Moderniser votre infrastructure d’impression

L’impression en nuage a évolué, il le fallait. Le passage soudain et retentissant au télétravail et aux pratiques de travail hybride a accéléré l’installation d’une tendance que certains d’entre nous croyaient impossible.

Pourtant, elle est bien là.

Cette tendance a créé le besoin, pour les employés, d’accéder à l’information et de réaliser leurs tâches d’affaires habituelles depuis divers emplacements, notamment depuis leur bureau à domicile.

Bien que nous accordions une grande importance à la sécurité de l’information et des données entre les ordinateurs portables personnels, PC ou Mac, et les réseaux des organisations, bon nombre de ces organisations ont remarqué que la gestion des appareils et des imprimantes dont se servent les télétravailleurs et le personnel hybride exigeait une attention immédiate.

Les meilleures solutions de gestion de l’impression pour les organisations modernes

Vous vous demandez peut-être pourquoi nous parlons encore d’imprimantes et d’impression.

Bien, alors que de plus en plus d’employés retournent au bureau, la gestion des imprimantes et de l’impression sera une importante préoccupation pour les organisations.

Dans son étude portant sur les services d’impression de base et sur les services de gestion des documents et de l’impression aux États-Unis et à l’échelle mondiale pour 2022 à 2026 (Worldwide and U.S. Managed Print and Document Services and Basic Print Services Forecast Update, 2022-2026), l’IDC prévoit que la croissance stagnera ou déclinera jusqu’en 2026¹. Donc, même si un déclin des volumes d’impression est possible, il n’est pas garanti. Bien que les milieux de travail soient désormais numériques et que les volumes d’impression connaissent un certain déclin, les activités d’impression n’ont pas disparu.

Voici quelques tendances et prévisions à prendre en compte:

• La production couleur continue de croître².

• Le volume de pages imprimées demeure élevé au sein du domaine juridique et du domaine des soins de santé².

• On observe une hausse des impressions liées aux courriels, au contenu Web, à la comptabilité, aux finances, au marketing et aux ventes³.

• On prévoit une hausse de l’impression d’étiquettes équivalant à 752,6 millions de dollars à l’échelle mondiale entre 2022 et 2033⁴.

Dans un monde où les employés travaillent depuis divers emplacements géographiques, plutôt qu’à l’intérieur du pare-feu des réseaux du bureau, il faut absolument mettre en place une solution qui allège le fardeau des ressources TI, qui respecte les pratiques exemplaires en matière de sécurité des données et qui permet à tous de demeurer productifs, peu importe où ils travaillent, mais surtout, qui simplifie la gestion des coûts et, idéalement, qui réduit ces coûts.

Donc, que font les organisations?

L’IDC a noté que près de 70 % des entreprises ont adopté la gestion des services d’impression¹, alors que Quocirca a noté que⁵ :

• 43 % des entreprises ont mis en place une plateforme de gestion de l’impression en nuage.

• 37 % des entreprises prévoient le faire dans quelques années.

• 40 % des entreprises indiquent que le recours à une plateforme de gestion de l’impression en nuage est le plus important avantage de l’adoption des services de gestion de l’impression.

Avantages de l’infrastructure d’impression en nuage pour l’équipe des TI

La gestion et le soutien d’une infrastructure d’impression exigent énormément de ressources. Les professionnels des TI et les autres employés impliqués dans la gestion et l’administration des environnements d’impression sur site savent que les appareils, aujourd’hui, sont davantage prêts à l’emploi qu’ils ne l’étaient auparavant, mais que bon nombre de leurs composantes exigent toujours de l’attention.

Une infrastructure d’impression typique comporte habituellement ces cinq éléments :

• Serveurs d’impression

• Pilotes d’impression

• Réseaux (sans fil et Ethernet)

• Appareils des utilisateurs (ordinateurs, ordinateurs portables, appareils mobiles) qui doivent être connectés aux imprimantes

• Imprimantes

Les serveurs d’impression doivent comprendre de l’équipement et des logiciels, qui eux incluent un soutien et un entretien standard. Les pilotes d’impression, qui sont des applications qui convertissent les données dans un langage que l’imprimante comprend, exigent une gestion et de l’entretien. Bon nombre d’imprimantes comportent plus d’enjeux que jamais, puisqu’elles ne se trouvent plus dans les bureaux, mais bien dans les domiciles des employés.

Le transfert de l’infrastructure d’impression dans le nuage élimine les serveurs d’impression sur site ainsi que la gestion des pilotes d’impression. C’est l’entreprise qui héberge l’infrastructure d’impression en nuage qui assume ces responsabilités. Ce changement simplifie également l’installation des imprimantes, grâce à des procédures sécurisées qui permettent aux employés de configurer eux-mêmes les imprimantes, peu importe l’endroit où ils travaillent.

Impression dans le nuage pour le personnel

Les infrastructures d’impression en nuage rehaussent l’expérience des employés tout autant qu’elle simplifie la vie du personnel TI. Les employés peuvent ajouter une imprimante et imprimer depuis leurs ordinateurs vers leurs imprimantes désignées par leur entreprise en ayant uniquement recours à une connexion Internet. Ils n’ont pas à trouver le bon pilote d’impression, à faire appel à l’équipe des TI ou même à attendre de se rendre au bureau pour imprimer.

L’impression en nuage permet aux employés de se connecter pour imprimer tout en permettant à l’organisation de maintenir son réseau et son information en sécurité.

Évidemment, il faut penser à la question de la sécurité de l’information. En effet, si les employés peuvent imprimer sur un appareil au bureau, est-ce que cela ne signifie pas que des documents sont laissés dans les bacs de papier, à la portée de tous?

