Étude de cas: Olathe Public Schools
Le district scolaire public Olathe fait confiance à Ricoh, son partenaire de services de gestion de l’impression depuis plus de 20 ans.
À propos du client
Les écoles publiques d’Olathe (Olathe Public Schools) forment le plus important district scolaire de la région métropolitaine de Kansas City. Elles accueillent plus de 30 000 élèves dans 35 écoles primaires, 10 écoles intermédiaires, cinq écoles secondaires et sept écoles alternatives et techniques, ainsi que dans plusieurs bâtiments de soutien. Alors que le district s’agrandit chaque année, Ricoh est partenaire des écoles publiques d’Olathe depuis 20 ans pour mettre en œuvre de nouvelles technologies et du matériel afin d’améliorer l’environnement numérique et la qualité générale de l’enseignement.
« L’équipe de Ricoh est devenue une partie intégrante de notre succès. Je ne peux pas imaginer avoir un autre fournisseur de services. Nos 5 000 employés savent que Ricoh est toujours là pour eux »
— John Hutchison
directeur financier
Olathe Public Schools
Défi
Imprimantes de bureau 1:1 inefficaces; intention d’évoluer vers un environnement de services de gestion d’impression
Petite équipe d’assistance en cas de panne pour entretenir des milliers d’imprimantes
Centre de services d’impression central sous-utilisé
Compressions budgétaires pour assurer un financement adéquat de l’enseignement public
Coûts élevés liés à la production de copies papier
Le district scolaire était insatisfait du coût élevé de son ancien fournisseur. Avec un ratio d’une imprimante pour un enseignant, le district disposait de plus de 3 000 imprimantes pour les enseignants et le personnel, ce qui entraînait une surabondance de papier dans les salles de cours. De plus, le district scolaire souhaitait rehausser la productivité de son personnel et améliorer les ressources du centre d’impression en matière de communications graphiques. Le district a constaté que trop de temps était consacré aux tâches manuelles, ce qui enlevait du temps à l’enseignement en salle de cours. Les appareils étaient également sujets à des problèmes matériels et logiciels et seule une petite équipe de trois personnes était en place pour tenter de répondre aux besoins de milliers d’enseignants. Les dirigeants du district souhaitaient transformer leur environnement d’apprentissage en devenant plus rentables et plus numériques et en gaspillant moins.
Solution
« Ricoh nous a aidés à transformer le centre d'impression géré par le district - une entité qui produisait environ 1 million de pages par mois et qui traite désormais efficacement plus de 30 millions de pages par année avec l'aide de Ricoh ».
— Erica Derrington, directrice, Communications graphiques, Olathe Public Schools
Élimination de 99 % des imprimantes de bureau et réaffectation du personnel du district chargé des imprimantes de bureau 1:1
Augmentation de la capacité en transformant l’atelier d’impression du bureau des Communications graphiques de manière à ce qu’il puisse prendre des projets d’impression complexes
Livraison de plus de 90 % des demandes d’impression, soumises au moyen du portail du district, à son établissement en un jour ouvrable. Ce site est devenu un centre de ressources entièrement intégré qui a rehaussé, grâce au commerce électronique, l’accès aux impressions, aux affiches et aux adhésifs ainsi qu’à la gestion avancée des couleurs et de la finition pour tout le personnel
Technicien dédié sur place pour superviser les opérations d’impression
Passage à l’impression recto verso par défaut
Il y a vingt ans, les écoles publiques d’Olathe ont lancé un appel d’offres pour accroître leur capacité au-delà de la limite de leur fournisseur précédent. Depuis, Ricoh est leur fournisseur de services de gestion d’impression et les a aidés à passer à l’ère numérique.
Nos premières mesures ont consisté à réduire de 99 % le nombre d’imprimantes dans les salles de cours et à créer des espaces d’impression partagés, appelés « îlots d’impression », qui desservent environ huit employés par appareil. Au fil du temps, nous avons modernisé le centre d’impression en l’équipant de la technologie la plus récente, qui permet d’imprimer plus rapidement des documents de grande taille et en rehaussant sa qualité et ses capacités globales. Grâce à l’amélioration des délais d’exécution et de la qualité des documents, nous avons pu mettre en place des flux de travail et des processus sur lesquels le district peut s’appuyer pour garantir l’efficacité. Le technicien de Ricoh qui est sur place gère tout ce qui a trait aux imprimantes, en veillant à ce qu’elles fonctionnent au maximum de leur capacité afin que le corps enseignant et le personnel puissent éviter tout temps d’arrêt.
Le logiciel désormais utilisé permet le partage et la diffusion numériques plutôt que la production et la diffusion de copies papier. Lorsque des copies papier sont nécessaires, les membres du corps enseignant et du personnel peuvent désormais balayer leur carte d’identité pour imprimer à partir d’appareils accessibles en libre-service.
Résultats
40 % des impressions sont désormais produites dans l’atelier d’impression des communications graphiques, alimenté par le centre de ressources intégré.
Les lignes analogiques dispendieuses ont été remplacées par des solutions de télécopie numérique
3 000 imprimantes de bureau à fonction unique ont été éliminées grâce à la mise en place d’îlots d’impression en réseau
La réduction du nombre de travaux d’impression abandonnés limite le gaspillage de papier
Les coûts des fournisseurs hors site ont diminué
La productivité du personnel a été rehaussée et les ressources leur étant offertes ont été améliorées.
Depuis le début du partenariat avec Ricoh il y a vingt ans, le district scolaire a réalisé plus de 3 millions de dollars d’économies sur les coûts de base et environ 850 000 dollars d’économies sur le papier. De plus, il a rehaussé ses efforts de durabilité en réduisant sa consommation de papier de 43 %, grâce à l’impression recto verso et à la numérisation. En effet, plus de 65 000 pages ont été économisées grâce à l’impression recto verso automatique. Le district a constaté une réduction globale des impressions et du gaspillage de papier, avec un ratio imprimante/enseignant d’environ 1 pour 8.
De plus, plus de 40 % de la production du district est désormais réalisée dans le centre d’impression (centre de ressources intégré), alors qu’auparavant seulement 12 % de la production était réalisée hors site. La mise en œuvre de solutions de télécopie numérique a également permis de réaliser des économies supplémentaires en éliminant les lignes analogiques dispendieuses. Le processus d’impression est plus simple et facile que jamais. Le personnel utilise sa carte d’identité ou son NIP pour lancer les travaux d’impression qui sont stockés en toute sécurité dans une file d’attente. Les enseignants ne perdent plus un temps considérable dans un processus d’impression manuel. De plus, un membre de l’équipe Ricoh gère toutes les demandes de fournitures et de services pour le district.