Étude de case : Université du Kentucky

Une refonte massive de la gestion de documents vise des économies de 22 millions de dollars sur six ans.

À propos de l’Université du Kentucky

L’Université du Kentucky (R.-U.) est une grande institution publique située à Lexington qui compte près de 30 000 étudiants. Elle comprend un campus médical, plusieurs hôpitaux et des douzaines de cliniques et de programmes d’approche. La croissance académique et l’apprentissage sont une grande priorité au Royaume-Uni, et ils s’efforcent continuellement de s’associer à des leaders innovateurs dotés de technologies de pointe pour améliorer l’efficacité et enrichir la vie des gens.

« Notre communauté est engagée à l’amélioration de l’efficacité à l’échelle du campus. C’est certain que le programme Ricoh MDS aura un profond effet. »
Directeur adjoint des achats
Université du Kentucky

Défi

L’Université du Kentucky a dépensé environ 6,7 millions $ par année en coûts d’impression — équipement, fournitures, locations, entretien, personnel, etc. Une telle charge de travail ne peut qu’affecter l’environnement. Mais une éventuelle refonte de la gestion de documents était intimidante. À certains endroits, il y avait plus d’appareils que de gens. Ils soupçonnaient qu’ils avaient environ 10 000 appareils d’impression, mais ils ne connaissaient pas le nombre exact ou leur utilisation. L’approvisionnement était inefficace — ce qui avait conduit à 632 types d’appareils et à plus de 1 000 fournitures distinctes. Certains appareils étaient sursollicités alors que d’autres restaient inutilisés. La situation semblait trop compliquée pour y remédier.

Solution

L’université a émis un appel d’offres dans l’espoir de trouver un partenaire pour mettre en œuvre une stratégie de gestion de l’impression. Après avoir réduit le nombre de finalistes à quatre — y compris Ricoh — ils ont mis les fournisseurs à l’épreuve et leur ont demandé de faire une évaluation d’une section du campus.

L’analyse et les suggestions de Ricoh dans une proposition de suivi se sont visiblement démarquées. Nous avons été choisis pour fournir une stratégie de services de gestion de l’impression (MPS) afin de rationaliser les opérations, normaliser l’équipement et les fournitures et simplifier les processus pour le personnel, les professeurs et les étudiants. L’équipe a fourni :

L’entretien préventif, des réparations, la mise à niveau des logiciels ainsi que l’installation et la formation.
Une stratégie d’approvisionnement pour l’installation de nouveaux appareils adaptés aux besoins uniques de chaque secteur et de ses utilisateurs.
Un contrôle centralisé du réseau pour surveiller l’activité à distance et accélérer l’entretien du parc.
Des contrôles d’identification dans les laboratoires étudiants et les bibliothèques, ce qui facilite la rétrofacturation et empêche l’utilisation non autorisée.

Professor and college student at laptop in classroom.

Resultat

La stratégie et les améliorations devaient permettre au Royaume-Uni d’économiser plus de 22 millions de dollars sur six ans, de réduire la consommation d’énergie et de normaliser l’équipement et les fournitures. Après le projet pilote, la nouvelle s’est rapidement répandue et de nombreux départements étaient impatients de mettre en œuvre les nouvelles stratégies MPS, qui ont permis d’atteindre les objectifs suivants :

Un tarif à l’impression avec des prix variés pour les impressions monochromes et les impressions couleur.
Un délai de réponse garanti lié aux niveaux de service, des rapports d’utilisation et un processus de facturation simplifié.
Des initiatives écologiques pour réduire les déchets de papier, promouvoir le recyclage et encourager le courrier électronique et la télécopie sans papier.
Un plan de mise en œuvre de l’impression mobile.

« Ricoh nous a écoutés, ce qui l’a aidé à cerner la source des problèmes. Il est évident que l’entreprise a l’habitude de répondre aux besoins particuliers de l’enseignement supérieur », a déclaré le directeur adjoint.

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