Étude de cas : Arrondissement scolaire 23
Dans le domaine de l’éducation, la transformation numérique réduit les coûts tout en rehaussant l’efficacité et la durabilité
À propos du client
Situé dans la vallée de l’Okanagan, l’arrondissement scolaire 23 est le cinquième plus grand arrondissement de la Colombie-Britannique. Il englobe 46 écoles primaires, secondaires ou alternatives qui répondent aux besoins de 24 000 élèves. L’arrondissement soutient ses élèves en leur fournissant un milieu d’apprentissage sécuritaire et inspirant et en s’efforçant de perfectionner ses élèves pour permettre à chacun d’apprendre en continu et de devenir un membre productif et sain de la collectivité mondiale.
« Avoir un partenaire qui comprend notre orientation stratégique, qui investit dedans et qui veut que nous réussissions était un élément primordial lorsque nous cherchions une équipe comme celle de Ricoh. »
Jon Rever
surintendant adjoint
arrondissement scolaire 23
Défi
Le processus papier créait un goulot d’étranglement et faisait perdre du temps aux employés.
Les classeurs encombraient les espaces de bureaux.
La diffusion de l’information était inefficace.
La technologie fait partie intégrante de l’éducation moderne, autant pour les élèves que pour les employés administratifs qui les soutiennent. Même si les employés de l’arrondissement scolaire 23 désiraient fournir des services de qualité à leurs élèves, ils ne disposaient pas de la technologie appropriée pour atteindre leur objectif.
Larry Paul, directeur financier et trésorier de l’arrondissement scolaire 23, explique : « lorsque j’ai rejoint l’équipe de l’arrondissement, on ne tirait aucun avantage de la technologie. »
Les employés éprouvaient de la difficulté à gérer leurs tâches administratives, car ils devaient patauger à travers une montagne de paperasse pour réussir à faire quoi que ce soit. Cette paperasse n’exigeait pas seulement beaucoup de temps, mais encombrait aussi physiquement les espaces de bureau.
Il y avait « des systèmes de classement partout. Il y avait des classeurs dans les couloirs qui bloquaient certaines portes que l’on devait ouvrir », ajoute Larry Paul. L’arrondissement scolaire savait que leurs écoles avaient besoin d’une transformation numérique, il ne restait qu’à trouver le bon partenaire.
Solutions
« Nous avons 3 000 employés, et maintenant, un processus qui nous prendrait normalement des mois à compléter peut être terminé en une semaine. Personne ne touche à du papier et tout est automatisé, ce qui nous aide à réduire nos coûts de gestion. »
— Jon Rever, surintendant adjoint, arrondissement scolaire 23
Numérisation des fichiers et des dossiers de l’arrondissement grâce à la mise en oeuvre d’une technologie de saisie et de numérisation.
Stockage et récupération sécuritaire des dossiers numériques grâce aux services de gestion de contenu Laserfiche de Ricoh.
Flux de travaux numériques automatisés permettant au personnel administratif, aux enseignants et aux élèves de partager et d’utiliser du contenu.
Réalisant qu’une transformation numérique était essentielle, l’arrondissement s’est tourné vers Ricoh pour mettre en oeuvre une solution afin de numériser leurs fichiers et leurs dossiers ainsi que pour les mettre à jour avec les technologies d’enseignement de pointe.
Après avoir déterminé les besoins et les objectifs de l’arrondissement, l’équipe de Ricoh a fait une mise à niveau des bureaux de celui-ci grâce à des solutions de gestion de l’impression et a numérisé leurs microfiches pour permettre au personnel de rechercher et de partager des documents sans effort. Les services de gestion de contenu et les solutions de gestion de l’impression de Ricoh ont aidé l’arrondissement à profiter davantage de leurs appareils multifonctions sans frais supplémentaires inutiles.
Jon Rever, surintendant adjoint de l’arrondissement scolaire 23, explique que « même si les coûts sont importants pour nous, il est aussi important de bien choisir le partenaire qui fera partie de notre équipe. Avoir un partenaire qui comprend notre orientation stratégique, qui investit dedans et qui veut que nous réussissions était un élément primordial lorsque nous cherchions une équipe comme celle de Ricoh. »
La nouvelle technologie de gestion de l’impression permet aux enseignants, aux administrateurs et aux élèves de numériser leurs contenus et d’éviter d’avoir à imprimer des documents physiques. Cette solution a aussi eu des répercussions sur les systèmes en place dans les salles de classe, comme les tableaux blancs électroniques et les ordinateurs portables, et a créé un environnement où le contenu numérique peut être partagé et utilisé sans avoir besoin de copies papier.
Résultats
Économie de temps, d’argent et d’espace en réduisant ou en éliminant les exigences de photocopies et de classement.
Réduction du temps utilisé pour classer les formulaires et la paperasse, ce qui a permis au personnel d’être plus efficace.
Respect des exigences en matière de confidentialité et de sécurité grâce à une solution de gestion de documents sophistiquée
Depuis la mise en oeuvre des solutions de Ricoh, l’arrondissement a connu des améliorations dans son efficacité, dans sa ponctualité, dans sa réduction des coûts et dans la satisfaction générale de ses élèves et de son personnel.
Dans le service des ressources humaines, le personnel utilise maintenant beaucoup moins de papier et les classeurs désordonnés ont été retirés des bureaux.
Larry Paul explique qu’ils ont été témoins « d’économies en matière d’utilisation du papier et d’une accélération des délais de transmission de l’information ».
L’arrondissement a utilisé le nouveau système pour traiter près de 7 000 formulaires de parents et d’élèves, envoyés aux enseignants et aux directions d’école à des fins d’approbation sans délai. En numérisant ces flux de travaux, les employés passent plus de temps à répondre aux besoins des élèves et des enseignants et moins de temps à classer la paperasse.
Jon Rever ajoute qu’ils servent « 3 000 employés et qu’un processus qui prenait plusieurs mois à être complété auparavant peut maintenant être complété en une semaine. Personne ne touche à du papier et tout est automatisé, ce qui nous aide à réduire nos coûts de gestion. »
L’efficacité a été améliorée, les coûts ont été réduits et la numérisation des documents a mené à un meilleur engagement à l’égard de la confidentialité et de la sécurité.
« Le système est relié à nos stratégies en matière de sécurité, de confidentialité et d’autres exigences que nous devons respecter en tant qu’organisation, explique Jon Rever. Ces solutions nous permettent d’aider les utilisateurs de nos systèmes à être conformes et à respecter les exigences législatives. »
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