Ricoh Canada

Étude de cas : The Macomb Group

Apprenez comment The Macomb Group a remplacé le papier par des documents numériques.

À propos de The Macomb Group

The Macomb Group, qui compte 18 emplacements à travers le Michigan, l’Ohio, la Pennsylvanie, le Kentucky et le Tennessee, figure parmi les dix plus importants producteurs de tuyaux, de valves et de raccords aux États-Unis.

« Nos documents sont actuellement accessibles directement à partir de nos 18 emplacements et nous n’avons plus à tout gérer manuellement à partir du siège social à Sterling Heights — tout cela pour sensiblement le même montant que nous dépensions sur la location de nos précédentes MFP. »

Jeff Fouchia

DPI

The Macomb Group

Défi

isle of bins

Pour The Macomb Group, un des plus grands producteurs de raccords et de valves, le flux des travaux consommait énormément de papier, la production annuelle s’élevant à plus de 4 millions de documents.

Par conséquent, les documents devaient être triés et déplacés tous les six mois. Toutefois, l’accumulation de documents s’est avérée si encombrante que le DPI de The Macomb Group, Jeff Fouchia, a jugé que l’entreprise avait besoin d’améliorer la gestion de son information. En plus d’optimiser la gestion de documents, l’entreprise a également voulu :

  • Économiser énergie et argent en augmentant la productivité;

  • Numériser son flux de documents;

  • Réduire l’espace occupé par des documents aussi bien sur place que hors site.

Après avoir pris connaissance de plusieurs partenaires potentiels, Macomb a jugé que notre solution nous a fait ressortir par sa fonctionnalité, la simplicité de ses flux de travaux, son intégration harmonieuse au logiciel existant de planification des ressources d’affaires ainsi que par son prix concurrentiel.

Résultats

Notre solution s’est parfaitement intégrée au système ERP existant de l’entreprise sans pour autant lui coûter plus cher que les MFP qu’elle avait précédemment louées.

Or, grâce à la numérisation des documents papier, les fichiers de l’entreprise sont actuellement accessibles directement à partir de ses 18 emplacements — la mobilité de l’information étant ainsi améliorée dans tout l’organisme. L’information numérisée présente aussi une couche de protection supplémentaire contre les incendies et les autres désastres et permet, de ce fait, une plus grande tranquillité d’esprit.

La prochaine étape pour The Macomb Group consiste à étendre le système à ses entreprises auxiliaires, dont l’entreprise de calorifugeage de tuyauterie qu’elle a récemment acquise.

Défi

isle of bins

Pour The Macomb Group, un des plus grands producteurs de raccords et de valves, le flux des travaux consommait énormément de papier, la production annuelle s’élevant à plus de 4 millions de documents.

Par conséquent, les documents devaient être triés et déplacés tous les six mois. Toutefois, l’accumulation de documents s’est avérée si encombrante que le DPI de The Macomb Group, Jeff Fouchia, a jugé que l’entreprise avait besoin d’améliorer la gestion de son information. En plus d’optimiser la gestion de documents, l’entreprise a également voulu :

  • Économiser énergie et argent en augmentant la productivité;

  • Numériser son flux de documents;

  • Réduire l’espace occupé par des documents aussi bien sur place que hors site.

Après avoir pris connaissance de plusieurs partenaires potentiels, Macomb a jugé que notre solution nous a fait ressortir par sa fonctionnalité, la simplicité de ses flux de travaux, son intégration harmonieuse au logiciel existant de planification des ressources d’affaires ainsi que par son prix concurrentiel.

Solution

La numérisation des documents a permis de minimiser l’encombrement de papier dans l’entreprise.

Pour y parvenir, nous avons distribué environ 40 imprimantes multifonctions (MFP) dans tous les établissements de l’entreprise ainsi qu’un numériseur indépendant au siège social. Grâce à ce système, The Macomb Group a pu facilement :

  • Numériser les factures et chèques;

  • Répondre aux normes de conformité réglementaire;

  • Saisir des documents importants liés aux commandes des ventes.

En prime, l’entreprise peut maintenant effectuer des retouches numériques sur des documents ayant été salis ou endommagés à son usine. Et lorsqu’un employé recherche un fichier, tout se trouve en seulement quelques clics.

Résultats

Notre solution s’est parfaitement intégrée au système ERP existant de l’entreprise sans pour autant lui coûter plus cher que les MFP qu’elle avait précédemment louées.

Or, grâce à la numérisation des documents papier, les fichiers de l’entreprise sont actuellement accessibles directement à partir de ses 18 emplacements — la mobilité de l’information étant ainsi améliorée dans tout l’organisme. L’information numérisée présente aussi une couche de protection supplémentaire contre les incendies et les autres désastres et permet, de ce fait, une plus grande tranquillité d’esprit.

La prochaine étape pour The Macomb Group consiste à étendre le système à ses entreprises auxiliaires, dont l’entreprise de calorifugeage de tuyauterie qu’elle a récemment acquise.

Téléchargez le PDF