Étude de cas: État de l’Idaho

Ricoh aide à moderniser la solution de télécopie du gouvernement d’État pour la gestion au niveau de l’entreprise, une sécurité améliorée et des coûts réduits.

À propos du client

Avec 86 agences au service de près de 2 millions d'Idahoans, l'État de l'Idaho est également le plus grand employeur de l'État des gemmes.

« La télécopie en nuage a été une grande victoire auprès de nos agences. C’était facile à mettre en œuvre, et nous avons pu démontrer des avantages immédiats et des économies de coûts, avec moins d’administration pour les agences. »
Chris Carlisle
Bureau des services de technologies de l’information de l’Idaho

Défi

A woman using her tablet to look at fax management solutions

Coût croissant de la gestion des lignes de télécopieur traditionnelles
Ruptures répétées des files d’attente et retards de réparation affectant la disponibilité des télécopies
Solutions de télécopie gérées individuellement dans tous les services
Manque de visibilité sur l’utilisation des télécopies

En 2021, l’État de l’Idaho a commencé à moderniser plusieurs de ses systèmes informatiques existants. Avec plus de 80 agences, gérant individuellement leurs lignes de télécopieur et leur infrastructure, l’État n’avait pas de visibilité ou de gestion centralisée dans l’ensemble de son architecture de télécopie. Et avec l’augmentation des coûts des lignes de télécopieur traditionnelles, les retards des transporteurs et les réglementations plus strictes en matière de protection des données et de conformité, l’Office of Information Technology Services savait que la télécopie sécurisée en nuage serait un gain facile.

Solution

Mise en œuvre du service de télécopie en nuage XMedius
Tableaux de bord d’utilisation et rapports de rétrofacturation en temps réel
Surveillance proactive de l’utilisation du crédit
Conserver les numéros de télécopieur destinés au public en transférant sur des lignes de télécopieur
A établi une relation parent-enfant pour la responsabilisation en matière de crédit

Travaillant en étroite collaboration avec l’équipe de Ricoh, l’État a pu déployer plusieurs outils de collecte de données pour déterminer une estimation de leur volume total d’utilisation de télécopies. À partir de là, notre équipe a aidé à intégrer la première agence et a établi un processus reproductible que l’équipe des TI utilisera lorsqu’il sera temps d’intégrer de nouvelles agences. Pour assurer une plus grande responsabilisation et une visibilité centralisée, l’État a également adopté un modèle parent-enfant dans lequel l’équipe des TI possède et distribue des crédits de télécopie aux agences, au besoin.

Résultats

Économies immédiates en transférant les télécopies vers le nuage
Capacité de budgétiser et de prévoir les dépenses par télécopieur par agence et par service
Communications sécurisées et vérifiables des données de la chaîne de contrôle
Acheminer numériquement les télécopies entrantes aux utilisateurs approuvés, aux dossiers ou aux imprimantes multifonctions existantes

Le passage à la télécopie en nuage sécurisée a changé la donne pour l’État de l’Idaho. Les agences ont non seulement réalisé des économies immédiates, mais elles ont également pu éliminer une grande partie du travail administratif fastidieux lié à la gestion de leurs lignes et systèmes de télécopie traditionnels. Et comme le service informatique dispose d'une vue complète de l'utilisation des fax grâce aux tableaux de bord analytiques de la plate-forme et à la surveillance proactive du crédit par Ricoh, les agences et leurs services peuvent pousser un soupir de soulagement en sachant que les communications essentielles ne seront ni retardées ni perdues.

Voyez ce que la télécopie en nuage sécurisée peut faire pour votre entreprise.

Communiquez avec nous pour en savoir davantage.

Téléchargez le PDF