Cinq étapes pour améliorer la gestion de l’information de votre organisation

Les coûts entraînés par l’absence de gestion de l’information

Bien qu’il semble s’agir d’un système idéal, sans faille, la réalité est tout autre. Selon une étude de l’International Data Corporation (IDC), un employé moyen n’est capable de trouver l’information dont il a besoin que 56 % du temps¹ et il passe près de 36 % de son temps simplement à la rechercher.

Il y a pire. En effet, une étude de PwC a révélé que 96 % des entreprises ne parvenaient pas à exploiter pleinement le potentiel de leur information². Plus de 40 % des entreprises ayant participé à l’étude ont déclaré qu’elles n’avaient tiré que peu d’avantages concrets de leur information, tandis que 23 % ont affirmé n’en avoir tiré absolument aucun avantage.

De toute évidence, l’ère de l’information n’a pas été à la hauteur des promesses faites à de nombreuses organisations. Cela est dommage, parce que si vous gérez bien votre information, elle peut transformer votre organisation en une machine agile et rapide qui développe les produits que les clients de demain recherchent et qui les met sur le marché plus rapidement que la concurrence.

Mais pour ce faire, il faut d’abord déverrouiller l’information, la sortir des silos et créer un système robuste pour la gérer. Une fois ces étapes réalisées, l’information peut servir de balise pour tout identifier, des goulots d’étranglement du point de vue de l’approvisionnement aux lacunes dans le service à la clientèle.

Comment gérer l’information au sein d’une organisation

De nombreuses organisations ne savent pas par où commencer pour déverrouiller leurs informations. Voici donc une feuille de route générale :

1. Mettre en place un système de gestion de l’information à l’échelle de l’entreprise avec un cadre supérieur responsable (comme un dirigeant principal des données). Gartner vous recommande également de nommer un responsable de la gestion de l’information pour chaque unité d’affaires, afin d’aider à créer des contrôles de risque pour l’information qu’elles utilisent.³

2. Effectuer un audit de l’information de votre entreprise pour savoir d’où proviennent les coûts et les goulots d’étranglement. Les anciens systèmes et les documents papier sont souvent les coupables. La conversion de ces documents sous forme numérique leur permet d’être accessibles et interrogeables, par tout le monde et partout. Non seulement cela vous permettra d’économiser de l’argent et d’aider vos employés à être plus productifs, mais cela peut aussi vous apporter de nouvelles perspectives commerciales. La numérisation et la capture de données, qui semblaient autrefois être des tâches monumentales, sont désormais plus simples et plus accessibles pour toutes les entreprises grâce aux services de capture et de conversion actuels offerts sur des plateformes de service comme la plateforme d’affaires intelligente (IBP)^ms.

3. Éliminer l’espace de stockage inutile. Le stockage physique et le stockage numérique coûtent de l’argent. Utilisez-vous la combinaison optimale de solutions sur site et hors site ou le moment est-il venu d’apporter des changements? Cette mesure ne devrait pas être un exercice ponctuel — la technologie progresse rapidement, alors vous devriez examiner régulièrement vos systèmes pour voir si un nouvel agencement pourrait mieux vous convenir.

4. Utiliser un système de gestion du contenu ou de gestion de données d’entreprise pour faire la lumière sur 80 à 90 % de vos données non structurées. Celles-ci incluent les documents Word et Google, les courriels, les fichiers PDF, les PowerPoint, les vidéos, les fichiers audio, les images et même les publications sur Facebook et Twitter. Les feuilles de calcul conventionnelles ne permettent pas d’agréger et d’analyser ce type d’information; il vous faudra plutôt utiliser une solution de veille stratégique d’exploration de données.

5. Effectuer des analyses des mégadonnées sur les informations de votre entreprise pour repérer les tendances et faire des prédictions. Avec l’énorme quantité d’informations disponibles à analyser, il est important de poser les bonnes questions et de se concentrer sur les domaines où vous pouvez économiser des coûts ou développer de nouvelles sources de revenus. Connaissez-vous des problèmes de livraison? Analysez la chaîne d’approvisionnement. Voulez-vous savoir ce que vos clients pensent vraiment de vous? Ne vous fiez pas uniquement aux sondages — analysez les données de vos réseaux de médias sociaux. Les clients recherchent-ils quelque chose que vous ne leur fournissez pas? Il est peut-être temps de lancer une nouvelle gamme de produits.

Une fois que vous avez libéré le pouvoir de votre information, vous ne pouvez plus faire marche arrière.

Avec l’efficacité améliorée et les renseignements supplémentaires que vous obtiendrez en optimisant votre information et en débloquant sa pleine valeur, vous vous demanderez pourquoi vous n’avez pas commencé plus tôt.