Étude de cas : Université Capilano
À propos de l’Université Capilano
L’Université Capilano est un établissement axé sur l’enseignement offrant une éducation de qualité supérieure à plus de 7 000 étudiants répartis dans deux campus situés à Sunshine Coast et dans la région métropolitaine de Vancouver. L’Université Capilano a acquis une réputation internationale pour la qualité de son enseignement, de ses programmes et de ses services.
« Nos plus anciens dossiers d’étudiants, jadis stockés dans deux grands classeurs remplis de milliers de microfiches, sont maintenant ajoutés au système de gestion de documents. Il s’agit d’une importante réduction des risques pour nous, et le fait que tous nos dossiers soient centralisés est un gros avantage. »
Karen McCredie
Registraire
Université Capilano
Défi
Solution
Ricoh a réalisé des rencontres de découverte avec l’Université Capilano et a appris qu’elle préférait une intégration au système d’information sur les étudiants actuel, lequel était utilisé comme leur système administratif d’admission des étudiants.
Ricoh a élaboré une solution de gestion documentaire qui se connectait au système d’information sur les étudiants de l’école pour la numérisation, la recherche et le stockage des dossiers des étudiants.
Les dossiers des étudiants numérisés au système sont maintenant compatibles à la reconnaissance optique des caractères (ROC), ce qui permet la recherche en plein texte pour n’importe quel mot clé.
La solution de Ricoh a éliminé le besoin d’utiliser le système de codes à barres au complet, et a pavé la voie au bureau en matière de réduction ou d’élimination de l’entreposage physique des dossiers.
Ricoh a également installé un nouveau lot de numériseurs Kodak sur le bureau des employés afin que les documents puissent être numérisés immédiatement.
Ricoh aide également l’Université Capilano à numériser les anciens dossiers d’étudiants en les numérisant hors site à l’un des cinq centres de services d’information d’affaires de Ricoh, qui sont utilisés pour faciliter l’impartition des procédures d’affaires.
Résultats
