Les comptes créditeurs. Tâche administrative inutile ou fonctions d’affaires essentielles?
Le traitement des comptes créditeurs est très transactionnel et demande en général beaucoup de main d’œuvre. Le traitement des factures de comptes créditeurs comprend plusieurs tâches fastidieuses qui sont un mauvais usage des ressources internes dans un marché du travail de plus en plus exigeant. Bien que les comptes créditeurs (CC) puissent sembler être des tâches administratives inutiles, en réalité, ils sont l’épine dorsale d’une entreprise.
Avant la pandémie, plusieurs entreprises ne croyaient pas que des procédures financières essentielles pouvaient être effectuées efficacement sous un modèle à distance et distribué. La réalité n’est plus la même aujourd’hui.
Externaliser les fonctions initiales des CC peut être avantageux… si vous choisissez un partenaire qui peut répondre à vos besoins. Les experts chez Ricoh ont compilé des valeurs de solution à rechercher lorsque vous considérez un partenaire d’automatisation de procédés d’entreprise.
Le traitement des exceptions aux règles de votre entreprise
Il y a plusieurs problèmes fréquents en lien avec le traitement des factures qui donnent du fil à retordre au service des CC et qui font en sorte que votre entreprise rate des rabais liés aux paiements anticipés, écope des frais de retard, et peut causer des conflits avec les fournisseurs ainsi que des pertes de revenu. Ces problèmes sont souvent amplifiés pour les plus grosses entreprises qui ont plus d’une plateforme de CC et dont les achats sont décentralisés. Voici quelques-uns de ces défis ainsi que leurs solutions possibles :
Identification des factures en double : arrêtez de payer les fournisseurs plus d’une fois en automatisant l’identification des factures en double en comparant les données des factures reçues aux factures déjà réglées.
Fournisseurs non approuvés : la plupart des services de CC ne peuvent pas traiter les factures qui viennent de fournisseurs qui ont fourni des biens et des services à l’entreprise si le fournisseur n’est pas enregistré dans le système en tant que fournisseur approuvé. Une bonne solution de procédure d’affaires devrait pouvoir fournir une réponse automatisée à ces fournisseurs non approuvés et leur fournir un lien pour aller s’enregistrer ainsi que les indications sur la façon de resoumettre leur facture, ce qui fait en sorte que le service des CC économise du temps et n’a pas besoin gérer les fournisseurs frustrés et fâchés.
Fournisseurs en double : il n’est pas rare que le même fournisseur se retrouve dans plusieurs bases de données de fournisseurs sous plusieurs noms de contacts, adresses et numéros de compte. Le traitement automatique peut vous aider à identifier efficacement plusieurs fournisseurs qui ont le même nom qui causent des incohérences lorsque vient le temps d’associer des factures au bon compte.
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