Étude de Cas: Université du Western Kentucky
À propos de l’Université du Western Kentucky
Fondée en 1906, l’Université du Western Kentucky (WKU) est une université en développement qui accueille plus de 20 000 étudiants dans un cadre magnifique, aussi invitant que stimulant. La communauté universitaire engagée s’efforce de découvrir des solutions à long terme à des problèmes pratiques dans son processus de transformation en institution d’enseignement américaine d’avant-garde d’envergure internationale.
"Ricoh a travaillé avec mon bureau et les TI pour élaborer un plan afin de numériser et d’importer les documents dans notre base de données. Nous avons maintenant accès aux relevés de notes instantanément, alors nous pouvons offrir un service à la clientèle plus rapide."
Western Kentucky University Registrar
Défi
Au cours de plus de 100 ans d'éduquer les étudiants, l'Université Western Kentucky a généré beaucoup de papier. Il a créé des processus terriblement inefficaces et les risques de sécurité potentiels. Deux départements sont particulièrement vulnérables: le Bureau du registraire et des ressources humaines.
Bureau du Registraire
À WKU, les dossiers des élèves étaient difficiles d'accès et d'utilisation. Le bureau du registraire archivait environ 150 000 relevés de notes papier datant de 1906 à 1990. À chaque demande de relevé de notes, un employé se rendait à la chambre forte, retrouvait le dossier, en faisait une copie, replaçait l’original. Les dossiers les plus anciens étaient sous microfilm, une technologie périmée qui empêchait toute modification.
Service des Ressources Humaines
Avec plus de 2 500 employés sur le campus, le service des ressources humaines cherchait de meilleures façons de gérer les dossiers des professeurs et du personnel. Chaque dossier comprenait plusieurs documents, certains comprenant des informations sensibles ou confidentielles.
En voyant comment limiter et de main-d'œuvre de leurs processus étaient, l'école a envoyé une demande de proposition, en cherchant à améliorer leur récupération des documents.
Solution
Étant donné que les services gérés de Ricoh pourvoyaient le centre d’impression de la WKU en personnel depuis 2002, nous avons vu là une occasion d’intensifier notre présence sur le campus. Comme chaque département voulait augmenter le flux de production de son imagerie documentaire, nous avons demandé aux Services de numérisation des documents de Ricoh, situé près de Louisville au Kentucky, de nous aider.
Bureau du Registraire
Une fois les relevés de notes arrivés, les techniciens ont établi une chaîne de possession précise pour en assurer la sécurité. L’équipe de Ti de l’Université a ensuite travaillé de concert avec nos chefs de projet pour intégrer les fichiers numérisés dans la base de données de l’établissement.
Ressources Humaines
Au départ, l’équipe des systèmes d’information sur les ressources humaines de la WKU n’était pas très à l’aise avec l’idée que des documents confidentiels soient envoyés à l’extérieur. Mais après avoir vu notre travail avec le Bureau du registraire et la manière dont nous contrôlions l’accès aux documents, les craintes de l’équipe se sont rapidement dissipées.
Résultats
