Étude de cas : Exhibition Place
Découvrez comment Ricoh a aidé Exhibition Place à rationaliser son processus d’impression et à améliorer sa durabilité
À propos du client
Exhibition Place est le plus grand lieu de divertissement et de congrès au Canada, avec plus de 5,5 millions de visiteurs par année. Le site de 192 acres fait partie intégrante de l’économie de Toronto et de l’Ontario, particulièrement en matière de congrès, sports, festivals, loisirs, culture et tourisme. Exhibition Place abrite le centre Enercare primé et certifié LEED Or, le plus grand centre d’exposition et de congrès au Canada, ainsi que le site de conférence certifié LEED Argent du centre Beanfield. Depuis 2004, Exhibition Place a entrepris une initiative de gérance environnementale, intitulée GREENSmart, qui comprend la promotion du développement durable, des initiatives environnementales et des technologies et pratiques écologiques de pointe sur l’ensemble du site.
Grâce aux solutions de Ricoh, nous sommes sur la bonne voie pour réduire nos coûts de 25 %.
John Koperwas
Directeur TI, Telecom
Dossiers et archives d’Exhibition Place
Défi
Absence d’approche intégrée pour l’impression, la numérisation et la télécopie
Les TI passent trop de temps à offrir un soutien pour les imprimantes spécialisées
Aucune plateforme pour l’impression mobile
Incapacité de faire le suivi de l’impression pour atteindre les objectifs de durabilité
Bien qu’Exhibition Place soit un lieu convoité pour un large éventail d’événements, il fonctionne comme un environnement de bureau typique et compte de nombreuses unités opérationnelles et partenaires sur site qui ont besoin d’imprimer, de numériser et de télécopier quotidiennement. Des imprimantes spécialisées étaient utilisées et le petit service TI de l’établissement s’occupait d’offrir un soutien en cas de problème.
Exhibition Place souhaitait également permettre à ses équipes opérationnelles de travailler plus intelligemment en offrant l’impression mobile de n’importe quel appareil à n’importe quelle imprimante sur site. Cependant, l’établissement ne disposait pas de l’infrastructure technologique nécessaire pour soutenir l’impression mobile.
Enfin, Exhibition Place souhaitait faire le suivi de sa production de documents imprimés et du comportement des utilisateurs en matière d’impression pour atteindre les objectifs environnementaux de son programme GREENSmart. N’ayant aucune technologie pour faire le suivi de l’impression, il n’y avait aucun contrôle de l’impression et de la consommation de papier, ce qui allait à l’encontre de la plateforme de durabilité en place.
Solution
« On sait reconnaître un bon produit du point de vue des TI lorsque personne n’en parle. »
John Koperwas
Directeur TI, Telecom, Dossiers et archivesd’Exhibition Place
Remplacement des imprimantes spécialisées par des appareils multifonctions
Utilisation de l’impression « Follow-You » et de l’authentification sécurisée avec carte d’identité
Mise en œuvre d’une technologie d’impression mobile
Installation d’un logiciel de suivi et prise en charge de la gestion des appareils
Transfert de l’ensemble de l’infrastructure d’impression dans le nuage
Ricoh travaille avec Exhibition Place depuis plus de dix ans. Cette collaboration a commencé par le remplacement des imprimantes spécialisées par des imprimantes multifonctions (MFP), le réajustement organique des appareils ainsi que la mise à jour des technologies d’impression au fil des ans. Comme Exhibition Place réitérait son engagement pour une exploitation plus efficace et durable, l’entreprise a fait appel à Ricoh pour trouver des solutions permettant de concrétiser les idées.
Nous avons utilisé la technologie d’impression « Follow-You », qui permet aux utilisateurs d’imprimer sur le MFP le mieux situé, quel que soit leur emplacement dans l’installation. Nous avons mis en place sur les appareils un logiciel d’authentification permettant aux utilisateurs d’utiliser leur carte d’accès afin de récupérer en toute sécurité leur document imprimé. Si un document n’est pas relâché au MFP, il est alors supprimé du système. Nous avons également utilisé la technologie d’impression mobile afin que les utilisateurs puissent imprimer sur n’importe quel MFP à l’aide de leur téléphone intelligent ou de leur tablette. De plus, nous avons ajouté un logiciel de suivi au parc d’imprimantes pour permettre à Exhibition Place de savoir ce qui est imprimé, qui imprime et où cela se fait, afin de favoriser des pratiques d’impression plus durables.
Afin de rationaliser la gestion des imprimantes, nous avons transféré le serveur d’impression et les applications d’Exhibition Place dans le nuage et pris en charge la gestion du parc d’imprimantes. Grâce à la technologie, nous recevons des avis lorsque le toner doit être remplacé, nous effectuons l’entretien de tous les appareils et nous fournissons des rapports environnementaux afin qu’Exhibition Place puisse suivre ses progrès sur le plan environnemental.
Résultats
Prévision de réduction globale des coûts de 25 %
Aucune tâche d’impression abandonnée
Les TI n’ont plus à offrir un soutien pour les appareils et peuvent se consacrer à des tâches de plus grande valeur
Suivi des progrès sur le plan environnemental
Toutes les technologies et améliorations mises en œuvre permettent à Exhibition Place d’être sur la bonne voie pour réduire les coûts globaux de 25 %. Exhibition Place ne compte plus aucune tâche d’impression abandonnée grâce à un logiciel permettant aux utilisateurs d’authentifier leur identité et d’imprimer sur tout appareil situé à proximité, ce qui a permis de réduire considérablement le gaspillage de papier.
Grâce à la gestion du parc d’imprimantes par Ricoh, le service TI d’Exhibition Place peut se concentrer sur des tâches de plus grande valeur. Les unités opérationnelles et les partenaires d’Exhibition Place sont en mesure d’effectuer leur travail plus efficacement en imprimant n’importe où et n’importe quand à partir de leurs appareils mobiles. De plus, Exhibition Place est maintenant en mesure de suivre ses progrès dans la poursuite de sa mission d’exploitation efficace et durable.