Étude de cas : Gestion du contenu RH d’entreprise de Ricoh
À propos de Ricoh
Ricoh est une entreprise mondiale d’information et de technologie qui transforme nos méthodes de travail au moyen de produits novateurs et de solutions dynamiques.
« Nous avons intégré à notre système des fonctions de commande et de rapport qui ont nettement amélioré la productivité et qui ont réduit les risques liés à la conformité par rapport à nos anciennes procédures manuelles. »
Michael Jones
Vice-président, Ressources humaines
Ricoh
Défi
Solution
La première étape consistait à réunir les RH en un emplacement.
Ensuite, elles se sont fiées aux solutions d’affaires de gestion du contenu RH d’entreprise de Ricoh pour effectuer l’intégration de :
Code à barres pour permettre la numérisation de documents directement au dossier d’un employé par les directeurs de service;
Commandes intégrées aux documents afin d’assurer que certaines informations ne soient consultables que par le personnel autorisé;
La capacité des directeurs à classer et à récupérer des documents sans l’assistance des RH.
Le passage vers un système de gestion de documents numériques renforce la protection des documents contre les pertes attribuables aux catastrophes naturelles et les rend plus facilement accessibles à partir d’endroits différents. De plus, la réduction du papier a également favorisé la réalisation des objectifs de durabilité que vise depuis longtemps l’entreprise.
Résultats
Grâce aux solutions d’affaires en gestion du contenu RH d’entreprise, nous avons :
Réduit de 60 % divers coûts administratifs;
Obtenu le plein accès à la documentation;
Économisé environ 1,2 million de dollars en cinq ans.
Étant donné que nombre de documents des RH, tels que les ententes de non-concurrence et les formulaires IRS W4, sont accessibles par voie numérique, les employés et le personnel peuvent accéder à ce dont ils ont besoin à partir de presque n’importe où. Nous avons aussi complété les capacités du système de gestion du contenu RH d’entreprise en ajoutant :
La consultation de flux de travaux et de processus;
Des solutions de saisie et de gestion du contenu d’entreprise;
La conversion numérique d’anciens documents pour les dossiers archivés;
La numérisation désormais de tous les documents actuels et futurs à mesure qu’ils sont créés;
Des services gérés et partagés;
Ka gestion de formulaires.
À mesure que d’autres entreprises visent à accroître la mobilité de leur information, notre expérience pourra aider des organismes de RH à augmenter leur productivité, à améliorer l’accessibilité de leurs documents et à diminuer leurs dépenses.