Solution de gestion des dépenses des employés

La gestion automatisée des dépenses permet d’économiser de l’argent, de donner plus de temps au personnel et d’améliorer les rapports et la visibilité

À propos du Ricoh Canada

Depuis plus de 80 ans, Ricoh répond aux besoins des milieux de travail des clients. En tant qu’entreprise de technologie mondiale spécialisée dans les services d’affaires, l’équipement d’imagerie, les solutions d’impression de production, les solutions de gestion de documents, et les services TI, Ricoh propose des solutions novatrices qui favorisent le milieu de travail numérique. Ricoh s’engage à fournir l’excellence et à améliorer la qualité du travail et de la vie ainsi que la durabilité de ses clients.

“The Employee Expense Management Solution has helped us gain lean proficiencies in our accounts payable department, which now processes over a thousand expense reports on a monthly basis with less than 50 percent of the work effort."
Rich Perri
Directeur financier
Ricoh Canada

Défi

La gestion des dépenses est une tâche qui demande beaucoup de temps et de main-d’œuvre — et la gestion des dépenses de Ricoh n’a pas fait exception à la règle. Le personnel du bureau devait gérer les reçus, les feuilles de calcul, les rapports, les soumissions et l’acheminement des demandes d’approbation de la direction, le tout dans un système sur papier qui était sujet aux retards et aux erreurs.

L’obtention des approbations a été l’un de nos plus grands défis. Si les dépenses prennent un mois à traiter, certaines personnes pourraient avoir plusieurs milliers de dollars de dépenses en attente.

Le recours au traitement manuel sur papier a entraîné d’importants goulots d’étranglement dans l’ensemble du flux des dépenses. Cela a entraîné des retards de remboursement et a également créé des maux de tête pour le service des finances en ce qui concerne le rapprochement à la fin des mois et des trimestres.

Solution

La solution de gestion des dépenses des employés de Ricoh a automatisé le processus de gestion des dépenses de bout en bout — ce qui permet de donner plus de temps au personnel, de réduire les retards et d’améliorer les rapports et la visibilité.

Pour commencer, il faut prendre une photo d’un reçu, saisir les données en ligne et les soumettre dans le système. Lorsque leur gestionnaire et le service des finances l’approuvent, l’employé reçoit une alerte.

En tant que solution Web intégrée ERP compatible au nuage, elle simplifie l’ensemble du cycle de vie des soumissions et des approbations de dépenses. Toutes les étapes du processus qui étaient auparavant manuelles sont regroupées dans un seul flux de travaux automatisé.

Les employés de bureau et les travailleurs mobiles peuvent maintenant utiliser la solution pour soumettre des dépenses et joindre des reçus de n’importe où, et recevoir des notifications automatisées à chaque étape du processus d’approbation. Elle fournit également aux employés, aux gestionnaires et au service des finances un accès aux rapports et aux dossiers pour une meilleure visibilité.

Résultats

Man using calculator and laptop computer.

Désormais, les dépenses sont traitées plus rapidement et plus facilement — avec moins d’erreurs qu’auparavant. La solution de gestion des dépenses des employés de Ricoh permet aux employés de soumettre leurs dépenses en une fraction du temps par rapport au système précédent. Cela a permis aux vendeurs de retourner à leur fonction principale : faire avancer les affaires et travailler avec les clients.

En tant que solution numérique, elle a éliminé ou réduit les coûts pour Ricoh dans un certain nombre de domaines, y compris une réduction de 30 % des coûts de messagerie et une baisse significative des coûts d’impression. Cela nous a également permis d’améliorer notre service des comptes fournisseurs, qui traite maintenant plus d’un millier de rapports de dépenses sur une base mensuelle, et ce, avec moins de 50 % de l’effort de travail.

Maintenant que les employés ont repris le contrôle de leur temps, ils sont plus productifs et mieux concentrés. Toutes les étapes manuelles ont été regroupées dans un flux de travaux simplifié et automatisé, ce qui a permis de réduire le temps total de traitement d’un rapport de dépenses et de diminuer le nombre d’erreurs. Enfin, la direction dispose désormais d’une meilleure visibilité sur le cycle de vie des documents de dépenses, ce qui offre des possibilités de rationalisation et d’optimisation continues.

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