Centres de ressources intégrées

Bien que notre monde soit axé sur le numérique, les centres d’impressions sur site et les imprimeries internes sont en train de se transformer en services indispensables et hautement pertinents. Selon une étude de l’IDC, 63,8 % des travailleurs du savoir interrogés ont admis que l’impression est « importante » ou « très importante » pour leur organisation¹.

Les organisations qui font preuve d’optimisation et d’innovation en matière d’impression, ce qui comprend les salles de courrier ainsi que la signalisation et les médias numériques, sont celles qui ont réellement la capacité d’évoluer et de croître. Ces organisations abordent la transformation d’affaires d’une manière nouvelle et se donnent la chance de générer des revenus, plutôt que d’en perdre. Elles mettent en place des méthodes exhaustives et intégrées qui leur permettent de moderniser et d’automatiser leurs technologies, leurs procédures, leur équipement et leurs services.

Adopter une mentalité de croissance, c’est combiner des logiciels, de l’équipement et des services novateurs entièrement intégrés et trouver la manière la plus économique et productive de faire des affaires en pensant toujours aux clients. Chez Ricoh, nous associons cette évolution aux « centres de ressources intégrées », qui soutiennent les solutions et les services basés dans le nuage ainsi que sur les sites, que ce soit ceux des clients ou de Ricoh.

Au sein des centres de ressources intégrées sont réunis les procédures, le rendement, les technologies et les talents les plus appropriés pour les activités d’impression et de courrier. Plus précisément, cette collaboration avec Ricoh, à titre de conseiller expert du secteur ou des services gérés, permet d’évaluer et de transformer tous les centres de ressources intégrées en source de revenus et de réduire les dépenses, notamment en réalisant les activités suivantes :

• Élaborer un plan d’affaires visant l’efficacité des activités dans l’ensemble de l’écosystème documentaire.

• Rehausser les procédures de prise en charge des commandes.

• Intégrer les systèmes existants pour saisir, connecter et sécuriser les données.

• Transformer les tâches manuelles en flux de travaux automatisés.

• Configurer les espaces de production pour favoriser l’efficacité des tâches et l’utilisation économique de l’espace par l’équipement et l’inventaire.

• Optimiser le traitement, les taux, la sécurité et la conformité du courrier.

• Évaluer la formation liée à l’équipement, les pratiques exemplaires en matière de ventes et de marketing, les frais administratifs ainsi que les dépenses de production.

1. Donner aux dirigeants d’établissements la capacité d’évoluer et d’offrir de nouveaux services qui rehaussent et transforment la valeur de l’organisation.

2. Réaliser des économies de coûts allant entre 25 et 35 %.

3. Favoriser une importante croissance des revenus.

4. Rehausser l’efficacité opérationnelle grâce à l’automatisation, qui limite et optimise les coûts.

5. Faire appel à de nouvelles technologies d’intelligence artificielle (IA) ainsi qu’à l’intégration des analyses prédictives pour améliorer les flux de travaux, la production de rapports, la collecte de renseignements ainsi que les suivis.

6. Favoriser la gouvernance de l’information.

7. Rehausser la sécurité et la conformité en matière de confidentialité.

8. Favoriser l’atteinte des objectifs liés à l’environnement, à la société et à la gouvernance (ESG).

9. Résoudre les problèmes liés à la main-d’œuvre en faisant appel à des services.

10. Instaurer un climat de confiance en exécutant des projets d’impression de haute qualité rapidement.

Pour les organisations traitant d’importants volumes d’impression et de courrier, il peut sembler difficile d’adopter des pratiques exemplaires tout en faisant appel à une approche stratégique. Les défis liés à la réduction du courrier, à la hausse des frais postaux, au courrier retourné, à la main-d’œuvre, à l’utilisation massive d’applications ainsi qu’au travail hybride représentent des difficultés pour bon nombre d’imprimeries internes et, ultimement, peuvent entraîner des pertes de revenus.

Les ressources offrant des services d’automatisation du courrier et de l’impression sont souvent négligées, même si elles ne le devraient pas. Pour surmonter bon nombre de défis, les organisations doivent faire appel à des personnes formées pour offrir les meilleurs services aux clients internes et externes. Obtenir des services gérés de la part de professionnels chevronnés peut souvent permettre d’atteindre de nouveaux sommets en matière d’excellence au sein des milieux de travail. Faire appel à une expertise concrète et avisée peut accélérer la production et l’évolution en plus de permettre la collecte de renseignements plus détaillés.

L’IDC prévoit que « d’ici 2027, 40 % des entreprises adopteront un nouveau modèle d’approvisionnement en matière de technologies et de services d’impression, afin de mieux soutenir leur passage aux activités de plus en plus numériques.² » La capacité de suivre le rythme du changement constant, de la conformité, de la sécurité, de la technologie et des opérations représente la raison pour laquelle bon nombre d’organisations se tournent vers les centres de ressources intégrées offrant des services complets.

De plus, l’IDC prévoit que « d’ici 2026, 60 % des entreprises auront établi des objectifs de compensation des émissions de carbone liées à l’impression » et que « d’ici 2027, 10 % des entreprises mondiales tenteront d’acquérir des appareils réusinés ou remis à neuf », dans un effort de durabilité³. Les analystes prévoient également que l’IA et l’IA générative rehausseront les services d’impression, ce qui exigera que les organisations modernisent et perfectionnent continuellement leurs procédures, leurs technologies et leurs appareils.

La clé pour faire croître vos services de courrier ou vos imprimeries internes est de transformer vos activités existantes en analyses, en production et en services axés sur les données qui rehaussent votre valeur et vous offrent un avantage concurrentiel. Vous devez savoir ce qui est à votre disposition, ce que vos ressources actuelles peuvent accomplir et adopter la bonne stratégie pour accélérer votre croissance. Une fois que les projets entrants et sortants, les documents, le courrier et les communications ont fait l’objet d’une évaluation, les organisations peuvent établir leurs points de référence ainsi que leurs futurs objectifs de croissance.