Ricoh Canada
Digitally generated image of rolling spheres that follow a set path on wooden board. The concept of process

Suite de logiciels de traitement numérique intelligent

Une méthode simple qui permet aux petites entreprises d’automatiser le traitement des factures et d’autres flux de travaux opérationnels.

Simplifier le rapprochement des documents et les procédures d’approbation des comptes créditeurs

La procédure de traitement et de rapprochement liée aux comptes créditeurs peut exiger beaucoup de main-d’œuvre. La suite de traitement numérique intelligent de Ricoh automatise cette procédure d’affaires clés et, ainsi, réduit le temps et les efforts nécessaires au traitement des comptes créditeurs. Ce faisant, les membres de l’équipe peuvent offrir un meilleur service aux clients et se concentrer sur des activités qui favorisent la croissance de l’entreprise.

Avantages du traitement automatisé des comptes créditeurs

Éliminer les frais inutiles

Éliminez les étapes manuelles qui peuvent entraîner des erreurs, comme des paiements en double ou en retard.

Moderniser les infrastructures

Les systèmes anciens et autonomes exigent souvent que l’on entre plusieurs fois l’information, ce qui ralentit les procédures.

Simplifier les rapprochements

L’automatisation de la correspondance de chaque ligne d’article simplifie les procédures liées aux bons de commande, aux bordereaux d’expédition et au rapprochement des factures.

Accélérer les flux de travaux liés aux comptes créditeurs

Obtenir les fonctionnalités d’une grande entreprise à un prix raisonnable pour les PME

Les fonctionnalités d’automatisation sophistiquées éliminent les tracas et les frustrations, mais aussi les suivis interminables nécessaires à l’exécution des flux de travaux liés aux comptes créditeurs, ce qui permet aux équipes d’économiser du temps.

  • Rehaussez la productivité du personnel en éliminant les tâches manuelles et répétitives.

  • Rehaussez l’expérience des clients et des fournisseurs grâce à des procédures de comptes créditeurs plus rapides.

  • Favorisez la croissance en permettant aux employés de se concentrer sur les principaux objectifs d’affaires.

    Team of four colleagues using laptop computer and business papers while discussing process during a casual meeting in the office

    Accomplir davantage grâce à la suite de logiciels de traitement numérique intelligent

    • Saisissez et classez les données issues de documents papier et de fichiers numériques dans une seule base de données centralisée.

    • Faites le suivi des données contradictoires et des données sans correspondance et gérez-les grâce au filtrage flexible et à la production de rapports.

    • Reproduisez toutes les transactions des fournisseurs, y compris les bons de commande, les factures et bien plus encore.

    • Concevez des approbations conditionnelles transmises par courriel ou via l’interface Web.

    • Intégrez les données saisies à votre système de comptabilité actuel.

      Businessman is sitting in front of a notebook in a modern office room, explaining something to a female colleague standing next to him. He's pointing at the screen while the woman is happily listening to him.

      Mettre en place une solution en quelques jours grâce au soutien de spécialistes

      Notre équipe collaborera avec vous et avec vos équipes pour que vous puissiez vous mettre au travail en seulement quelques jours, et non en quelques semaines. L’intégration est simple et directe. De plus, elle a été conçue pour permettre le déploiement rapide de la solution. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :

      • Lancement : rencontre, présentation, configuration du compte et établissement du plan

      • Élaboration : configuration liée aux fournisseurs

      • Configuration : intégration de toutes les composantes essentielles

      • Essai : essais d’acceptation par l’utilisateur (EAU)/formation des utilisateurs

      • Soutien à la clientèle : dernière séance de questions-réponses et transfert au service de soutien

        Shot of a young call centre agent working on a computer in an office

        Principales fonctionnalités de la suite de logiciels de traitement numérique intelligent

        Automatisation des flux de travaux liés aux comptes créditeurs

        Correspondance double ou triple

        Tableaux de bord des rapports

        Plans d’abonnement mensuel flexible

        Configuration initiale des utilisateurs et des fournisseurs

        Intégration directe au principal logiciel de comptabilité

        Comment ça fonctionne

        L’automatisation accomplit la majorité du travail. Voici un aperçu de ce que vous devrez faire après la mise en place.

        1. Numérisez ou téléversez le bon de commande après sa soumission.

        2. Numérisez ou téléversez la liste d’emballage au moment de la réception de la correspondance double.

        3. Numérisez ou téléversez la facture au moment de la réception de la correspondance triple.

        4. Si tout concorde, la suite de logiciels de traitement numérique intelligent génère la transaction approuvée. Si ce n’est pas le cas, un rapport d’exception est généré.

        5. Les données sont transférées dans votre système de comptabilité (option).