur une source de confiance pour les appels de service et le réapprovisionnement automatique de toner et de fournitures. Les techniciens répondent rapidement à l’appel en cas de problème : il n’est plus question d’attendre des jours, voire des semaines, pour que de l’équipement soit remis en état de fonctionner.

Résultat

Grâce au succès du renouvellement du parc et l’implantation de logiciels, les coûts sont transparents. Les solutions fonctionnent et il n’y a pas de raison de se casser la tête en travaillant avec nous.

L’organisation espère réaliser des économies annuelles de 200 000 $ grâce à l’ensemble du programme.
L’authentification plus sécuritaire aux appareils permet une tranquillité d’esprit et une économie de papier.
Les documents confidentiels sont retenus jusqu’à ce que l’utilisateur soit prêt pour l’impression et la récupération.
BDP possède maintenant un parc d’imprimantes adapté et les outils nécessaires pour continuer d’analyser et d’ajuster sa taille au fur et à mesure que l’entreprise évolue.

L’équipe de BDP International met l’information à profit comme jamais auparavant et en une fraction du temps autrefois nécessaire. Les processus qui entravaient auparavant la productivité ne sont plus des obstacles et les employés ont plus de temps dans leur journée de travail pour se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Téléchargez le PDF