Étude de cas : National Collegiate Athletic Association
À propos de la National Collegiate Athletic Association
La National Collegiate Athletic Association (NCAA) réglemente les athlètes d’établissements collégiaux, de conférences, d’organisations et les athlètes indépendants. Chaque année, les athlètes finissant le secondaire et désirant offrir leurs talents au niveau collégial envoient leurs relevés de notes à la NCAA. Cette dernière reçoit environ 100 000 relevés de notes par an, en général durant l’été. La réception, la vérification et la gestion de ces relevés de notes doivent se faire dans une parfaite intégrité puisque l’association traite d’informations confidentielles d’étudiants.
Il fallait habituellement une semaine pour qu’un relevé de notes soit visible avec l’ancienne méthode sur place.
Défi
Solution
Le traitement hors site des Services d’imagerie numérique de Ricoh était la solution pour une efficacité accrue du traitement de documents, de meilleurs délais de production et une réduction des coûts.
La NCAA, recevant des quantités variées de relevés de notes autant sur papier que par voie électronique (20 000 dans les mois d’été et 4 000 le reste de l’année), nous a mis au défi de leur trouver une meilleure façon de traiter ces documents.
Chaque année, il est impossible de savoir combien d’étudiants vont s’inscrire au centre d’admissibilité et faire une demande d’accréditation auprès de la NCAA. Par conséquent, la NCAA estime que près de 65 % de leurs coûts liés à la charge de travail sont variables.
Nous leur avons recommandé le traitement hors site par les Services d’imagerie numérique de Ricoh, qui leur permettrait de profiter d’une efficacité accrue du traitement de documents, de meilleurs délais de production et d’une réduction des coûts par :
L’alignement des coûts aux quantités de documents traités.
La réduction du personnel préposé au traitement du courrier sur place et du matériel de traitement.
La diminution des demandes de renseignements.
L’alignement de leurs flux de travaux sur papier à leur traitement de relevés de notes électroniques établi.
La NCAA a convenu à un projet pilote de six mois avec nous, durant lequel nous avons pu leur montrer les marches à suivre et comment nous pouvions mieux répondre à leurs besoins en documents. Nous leur avons prouvé que notre personnel suivait des protocoles rigoureux de chaîne de possession lorsque les documents étaient transférés à notre centre de traitement afin de respecter l’intégrité de chaque relevé de notes et ce, du moment qu’il quitte le centre d’admissibilité jusqu’au moment où il est traité et livré. Nous avons pu démontrer notre procédure automatisée, sécuritaire et ininterrompue de numérisation, d’indexation et de classification pour chaque relevé de notes. Nous avons même prouvé que nous pouvions nous adapter au format de fichier requis et aux exigences de téléversement alors que le centre d’admissibilité faisait la transition à SharePointMC comme répertoire où les relevés de notes seraient dorénavant stockés.
Au quatrième mois du projet pilote, la NCAA était très satisfaite de nos services. Elle nous a confié le traitement de leurs documents juste avant les mois chargés de l’été. Depuis ce jour, presque tous les relevés de notes ont passé par notre centre de traitement de documents.
Résultats
