Étude de cas : Département de l’Écologie — État de Washington

Un parc d’imprimantes restructuré fait économiser 200 000 $ par année tandis que des données concrètes transforment la prise de décision.

À propos du ministère de l’Écologie de l’État de Washington

Le département de l’Écologie de l’État de Washington est chargé de protéger, de préserver et d’améliorer l’environnement de Washington, ainsi que de promouvoir une saine gestion de l’air, de la terre et de l’eau. Les travailleurs prennent à cœur cette mission tous les jours en s’occupant de tous, des familles agricoles rurales aux banlieusards en passant par les citadins. Ils travaillent à partir de leur siège social et de quatre bureaux régionaux.

« En travaillant avec Ricoh, j’ai appris qu’ils ne sont pas simplement une entreprise de production d’impression. Ils sont une entreprise de gestion de l’information. »
Gary « Mace » Maciejewski
Directeur, Infrastructure et opérations
Département de l’Écologie, État de Washington

Défi

Il y avait beaucoup d’inconnues au département de l’Écologie de l’État de Washington. Ils n’avaient aucune règle concernant l’achat d’imprimantes, de sorte que les imprimantes de bureau se multipliaient. Sans carte d’imprimante, personne ne savait exactement où les imprimantes étaient installées. Les décideurs n’avaient aucune idée du coût de l’achat, de l’exécution et de la maintenance de l’environnement d’impression, ou encore du temps consacré à l’impression ou à l’attente des tâches d’impression.

Dans l’espoir de redresser la barre, le département cherchait un partenaire suffisamment flexible pour travailler avec des organismes gouvernementaux à court de budget et prêt à absorber une partie du risque commercial.

Solution

Contrairement à leur mission environnementale, le département de l’Écologie est devenu de facto un « département de l’imprimerie ». Ils avaient plus de 380 appareils, et environ 80 modèles différents, qui étaient utilisés par plus de 1 500 employés. Ils avaient besoin d’un partenaire non seulement pour rajuster leur parc, mais aussi pour les aider à comprendre l’ensemble de leur écosystème d’impression afin de prendre de meilleures décisions à l’avenir.

Le département nous a choisis comme partenaire pour les imprimantes multifonctions (MFP) et les services de gestion d’impression (MPS). La solution consistait à réduire la taille de leur parc d’impression à moins de la moitié de sa taille actuelle et à remplacer les appareils par des MFP à moindre coût, haute vitesse et de meilleure qualité. Le logiciel de gestion d’impression TRAC a été installé pour gérer de manière proactive les appels de service et les réapprovisionnements dans cinq bureaux.

D’autres facteurs au-delà de la technologie ont fait pencher la balance en notre faveur :

• Nous nous sommes engagés à améliorer continuellement nos services et, par la suite, nous avons obtenu un insigne de partenariat du ministère.
• Aucun équipement n’a été acheté ou loué. Au lieu de cela, nous avons structuré un modèle de prix de coût à la page, ce qui a transféré le risque commercial vers nous.
• Nous avons fourni des informations précieuses sur l’ensemble de l’écosystème d’impression : les volumes d’impression, l’utilisation de l’appareil, les informations sur les fournitures, les données au niveau du service et les coûts.

Le département passe maintenant à l’étape suivante : rendre l’information mobile pour les employés. Ils font l’essai de l’impression mobile HotSpot de Ricoh, ce qui permet aux travailleurs d’imprimer n’importe où, n’importe quand sur les appareils Ricoh à partir d’une application sur leurs tablettes et téléphones mobiles.

Résultats

Scenic View Of Trees Growing In Forest During Foggy Weather

Travailler ensemble depuis près d’une décennie a produit des résultats impressionnants. Le ministère a économisé 200 000 $ par année en réduisant et en redimensionnant sa flotte. Ils savent désormais exactement combien de pages ils impriment et à quels endroits prendre des décisions intelligentes. Des vitesses d’impression plus rapides et des services d’impression fiables sont la norme. Les imprimantes de bureau n’encombrent plus les bureaux, libérant ainsi plus d’espace pour des utilisations productives. De plus, la production d’impressions non déclarées et non autorisées a été considérablement réduite, ce qui a entraîné une réduction du gaspillage de papier.

« Le MPS nous permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts, et d’augmenter notre efficacité. J’explique régulièrement à d’autres agences comment l’utilisation d’une approche MPS a profité à notre agence », a déclaré Gary « Mace » Maciejewski, directeur de l’infrastructure et des opérations au Département de l’écologie de l’État de Washington.

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