Étude de cas : Division des boissons alcoolisées de l’état de l’Iowa
La solution DocuWare de Ricoh transforme le flux de travaux manuels grâce à la gestion des documents numériques
À propos du client
La division des boissons alcoolisées de l’état de l’Iowa (ABD, Alcoholic Beverages Division) régit la vente et l’utilisation de l’alcool dans l’état. En tant qu’organisme de réglementation de l’état à l’égard de l’alcool, l’ABD est responsable de l’émission des permis et des réglementations imposées aux entreprises vendant de l’alcool pour leur permettre de respecter les lois de l’état. Plus 2 000 détaillants de boissons alcoolisées en Iowa comptent sur l’ABD dans le cadre de leurs activités de vente en gros. Par conséquent, ses flux de travaux et ses procédures de facturation doivent être efficaces pour garantir que les traitements et les paiements sont effectués en temps opportun.
« Ricoh nous a apporté un excellent soutien et a réussi à définir ce dont notre système avait besoin pour devenir entièrement autonome. Ce fut un grand effort d’équipe et nous avons été reconnaissants du temps et des efforts concrets de l’équipe de Ricoh pendant la mise en œuvre, mais aussi après. »
— Jonathan Mader
comptable, Division des boissons alcoolisées de l’état de l’Iowa
Iowa Alcohol & Tax Operations Division
Défis
Dépendance au courrier physique et aux procédures papier
Perte de temps liée au téléversement manuel des factures
Flux de travaux inefficaces complexifiant le suivi des factures
Avant de s’associer à Ricoh, les procédures de facturation de l’ABD étaient réalisées manuellement et les employés devaient numériser et téléverser le courrier contenant les factures et d’autres documents importants.
Les factures étaient envoyées à l’équipe par courrier ou par courriel, à partir duquel elles devaient être imprimées, puis étaient organisées dans des dossiers et passaient d’un membre de l’équipe à un autre aux fins de signature et d’approbation. La procédure s’est rapidement montrée inefficace, et les membres de l’équipe souhaitaient l’automatiser. Ils ont commencé par numériser les factures papier pour créer des fichiers PDF qu’ils transmettaient par courriel aux gestionnaires et aux superviseurs aux fins d’approbation. Après avoir consulté ces fichiers, les gestionnaires et les superviseurs imprimaient les factures pour les signer, puis les numérisaient aux fins de conservation des dossiers. Bien que cela représentait une amélioration pour les membres de l’équipe, le traitement des factures pouvait prendre plusieurs semaines et faire le suivi de ces documents au sein des flux de travaux était complexe, puisque les documents étaient sauvegardés sur les ordinateurs individuels et dans les courriels.
Solution
« Nous avions analysé d’autres systèmes de flux de travaux de document, mais DocuWare offrait tout ce dont nous avions besoin à un prix juste. J’ai instantanément observé les avantages de sa mise en œuvre, la solution s’est révélée une grande réussite dans toute l’organisation. »
– Leisa Bertram
directrice de l’exploitation et des finances, Division des boissons alcoolisées de l’état de l’Iowa.
Mise en place de la solution DocuWare de Ricoh pour automatiser la facturation
Création d’une adresse courriel spécifique pour la réception électronique des factures
Téléversement automatique des factures aux fins d’approbation
Personnalisation de l’interface et indexation intelligente pour la procédure de classement
Après avoir analysé le volume et le traitement des factures, Ricoh a recommandé à l’ABD d’utiliser la solution DocuWare pour mieux gérer les approbations des factures. La solution DocuWare permet d’envoyer les factures à une adresse courriel spécifique et de les téléverser automatiquement dans le système pour entamer la procédure d’approbation pour les membres d’équipe, les gestionnaires et les superviseurs. Les documents, quel que soit leur format ou leur source, sont stockés et acheminés de manière sécuritaire pour que les approbations soient réalisées en temps opportun. La solution DocuWare a également servi à l’adoption d’un modèle de travail hybride par l’ABD. Les documents peuvent être consultés et gérés facilement à distance, dans le respect des réglementations et des normes de l’état.
Résultats
Rationalisation quasi complète du traitement des factures au moyen de DocuWare
Économies de temps permises par l’élimination des tâches manuelles nécessaires à l’approbation des factures
Traitement de 300 à 400 factures par mois au moyen de la plateforme
Réduction de l’utilisation de papier dans l’ensemble du bureau
Grâce à la convivialité et à la simplicité du système de gestion de documents numériques, la division des boissons alcoolisées de l’Iowa jouit d’une incroyable efficacité. Le traitement des factures est beaucoup plus rapide et, en plus, le suivi de chacune des étapes parcourues par une facture, de la réception à l’approbation, est beaucoup plus transparent. Les membres d’équipe ne perdent plus leur temps à chercher dans les documents et les courriels pour trouver à quelle étape se trouve une facture. Grâce à DocuWare, ils peuvent aisément accéder aux flux de travaux des documents, lesquels sont automatiquement transmis aux personnes appropriées.
L’équipe a observé une forte hausse dans la productivité des membres. Ces derniers ont facilement adopté la solution DocuWare et ont déclaré qu’elle est conviviale et simplifie beaucoup le traitement des factures. Lisa Bertram, directrice des finances, explique que « ce qui prenait auparavant 15 à 20 minutes peut désormais être accompli en une seconde [grâce à DocuWare] ». La réduction des procédures papier a permis d’accélérer les paiements et donne aux membres de l’équipe du temps pour se concentrer sur d’autres projets importants.