Une société d’avocats améliore l’accessibilité à l’information et la mobilité de l’information

Mettre en œuvre une gestion de dossiers moderne et efficace.

À propos de la société d’avocats

Située dans le nord-ouest du Pacifique, cette société d’avocats a des bureaux dans sept États, ainsi que dans le district de Columbia. Elle offre de nombreux domaines d’expertise, notamment en droit des sociétés, en droit de l’énergie, en litige, en droit immobilier et en droit de la technologie. Environ 400 avocats aident des clients dans le monde entier.

En tête de liste des besoins de la société : efficacité accrue dans la gestion de dossiers et réduction des coûts de stockage.

Défi

A huge stack of paper documents on a desk.

Cette importante société d’avocats a constaté que leurs dossiers débordaient littéralement hors du centre de dossiers — dans les placards, les salles de conférence et les couloirs. . Il y avait trop de personnel affecté au rôle de gestion de dossiers et les coûts de stockage hors site semblaient excessifs. La société souhaitait réorganiser ses procédures de gestion de dossiers, et les domaines de prise en charge de nouveaux clients et de conflits d’intérêts ont été soumis à un examen minutieux.

La société a fixé cinq objectifs :

Améliorer la productivité et l’efficacité des employés.
Assurer la conformité aux meilleures pratiques de l’industrie en matière de conservation de documents.
Réduire les flux de travaux redondants.
Simplifier les procédures de stockage de dossiers.
Réduire les coûts de stockage.

Solution

Un examen sur place, comprenant un plan visuel révélateur des emplacements de stockage de dossiers, a été la première étape de l’analyse des pratiques et des procédures de gestion de dossiers de la société.

Puisque nous avions déjà fourni des imprimantes multifonctions (MFP) à la société d’avocats, nous avons été invités à analyser la situation et à proposer une solution. Pour ce faire, nous avons effectué des visites des installations, des groupes de discussion, des entrevues individuelles, des observations de flux de travaux et un sondage en ligne.

Avec cela, nous avons créé un ensemble de recommandations et une feuille de route qui couvraient :

Les processus et des normes
La répartition du travail
Les formations
L’utilisation de la technologie dans le flux de dossiers

Basé sur les meilleures pratiques de l’industrie, ce plan nous aiderait à placer la société d’avocats comme un chef de file dans la gestion de documents.

Résultat

En mettant en œuvre nos recommandations, la société d’avocats a obtenu d’excellents résultats.TLa même quantité de travail de gestion de dossiers peut être réalisée avec 3,5 employés de moins, et la société a réduit ses coûts de stockage de dossiers d’environ 50 %. Les employés peuvent accéder à l’information plus facilement et plus rapidement, et la productivité et l’efficacité des employés s’est améliorée grâce aux modifications de flux de travaux :

La destruction de dossiers est envoyée en sous-traitance, ce qui simplifie les procédures et permet à un spécialiste dédié à la destruction de changer de rôle.
La saisie de données redondantes dans la procédure de prise en charge de nouveaux clients a été éliminée.
Les flux de travaux de vérification liés à la sélection de clients et aux conflits d’intérêts sont maintenant sous la responsabilité de membres du personnel, plutôt que du gestionnaire de dossiers.

La prochaine étape? Un audit des fichiers stockés basé sur la nouvelle politique de conservation. La société estime qu’elle peut réduire de 45 % le nombre de boîtes d’information qu’elle entrepose.

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