Étude de cas : Bureau du greffier du comté de Suffolk
À propos du bureau du greffier du comté de Suffolk
Situé à Long Island dans l’État de New York, le bureau du greffier du comté de Suffolk offre un éventail de services aux résidents locaux, dont l’un des plus importants constitue d’ailleurs la gestion de documents de transactions immobilières qui remontent à plusieurs siècles.
« Ricoh a collaboré avec nous dès le départ afin de nous aider à mettre en œuvre la solution. »
Bureau du greffier du comté de Suffolk
Résultats
La solution finale, qu’on a nommée Unified Land Record Retrieval Kiosk (kiosque d’extraction unifiée de documents), donne toujours d’excellents résultats pour le bureau chargé du greffier.
Les utilisateurs peuvent repérer les documents dont ils ont besoin pour ensuite en faire des copies et les envoyer par télécopieur ou par courriel, puis payer leurs transactions — tout cela à partir d’un seul système convivial qui a généré 78 000 $ dans l’année suivant son installation.
Défi
Solution
Le directeur de l’imagerie optique du bureau nous a demandé d’élaborer une solution approfondie qui permettrait la photocopie, l’impression et la télécopie de documents ainsi que l’envoi de courriels.
« Nous avions également besoin de lecteurs de cartes et d’une solution de logiciel qui nous permettrait d’y fixer des montants d’argent exacts. Ainsi, une carte prépayée de 10 $ n’autoriserait que des travaux d’une valeur totale équivalente, » a ajouté le directeur.
Nous avons sélectionné de notre catalogue le logiciel Pharos Uniprint— un outil ayant été conçu pour être utilisé dans des écoles, où les surcharges étaient déduites des comptes étudiants. La solution a aussi prévu l’installation d’un kiosque autonome à carte prépayée et d’une imprimante multifonctions (MFP) tout-en-un équipée d’un lecteur pour paiement par carte, ainsi que l’intégration aux systèmes dorsaux du bureau.
Résultats
La solution finale, qu’on a nommée Unified Land Record Retrieval Kiosk (kiosque d’extraction unifiée de documents), donne toujours d’excellents résultats pour le bureau chargé du greffier.
Les utilisateurs peuvent repérer les documents dont ils ont besoin pour ensuite en faire des copies et les envoyer par télécopieur ou par courriel, puis payer leurs transactions — tout cela à partir d’un seul système convivial qui a généré 78 000 $ dans l’année suivant son installation.