DocuWare

Enregistrez, stockez, gérez et partagez des documents - indépendamment du format ou de la source - au bureau, à la maison ou sur la route. Simplifiez les approbations et le traitement des documents avec des workflows automatisés. Les solutions sur site ou dans le cloud vous permettent de stimuler l'adoption par les utilisateurs, de protéger vos documents et données et de fournir une expérience client exceptionnelle.

• Gardez vos équipes productives et les processus métier en mouvement, où qu'ils travaillent
• Assurez-vous que vos documents sont sécurisés, accessibles, utilisables et conformes
• Créez des flux de travail transparents avec des intégrations d'applications

Recherchez et gérez des documents et des flux de travail à partir de votre ordinateur portable, de votre ordinateur personnel via des clients Web et des applications pour smartphone via un accès sécurisé, contrôlé et enregistré uniquement accessible aux utilisateurs autorisés. Les listes de tâches, les notifications par e-mail et les rappels gardent tout le monde informé et les flux de travail numériques évoluent.

• Accédez à vos documents partout où vous avez une connexion Internet
• Augmentez la productivité en éliminant les tâches manuelles et les retards associés aux documents papier
• Positionnez-vous pour dépasser les attentes des clients en supprimant les obstacles au service client que les équipes distribuées et le papier peuvent créer

Moins vous passez de temps à gérer le papier, plus vous pouvez vous concentrer sur des activités stratégiques axées sur la croissance. Les documents et actifs électroniques résident dans un référentiel centralisé qui est une sauvegarde, de sorte qu'ils ne se perdent pas et peuvent être sécurisés, de sorte qu'ils ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées. Les workflows intégrés à DocuWare vous permettent de partager les informations à la vitesse d'un clic.

• Pré-construire des workflows et des processus documentaires ou créer des ad-hoc au besoin
• Signaler les exceptions pour une réponse et une résolution des problèmes plus rapides
• Donnez à chacun la possibilité de faire plus avec des politiques d'approbation, de révision et de conservation des enregistrements plus rapides

Le mouvement de l'information anime votre entreprise. Quel que soit le département ou votre secteur, vous pouvez augmenter l'efficacité et la sécurité des données grâce à des processus métier automatisés tels que:

• Comptabilité — Automatisez les approbations de factures, l'appariement à 3 et d'autres processus AP lorsque vous surveillez et vérifiez les achats. Fournissez rapidement des POD pour accélérer les comptes clients avec des rapports de processus complets pour des audits sans stress.
• Ressources humaines — Rationalisez le processus d'entrevue en acheminant les documents, en stockant les informations dans un endroit sécurisé et conforme, et en permettant aux actions en libre-service des employés de collecter les talons de paie, de remplir les formulaires, etc. pour gagner du temps.
• Soins de santé — Le traitement sécurisé des dossiers médicaux avec des documents numériques offre un accès limité aux droits des dossiers des patients, y compris les formulaires signés, les résultats des tests, les notes du médecin et plus encore, quel que soit l'endroit où le patient est vu.
• Fabrication — Conservez les documents de processus, les listes de matériaux et autres notes de production clairement documentés pour garantir que la production respecte le budget et le calendrier.
• Éducation — Automatisez les flux de travail pour le traitement et le partage sécurisé des dossiers des étudiants et des documents financiers, par exemple, sachant que le stockage et l'archivage des documents répondent aux exigences de conformité.

DocuWare prend en charge la sécurité HIPAA, GDPR, Sarbanes-Oxley, SOC 2, Type I et de nombreuses autres directives réglementaires américaines et internationales grâce à un accès protégé par des droits, des signatures numériques juridiquement contraignantes, des options de cryptage de fichiers, et plus encore.

• Tous les flux de travail et accès aux documents gérés par des droits sécurisés par mot de passe
• Contrôlez la gestion des versions des documents, les modifications apportées aux documents et qui peut afficher, modifier, stocker, récupérer, modifier ou déplacer un document
• La journalisation des activités et les rapports offrent de la transparence
• Créer et gérer des calendriers de conservation des enregistrements
• Chiffrez les données afin qu'elles restent inaccessibles même à l'administrateur système

Simplifiez l'archivage et la récupération des documents grâce aux intégrations métier dans environ 500 applications différentes. Stockez des documents et des e-mails à partir d'Outlook ™. Transférez des données d'entreprise dans des applications comme SAP, Sage, QuickBooks, MS Dynamics et d'autres systèmes ERP. Avec les intégrations DocuWare, vous en ferez plus, plus rapidement.

Les autres fonctionnalités d'intégration incluent:

• Numérisation, indexation et impression directement depuis votre appareil Ricoh avec un Smart Operations Panel 2.0 ou supérieur dans DocuWare avec notre connecteur RSI DocuWare gratuit
• Intégrations avancées dans des produits tiers via Smart Integration Workflows
• Smart Connect qui connecte en toute transparence des applications à DocuWare pour une récupération immédiate et une indexation et une capture de documents simplifiées
• L'indexation intelligente permet une indexation automatique basée sur les données du document pour éliminer la capture manuelle des données et le classement rapide
• Imprimante DocuWare qui vous permet d'imprimer directement à partir des applications métier
• Des applications mobiles qui transforment votre smartphone en scanner mobile et donnent accès à des documents où que vous soyez