Ricoh mail packaging Études de Cas: Services de Centre de Courrier

L’amélioration des services de courrier de l’université a redonné le sourire aux étudiants et au personnel

À propos du client

Cette prestigieuse université est reconnue à travers le monde pour son exceptionnel collège d’arts libéraux, ses remarquables écoles professionnelles et l’un des établissements de soins de santé les plus performants du Sud-Est. Elle a intégré les services gérés de Ricoh afin de simplifier les services de courrier et d’harmoniser les flux de travaux pour ses quelque 50 000 étudiants, professeurs et employé.

Défi

Une prestigieuse université, reconnue pour abriter l’un des principaux établissements de soins de santé du Sud-Est, a connu de sérieuses difficultés avec ses centres de courrier et les services qui y étaient offerts. Utilisé par des centaines de personnes chaque jour, le système en place était mal administré, inefficace et chronophage pour les étudiants, le corps enseignant et le personnel qui se plaignaient notamment:

Du piètre service à la clientèle
Des colis égarés
Des procédures exigeant beaucoup de main-d’œuvre
Des longs délais
Du personnel négligent
Des interminables files d’attente qui s’étiraient aux 11 centres de courrier

L’université a formé un comité d’administrateurs, de représentants des facultés et d’étudiants afin de choisir un nouveau fournisseur pour gérer les centres de courrier.

Solution

Avec sa gamme de services adaptés et son expertise technique, Ricoh est apparu comme le meilleur choix pour mener le projet à bien.

Afin de restructurer les services des centres de courrier de l’organisation, nous avons implanté :

Les services gérés sur place – en ajoutant 38 employés dans les 11 centres pour améliorer le service à la clientèle déficient et éliminer les longs délais.
Des kiosques de cueillette automatisée de colis évitant aux étudiants d’attendre de longues minutes pour être servis par le personnel du centre de courrier.
Des solutions de réduction des envois indésirables.
Une solution TRAC de rapports sur le Web qui fournit à l’université des rapports en temps réel sur l’activité, le temps de livraison et le rendement.

Résultats

Notre solution a permis d’améliorer considérablement tous les aspects des services de courrier de l’université, y compris les files d’attente dans les centres de courrier.

Selon des estimations, le temps de récupération moyen est passé de 20 minutes et plus avec l’ancien fournisseur à moins de deux minutes avec Ricoh. Au cours de l’année 2012, plus de 85 000 colis ont été livrés aux étudiants avec un temps d’attente médian d’une minute et quarante secondes.

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