Étude de cas : Immobilier

• Fortes probabilités de perturbations des affaires et du service en raison des conditions météorologiques difficiles

• Besoin d’avoir une infrastructure d’impression soutenant à la fois le personnel au bureau et en télétravail ainsi que le personnel mobile

• Besoin de réduire le temps consacré à l’infrastructure d’impression et de la rendre accessible au personnel mobile

• L’impression étant une fonction essentielle de l’entreprise, son infrastructure devait être sécuritaire, efficace, sans tracas et facilement accessible

L’impression est une fonction d’affaires essentielle pour l’entreprise qui a 600 employés, comprenant des agents immobiliers et du personnel, qui travaillent dans 10 emplacements de bureau différents. Les 18 appareils d’impression de l’entreprise installés dans les différents emplacements sont utilisés par le personnel de bureau ainsi que les agents indépendants de l’entreprise, qui utilisent leur propre technologie et visitent différents bureaux chaque semaine. L’entreprise devait optimiser sa gestion et son déploiement de l’impression afin de s’assurer que tous les employés détiennent un accès sécuritaire et simple aux appareils d’impression sans avoir besoin du soutien de l’équipe des TI.

L’entreprise souhaitait également transformer son infrastructure d’impression afin qu’elle s’intègre à une stratégie plus large, priorisant le nuage pour minimiser le temps passé sur la gestion et l’entretien des appareils. En raison de l’emplacement unique de ses bureaux qui est sujet à des conditions météorologiques intenses, la migration de son infrastructure d’impression vers le nuage permettrait à l’entreprise d’assurer la continuité des affaires et de protéger l’intégrité des données en cas d’interruption des services.

• Amélioration importante de la sécurité des données ainsi que de l’efficacité et de l’accessibilité de l’impression

• Réduction des points à problèmes subis par l’équipe TI grâce à l’interface Web unique de la solution, facilitant le déploiement, la supervision et la gestion de l’entièreté de l’infrastructure d’impression

• Amélioration de l’expérience utilisateur grâce à la fonction de géolocalisation de la plateforme qui permet un accès fluide et sécuritaire

• Continuité des affaires assurée même en cas de perturbations grâce à l’élimination des serveurs d’impression sur site

Depuis l’installation de la solution CloudStream de Ricoh, l’entreprise l’utilise pour gérer facilement et sécuritairement son grand volume de production d’impressions. Mensuellement, l’entreprise traite environ 10 000 tâches d’impression pour ses centaines d’employés et d’agents. Comme elle a un petit service de TI, la plateforme d’impression dans le nuage a aidé l’entreprise à minimiser la pression sur les ressources TI en rationalisant et en automatisant la gestion, l’entretien et le déploiement de sa fonction d’impression.

La solution CloudStream a également rehaussé la sécurité des données de l’entreprise au moyen de l’ajout de la fonctionnalité d’impression « pull » dans laquelle les tâches d’impression sont envoyées à une file d’impression. Avant que les documents soient relâchés pour l’impression, les employés doivent s’authentifier en utilisant un mot de passe à l’imprimante. Maintenant, les documents confidentiels, comme les offres et les contrats, ne sont plus laissés sans surveillance aux imprimantes où n’importe qui pourrait les voir. De plus, l’entreprise profite des avantages de l’impression mobile, qui permet aux employés d’imprimer sur n’importe quel appareil de leur choix de façon sécuritaire et conviviale.

Grâce à la solution CloudStream de Ricoh, l’entreprise peut atteindre tous ses objectifs de modernisation et de rationalisation de son infrastructure d’impression afin d’améliorer l’efficacité, la sécurité et la gestion.