Les organisations peuvent prévenir ce type de situation en mettant en place des politiques d’impression sécuritaire qui exigent qu’un utilisateur s’authentifie sur un appareil avant de relâcher la tâche d’impression.

Expérience client améliorée

Il est rare que les clients interagissent directement avec les imprimantes d’une organisation. Il ne faut toutefois pas négliger la relation indirecte qu’ils entretiennent. En effet, la capacité d’impression des employés peut avoir un impact important sur le service à la clientèle et influencer la perception que les clients se font de l’organisation.

Même si l’impact varie d’une organisation à une autre, il est important de réfléchir à la façon dont les enjeux d’impression influencent l’expérience de la clientèle. Selon notre expérience, les infrastructures d’impression en nuage règlent bon nombre des enjeux.

5 raisons pour lesquelles les organisations doivent adopter une infrastructure d’impression en nuage

Nous avons abordé plusieurs des avantages offerts par les infrastructures d’impression en nuage. La réalité est que ces avantages sont, ou sont rapidement en train de devenir, essentiels pour les entreprises qui souhaitent demeurer concurrentielles sur le marché. De plus, les inefficacités coûtent cher, et les ressources et le personnel sont limités.

Les chefs de file du marché ont identifié les 5 domaines où les besoins sont les plus importants.

Sécurité

Les plateformes en nuage sont dotées, par nécessité, de politiques et de protocoles exhaustifs de cybersécurité qui garantissent que les données de leurs clients demeurent en sécurité. De plus, elles sont régulièrement actualisées selon les mises à jour, les technologies et les pratiques les plus récentes.

Les clients qui font appel à ces infrastructures en nuage profitent de ces protections, sans avoir à déployer eux-mêmes des efforts : tout est inclus.

L’adoption de pratiques de sécurité appropriées joue également un rôle majeur à l’égard des pratiques exemplaires de gouvernance de l’information, qui permettent aux organisations de faire un suivi et d’évaluer les accès à leurs données et à leur information lors de chaque interaction.

Télétravail

Le passage au télétravail, à temps partiel ou à temps plein, engendre des défis uniques pour les infrastructures d’impression réseau traditionnelles. La gestion et le maintien de la sécurité des connexions qu’établissent les membres de l’équipe entre leur domicile et les imprimantes mettent les ressources TI à l’épreuve.

Les infrastructures d’impression en nuage allègent les efforts des équipes TI, rehaussent l’accessibilité pour les utilisateurs et, dans bien des cas, favorisent l’impression en libre-service. En bref, les utilisateurs peuvent trouver les imprimantes, s’y connecter et même les dépanner sans avoir à faire appel à une ressource technique.

Tendances en matière de migration dans le nuage

Les organisations se fient de plus en plus aux applications hébergées dans le nuage. Pourquoi?

• Elles rehaussent l’agilité : les employés peuvent accéder aux outils dont ils ont besoin et s’y connecter, peu importe d’où ils travaillent.

• Leurs infrastructures ont moins besoin de serveur, d’abonnement à des logiciels et d’entretien, ce qui a un effet positif sur les revenus.

• Ces applications répondent aux besoins liés à la sécurité des données, réduisent le fardeau imposé aux ressources TI et améliorent les fonctionnalités.

• En d’autres mots, les applications en nuage donnent aux organisations le pouvoir de se concentrer sur leur clientèle, ce qui leur donne un avantage concurrentiel.

Pourtant, même les organisations qui ne connaissent pas d’enjeux liés à la concurrence, comme les municipalités et les écoles, se tournent vers les infrastructures en nuage.

Analyses

Les données représentent un autre facteur important du passage au nuage. La plupart des applications en nuage comportent des outils de production de rapports. Les données d’analyse portant sur l’impression comprennent les rapports et le suivi de l’utilisation aux fins d’audits, la production de rapports sur la conformité ainsi que les analyses de coûts.

Les tendances liées à l’utilisation aident les décideurs à prendre des décisions stratégiques éclairées quant aux acquisitions d’appareils selon les conditions d’affaires changeantes et les différents besoins.

Objectifs de durabilité

Les objectifs liés à l’environnement, à la société et à la gouvernance (ESG) ainsi que les objectifs de développement durable des Nations Unies (ODD) influencent bon nombre de décisions au sein des organisations elles-mêmes, mais aussi des entreprises qui cherchent un partenaire.

Les données issues des applications en nuage contribuent au contrôle et à la réduction de la production d’impression. Le contrôle et la réduction de la distribution de fournitures et de l’utilisation du papier, entre autres, ont un impact sur l’empreinte carbone. Les infrastructures en nuage permettent de réduire la consommation d’énergie globale.

Elles rehaussent également la préparation à l’égard de la continuité des affaires, notamment en garantissant que les organisations peuvent poursuivre leurs activités même si l’accès au bureau est restreint pour une raison quelconque. De plus, elles permettent aux organisations de mieux contrôler les coûts liés à l’impression et, ainsi, de solidifier la gestion des coûts et de rehausser la durabilité financière.

Êtes-vous prêt à adopter une infrastructure d’impression en nuage?

Les obstacles qui freinent le passage aux infrastructures d’impression en nuage ont été grandement réduits, certains ont même été éliminés. Cela signifie qu’il n’a jamais été aussi facile de faire le changement. À titre d’exemple, la solution CloudStream de Ricoh simplifie l’impression et la gestion de l’impression pour les organisations.

Si la gestion de l’impression est un défi pour vous ou si vous pensez passer à l’impression en nuage, le moment est parfaitement choisi.

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