Cinq raisons pour lesquelles vos données sont vitales pour votre organisation

D’habitude, on catégorise les mauvaises données comme étant erronées, dupliquées, personnelles ou sensibles de nature, mais la question est bien plus vaste. En effet, on peut également définir les mauvaises données comme tout élément qui est stocké sur un ancien logiciel désuet n’étant plus fonctionnel et dont la conservation n’est faite qu’à des fins de tenue des dossiers. Qu’il s’agisse de la nature de leur contenu ou de la façon dont elles sont stockées, la plupart des organisations se retrouvent de plus en plus confrontées à la réalité de devoir composer avec les complexités des mauvaises données. Pire encore, la pratique de garder les données dites « sales » est susceptible de coûter des milliards de dollars par an aux organisations si elles sont en violation des politiques et des procédures relatives à la gestion de l’information et des données.

L’identité de la personne à qui revient la tâche de gérer adéquatement toutes les données qui existent dans une organisation est souvent floue. La plupart des organisations s’appuient sur leur service TI ou leur service de gestion des dossiers pour remplir cette fonction, mais en réalité, cette responsabilité incombe à tous. Tous les employés contribuent au déluge de données qui déferle sur les organisations, alors leur apport est essentiel pour parvenir à résoudre le problème.

Il est important de comprendre les raisons expliquant l’importance monumentale des données « propres » pour chaque personne de votre organisation. Voici les cinq principales raisons pour lesquelles le moment est venu de se joindre aux efforts de nettoyage des données :

Augmenter la productivité et diminuer les risques d’ordre opérationnel

Les organisations créent de plus en plus d’information par l’entremise des courriels, de la messagerie instantanée, des médias sociaux, des images et des vidéos (et la liste continue de s’allonger). L’information est désorganisée et difficile, voire impossible à analyser, alors que pourtant, les données ont une valeur incroyable pour les analystes en TI. Il y a de cela deux ans, IDC a estimé que d’ici 2020, 37 % des données non structurées seraient utiles si elles étaient analysées adéquatement, ce qui entraînerait des gains de productivité se chiffrant à 430 milliards de dollars pour les organisations, à condition qu’elles soient bien utilisées. Maintenant, on croit que jusqu’à 80 % des données à l’échelle mondiale seront non structurées d’ici 2025. La gestion adéquate de ces données nous rend plus aptes à localiser les documents au moment où il nous les faut.

Augmenter votre capacité à exploiter la technologie pour découvrir une valeur potentielle

Nous connaissons tous la phrase « gardons les choses simples », cependant, dans le monde des volumes massifs de données, y arriver peut parfois sembler impossible. En vérité, plus la façon de classer les données est simple, plus il est facile d’exploiter la technologie qui l’entoure. Une fois que les données sont catégorisées de manière adéquate, une technologie basée sur l’intelligence artificielle est à même de vous en donner une compréhension encore meilleure, de remédier aux fuites de renseignements personnels et de découvrir des renseignements commerciaux et une valeur potentielle dans les données obscures et coûteuses que vous stockez (et n’utilisez pas).

Atténuer les risques de cybersécurité pour aider à assurer la protection de votre marque

Protéger l’identité de marque de votre organisation est essentiel pour maintenir votre compétitivité dans n’importe quelle industrie. Toute violation des données d’une entreprise ou des renseignements personnels des clients fait grandement perdre la confiance des clients en l’entreprise en question, ce qui entraînera des conséquences sur les résultats financiers de cette dernière. En fait, une étude menée par IBM en 2020 a permis de révéler qu’il fallait en moyenne 207 jours avant même qu’une organisation ne détecte une violation. En structurant vos données, vous réduisez le risque d’une violation de vos données et préservez la réputation de la marque de votre organisation.

Améliorer la capacité de lire et de comprendre les données parmi vos intervenants

Imaginez une organisation dans laquelle tous les services parleraient leur propre langue. C’est essentiellement ainsi que les entreprises reposant sur l’usage de données fonctionnent lorsque l’on est incapable de lire et de comprendre les données. Si personne en dehors du service ne comprend ce qui est dit, peu importe que l’analyse des données offre une grande valeur commerciale et qu’elle soit une composante nécessaire de toute entreprise à l’époque du numérique dans laquelle nous vivons.

Même si une organisation a une mentalité numérique, communiquer une valeur commerciale à un consommateur mondial peut sembler presque impossible. Afin de maintenir leur compétitivité, les organisations doivent soutenir la capacité de lire et de comprendre les données et sensibiliser tous les services aux meilleures pratiques en matière de gestion des données.

Vous débarrasser des données redondantes, obsolètes et insignifiantes (ROI)

Nettoyer les mauvaises données est non seulement dans l’intérêt de votre organisation, mais aussi dans celui de vos clients. L’ennui avec les données réside dans le fait qu’elles sont quelque peu invisibles. Beaucoup d’entre nous ignorent comment s’attaquer au problème du déluge de données. En particulier, l’industrie légale se retrouve confrontée au défi de se faire demander de « tout conserver, au cas où ». Pendant ce temps, les services TI et les services de gestion des dossiers essaient de jongler avec des priorités conflictuelles comme la sécurité et le respect de politiques de conservation, et ce, tout en acquérant et en mettant en place de l’espace de stockage supplémentaire pour soutenir le déluge continu de données qui est créé.

À cause du déferlement de violations de données qui se produit aujourd’hui, les organisations tournent tout de suite leur attention sur leurs stratégies de gestion des données, afin de remédier aux données ROI. Les organisations ne veulent pas attendre d’être obligées de se pencher sur leurs données et de mettre en place des solutions à la volée qui sont coûteuses, chronophages et dommageables pour leur réputation. Les chefs de la direction et les cadres souhaitent dormir sur leurs deux oreilles la nuit, avec la certitude que les données de leur organisation sont bien gérées et qu’une stratégie adéquate et de bonnes procédures opérationnelles ont été instaurées dès le début.

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