Étude de cas : Compagnie d’assurance d’envergure
Une compagnie d’assurance réduit potentiellement ses coûts de plusieurs millions de dollars et améliore la sécurité et la conformité avec les services d’impression et de courrier.
À propos du client
Cette compagnie d’assurance de premier plan offre des prestations d’assurance aux résidents des États-Unis et du monde entier. Elle compte des centaines de milliers d’employés dans le monde entier. Comme de nombreuses compagnies d’assurance, les fusions et acquisitions sont monnaie courante, ce qui complique les choses lorsqu’il s’agit de fusionner les cultures, la technologie et les gens en milieu de travail. La compagnie investit chaque année des sommes importantes dans l’innovation et la technologie afin que l’entreprise continue d’aller de l’avant et de traiter les transactions.
La compagnie imprimait environ 10 millions de documents transactionnels à l’interne chaque année — avec des risques d’infractions et de non-conformité.
Défi
Des millions de dollars d’économies annuelles prévues
Des communications aux membres sécurisées, conformes et opportunes
Une amélioration de l’efficacité et une réduction des risques grâce à l’automatisation des flux de travaux
Des délais d’exécution entre le jour même et 48 heures
L’entreprise avait établi des relations avec des partenaires d’impartition des procédures d’affaires, mais la préparation et l’exécution de ces travaux ad hoc étaient généralement complexes et très longues. Cela était logique pour les tirages de grand volume avec des délais d’exécution plus longs, mais lorsque la compagnie avait besoin d’acheminer l’information à ses clients plus rapidement et en fonction des délais liés à la conformité, elle faisait des exceptions et produisait environ 10 millions de documents à l’interne chaque année. Elle s’exposait alors à des violations des règles de sécurité et de conformité si des renseignements confidentiels tombaient entre de mauvaises mains.
Pour soutenir son environnement d’impression à l’interne, la compagnie a investi de façon importante et continue dans de coûteux espaces au sol. Elle a également subi des coûts excessifs en raison d’un parc d’imprimantes vieillissant et surchargé, qui a été acquis par des fusions et des acquisitions. De plus, elle dépensait plus de 9 millions de dollars par année en frais postaux sans profiter des occasions de réduire les tarifs grâce au tri préliminaire du courrier.
Ricoh fournissait des services d’impression et de gestion du courrier dans certains de ses établissements et avait réalisé d’importants gains d’efficacité, de conformité et de contrôle des coûts. Lorsque la compagnie s’est tournée vers l’amélioration continue, elle nous a sollicités pour évaluer l’ensemble de son environnement d’impression et transformer les opérations ad hoc et cloisonnées restantes en services complets d’impression et de courrier gérés.
Solution
En transférant la responsabilité des lettres transactionnelles ad hoc à l’équipe des services gérés de Ricoh sur le site, l’entreprise a non seulement réduit ses coûts, mais elle a été en mesure de désigner du personnel pour être plus efficace et pour fournir des services de vérification et de conformité à l’impression transactionnelle.
Évaluation des activités d’impression et de courrier soutenues par Ricoh et d’entreprises autres que Ricoh
Mise en place d’une impression transactionnelle sécurisée et conforme
Automatisation des flux de travaux et des procédures d’affaires
Numérisation des services de courrier entrant et optimisation des économies postales
Bien que nous connaissions les opérations d’impression et de courrier que nous gérions, nous avons entrepris d’apprendre tout ce que nous pouvions sur l’ensemble de l’environnement d’impression de la compagnie. Nous avons évalué les activités d’impression gérées par Ricoh et celles qui ne sont pas gérées par Ricoh afin de déterminer une gamme complète de services, puis nous avons fait la synthèse des volumes et des coûts, examiné les technologies et les procédures et présenté les solutions clés des fournisseurs. Nous avons fourni les tendances du marché et de la clientèle et les meilleures pratiques, ce qui a permis de redéfinir les services d’impression et de courrier de la compagnie. Nous avons également créé une feuille de route pour les services gérés complets, en identifiant les lacunes et les possibilités en matière de services et en établissant un ordre de priorité pour les principaux secteurs à améliorer.
En rationalisant les procédures, nous avons entrepris d’améliorer la sécurité et la conformité des services d’impression et de courrier à l’interne et de réduire les coûts en réduisant les frais postaux, les contrats d’entretien de l’équipement et en regroupant les biens immobiliers. Nous avons élaboré une stratégie d’impression, de copie et de courrier à l’échelle de la compagnie pour faire évoluer et améliorer l’ensemble de nos services. Nous avons reconfiguré l’empreinte opérationnelle de l’entreprise, en regroupant et en centralisant les services et en prolongeant les heures de service afin de répondre aux ENS et aux attentes de livraison. Nous avons mis à jour les technologies et les logiciels, et ajouté de nouveaux équipements d’impression de production et d’insertion, ainsi que des logiciels de suivi et d’intégrité des données. Enfin, nous avons numérisé et automatisé des procédures qui exigent beaucoup de main-d’œuvre, comme l’imagerie et le courrier retourné.
Résultats
Évaluation des activités d’impression et de courrier soutenues par Ricoh et d’entreprises autres que Ricoh
Mise en place d’une impression transactionnelle sécurisée et conforme
Automatisation des flux de travaux et des procédures d’affaires
Numérisation des services de courrier entrant et optimisation des économies postales
Les nombreuses améliorations que nous avons apportées aux services d’impression et de courrier de la compagnie devraient lui permettre de réaliser des millions de dollars d’économies annuelles. Une grande partie de ces économies est réalisée en tirant parti des rabais liés à l’affranchissement, en réajustant la taille du parc d’imprimantes et en automatisant les procédures afin que l’impression et le courrier soient plus efficaces et précis.
Désormais, l’information envoyée aux clients est sécurisée et conforme. Les clients reçoivent les communications en temps opportun, ce qui augmente le potentiel de conserver la clientèle et d’accroître les revenus. Dans la plupart des cas, les documents transactionnels sont imprimés à l’interne dans les 48 heures suivant la demande, et parfois le jour même.
La production de documents de communication aux clients au moyen de flux de travaux automatisés a réduit les délais d’exécution et rendu les procédures beaucoup plus efficaces. En éliminant de nombreuses procédures manuelles, le risque que des informations tombent entre de mauvaises mains est également considérablement réduit.