Étude de cas : L’arrondissement scolaire de Shawnee Mission (SMSD)

Réduire la dépendance au papier et être à la fine pointe de l’apprentissage numérique

À propos de l’arrondissement scolaire de Shawnee Mission (SMSD)

SMSD est le troisième arrondissement scolaire en importance au Kansas. Il sert environ 28 000 étudiants. 4 100 enseignants et membres du personnel administratif y travaillent répartis dans 33 écoles primaires, 5 écoles intermédiaires, 1 site alternatif et 5 écoles secondaires.

« L’objectif à long terme était de changer notre manière d’enseigner pour sortir notre personnel de cette habitude de toujours imprimer tout et de les amener vers un environnement de partage et de collaboration virtuelle. Ricoh nous a aidés à atteindre cet objectif. »
Drew Lane
Directeur général des technologies de l’information et des communications
Arrondissement scolaire de Shawnee Mission

Défi

L’arrondissement scolaire de Shawnee Mission (SMSD) a fait face à de nombreux défis en tentant de se défaire de son modèle d’enseignement traditionnel basé sur l’utilisation du papier. Ses écoles dépendaient de procédures papier et il n’existait aucun règlement ou contrainte concernant l’impression. L’arrondissement n’avait aucune idée des volumes de production et ne détenait pas de système d’authentification pour déterminer les plus grands utilisateurs de chaque école ou empêcher des informations de se rendre aux mauvaises personnes.

Pire encore, le centre d’impression sur place de l’arrondissement perdait de l’argent et ses volumes de production étaient en déclin, en partie parce que ses procédures étaient désuètes et ses temps de productions extrêmement lents.

Pour répondre à ses problèmes, les objectifs de SMSD comprenaient :

Faire passer l’enseignement et l’apprentissage d’un environnement dépendant du papier et exigeant énormément d’impressions à un environnement d’apprentissage numérique.
Baisser les coûts d’entretien du parc d’imprimantes de bureau.
Améliorer la gouvernance de l’impression afin de faire diminuer la quantité incroyable de papier inutile.
Encourager une meilleure collaboration électronique.
Renouveler leur centre d’impression.
Réduire leur impact sur l’environnement.

Solution

Nous avons utilisé de l’équipement et des logiciels pour aider à rendre l’arrondissement scolaire le plus efficace et compétent en matière de technologie que possible, tout en restreignant les coûts.

Nos solutions répondaient aux problèmes de l’arrondissement scolaire :

Nous avons retiré 99 % des imprimantes de bureau de l’arrondissement et les avons remplacées par 270 imprimantes multifonctions, couleur et de production de Ricoh.
Les imprimantes multifonctions sont reliées à l’environnement en nuage intégré de Ricoh (ICE) pour permettre au personnel de numériser des documents directement vers un service de nuage, plutôt que de les imprimer.
L’information numérisée est devenue accessible électroniquement à partir de n’importe quel appareil. Les enseignants peuvent envoyer des documents aux étudiants qui ont immédiatement accès à cette information sur l’iPad ou le MacBook Air que leur a fournie l’école.
Le logiciel de gestion de l’impression Equitrac® Express pour rendre les enseignants et les gestionnaires responsables de ce qu’ils impriment. Les utilisateurs doivent s’authentifier sur l’appareil à l’aide de leur insigne pour récupérer le document qu’ils souhaitent imprimer.
Des rapports personnalisés montrent précisément les gens qui impriment, ce qu’ils impriment et les appareils qu’ils utilisent.
La fonction Suivez-moi permet au personnel de SMSD d’imprimer, peu importe où il se trouve sur le campus, plutôt que d’être limité à une ou deux imprimantes multifonctions.
Nos services gérés ont pris les commandes des activités quotidiennes du centre d’impression de l’arrondissement afin de rationaliser le flux de travaux et augmenter l’efficacité.
Les enseignants envoient les tâches électroniquement en une seule étape en utilisant l’outil de soumission en ligne TRAC. Le système automatisé soumet les tâches d’impression en quelques secondes et les enseignants peuvent faire le suivi du progrès de leur demande en temps réel en ligne.

Résultat

À la première année du programme, SMSD a constaté une baisse de presque 50 % des impressions et prévoit une autre réduction de 50 % à la deuxième année.

Voici d’autres résultats qui respectent les objectifs de SMSD en matière d’efficacité et d’économie de coûts :

À la première année de son initiative numérique, SMSD a économisé 600 000 $ en coûts de base, a atteint 150 000 $ en économies de papier, a diminué de 90 % son empreinte de carbone et a sauvé environ 5 281 arbres.
Les 3 264 appels au centre de soutien de SMSD reliés aux imprimantes ont été réduits de 90 %, en raison du fait que Ricoh fournit un soutien complet pour les imprimantes multifonctions.
Le centre d’impression de l’arrondissement est maintenant centralisé, il représente une ressource vitale pour l’arrondissement et est dirigé sans problème par les services gérés de Ricoh.
Le volume du centre est passé de 1 700 tâches à plus de
12 000 tâches.
Les temps d’exécution se sont grandement améliorés. Auparavant, le centre avait besoin d’une moyenne de presque sept jours pour terminer une tâche. Maintenant, les temps de production sont de deux jours ou moins, avec 99,3 % de tâches terminées en temps opportun ou avant la date de livraison demandée.