Étude de cas: Université de Floride du Sud

Voyez comment l’Université a facilité l’accès aux services d’impression pour les étudiants et les a rendus plus abordables

À propos de l’Université de Floride du Sud

L’Université de Floride du Sud, située à Tampa en Floride, est fière d’accueillir près de 50 000 étudiants. L’établissement, qui s’est engagé à répondre aux besoins du campus, offre à ses étudiants une allocation quotidienne d’impression.

« Les étudiants ont accès rapidement et facilement à des services d’impression abordables à partir d’un plus grand nombre d’endroits sur le campus. Nous avons organisé et normalisé les services d’impression, ce qui permet ainsi d’en assurer la mise à jour de façon économique. »
Craig Woolley
vice-président adjoint, Technologie de l’information
Université de Floride du Sud

Défi

Dans le centre d’impression situé sur le campus de l’Université de Floride du Sud et géré par des étudiants, chaque étudiant avait droit à quarante impressions gratuites par jour. Il s’agissait là d’une façon intéressante d’économiser, mais, en contrepartie, le centre d’impression était constamment débordé. Les étudiants préféraient prendre leur mal en patience et attendre pendant des heures plutôt que de débourser un petit montant pour imprimer dans un centre tout près. En plus des files d’attente interminables, voici les inconvénients que devaient subir les employés:

Rechercher manuellement le nom de chaque étudiant dans une base de données, ce qui allongeait indûment la procédure.
Les étudiants offraient des impressions gratuites à des amis parce que la surveillance était à peu près inexistante.

Pour couronner le tout, trois sections de TI différentes s’occupaient de la gestion des laboratoires d’impression payants. Chacun d’eux gérait ses propres appareils, son encre en poudre et son papier. Au lieu de travailler en collaboration avec le centre d’impression gérée par des étudiants, les deux entités se faisaient concurrence pour les mêmes clients.

Étant donné que Ricoh approvisionnait déjà l’Université en imprimantes et en télécopieurs, l’établissement nous a demandé d’imaginer une façon de diminuer les impressions gratuites superflues tout en développant les services d’impression gratuits dans les autres laboratoires.

Solution

À l’issue de notre analyse, nous avons normalisé tous les périphériques d’impression dans deux installations. Dans la première, 17 photocopieurs, imprimantes et imprimantes multifonctions de Ricoh ont été ajoutés au parc; dans la seconde, 15 périphériques ont été ajoutés.

Nous avons également configuré les imprimantes avec un pilote qui fonctionnait avec une version à jour des systèmes Pharos de l’établissement pour assurer un suivi des impressions et en imputer les coûts. Le nouveau système a renforcé plusieurs nouvelles fonctions :

Les utilisateurs devaient glisser leur carte d’identité pour pouvoir utiliser les fonctions de l’imprimante et du photocopieur.
Chaque étudiant recevait 2,50 $ en impressions gratuites par jour.
Les étudiants profitaient de la mobilité accrue de l’information, ce qui leur permettait d’imprimer à partir de n’importe quel périphérique sur le réseau.

Résultats

Close up image of woman handing a printed document

Résultats

Les étudiants reçoivent encore des services d’impression abordables, mais ceux-ci sont désormais répartis de façon plus uniforme dans l’ensemble du campus. En travaillant avec le service de TI ainsi que l’association étudiante, voici les améliorations que nous avons également obtenues grâce à nos solutions:

Augmentation des volumes d’impression, ce qui représente environ 10 millions de pages par année en tout.
Réduction des frais à la page à la suite de l’adoption de la nouvelle technologie et stabilisation des coûts de l’encre en poudre.
Diminution du nombre de périphériques, donc récupération d’espace dans les centres d’impression.
Imposition de restrictions aux impressions non autorisées et renforcement de la protection pour les utilisateurs devant imprimer des documents de nature hautement délicate.

Téléchargez le PDF