Découvrez comment la Première Nation de Westbank a rehaussé l’expérience et la sécurité de ses employés

Les solutions numériques en milieu de travail sont essentielles pour permettre aux employés de communiquer facilement entre eux et d’accéder aux ressources et à l’information dont ils ont besoin pour travailler efficacement. Créer un milieu de travail axé sur le numérique par l’automatisation des procédures donne aux municipalités les moyens pour améliorer les procédures d’affaires clés, pour exploiter les données et les analyses afin de découvrir les occasions de croissance ainsi que pour gagner en agilité en vue de soutenir les environnements de travail changeants.

La Première Nation de Westbank a redéfini le travail en automatisant et en numérisant ses procédures internes pour accélérer la prestation des services offerts à ses citoyens et favoriser l’innovation au sein des services publics.

Située au Centre-Sud de la Colombie-Britannique, au Canada, la Première Nation de Westbank (WFN) est l’une des huit communautés d’Okanagan, elle est composée de cinq réserves d’une superficie totale d’environ 5 340 acres. Il y a approximativement 855 membres de la Première Nation de Westbank, dont la majorité demeure sur la réserve avec 9 000 résidents qui ne sont pas membres. La Première Nation a mis en œuvre un des ensembles les plus complets de règles communautaires au Canada qui couvrent le développement et la réglementation des terres de réserve. Dans son administration, la Première Nation de Westbank a plusieurs services communautaires importants, y compris : les services de garderie et préscolaires au centre de développement de l’enfant de Westbank, une église multiconfessionnelle et la maison de l’apprentissage Sensisyusten, une école primaire allant de la maternelle à la sixième année.

Passer à l’action en transformant les procédures manuelles en procédures automatisées

Le gouvernement de la Première Nation de Westbank est composé d’environ 200 membres qui servent 10 000 résidents. WFN devait régler les silos entre les services et améliorer l’efficacité avec les demandes internes, qui impliquaient de nombreuses tâches manuelles qui étaient complexes et ennuyeuses. L’organisation cherchait à automatiser et à numériser les procédures ainsi qu’à archiver ses dossiers papier existants actuellement entreposés pour améliorer l’expérience lors de l’accès aux services pour les employés et les membres. Après avoir exploré toutes les options, WFN a sélectionné un système de gestion de contenu d’entreprise (GCE) pour répondre à ses besoins. Depuis la mise en œuvre, il y a plus d’une décennie, WFN a travaillé avec Ricoh pour croître ses efforts de transformation numérique en adoptant des applications de gestion du flux de travaux et de gestion des formulaires afin d’automatiser les procédures d’affaires et d’utiliser les métadonnées pour améliorer les rapports et les temps d’exécution.

Aujourd’hui, grâce au soutien de Ricoh, WFN a su profiter efficacement de son système de GCE pour de nombreuses procédures internes dans différents services en rationalisant les approbations et la gestion des dossiers au moyen de l’acheminement automatisé des documents. En plus des économies de temps, les avantages comprennent aussi d’être en mesure d’effectuer efficacement le suivi des contacts à l’arrivée et au point culminant de la COVID-19 et la flexibilité de continuer d’aborder la santé et la sécurité de la communauté par les rapports d’incidents.

Établir une fondation numérique

WFN gère plus de 4 400 propriétés, ce qui nécessite des procédures de documents intenses liées aux impôts fonciers. Très tôt, WFN a reconnu le besoin d’un système de gestion de dossiers plus efficace. Une majorité de ses documents essentiels de gestion des dossiers et des impôts fonciers se fiaient sur le classement hors site, entraînant des frais supplémentaires importants d’essence pour entreposer et récupérer les boîtes. Voyant une occasion d’améliorer la conformité, la transparence et l’efficacité, WFN a exploré des façons de transformer numériquement la façon par laquelle l’organisation gérait ces documents. « Le répertoire est passé de la gestion des procès-verbaux et des politiques à la gestion des documents de travail et des fichiers des cas. Nous avons vécu une transformation à l’échelle de l’organisation, d’un service à l’autre », a expliqué Chad Rota, superviseur de la gestion des dossiers et de l’information pour la Première Nation de Westbank.

Aujourd’hui, l’organisation utilise un système de GCE pour traiter numériquement tous les documents liés aux comptes d’impôts fonciers et les stocker dans un endroit centralisé, éliminant ainsi les fichiers perdus par la facilité de leur recherche. La procédure exige maintenant moins de papier : elle nécessitait auparavant cinq étages de tablettes du plancher jusqu’au plafond contenant plus de 4 000 dossiers. Maintenant, il n’y a que quelques petits dossiers pour le traitement des documents qui doivent être numérisés hebdomadairement ou envoyés par la poste aux résidents, la différence est frappante. Au fil de l’évolution de l’organisation, les pièces d’entreposage des fichiers ont été converties en espaces de travail fonctionnels. La situation est gagnante pour tous.

Augmenter l’efficacité administrative et rehausser l’expérience des employés

L’organisation a reconnu que les demandes internes, comme les notifications et les rapports de changement des employés, devaient également être numérisées et automatisées, afin de redonner du temps aux employés qui géraient manuellement les fichiers qui passaient d’un service à l’autre. Chad Rota ajoute : « Nous avions réellement besoin d’une façon pour améliorer la surveillance et la transparence de rationaliser ces soumissions. » WFN a également mis en œuvre une solution de formulaires électroniques offerte par Ricoh, qui permet aux formulaires d’être modifiés numériquement sans passer d’un service à l’autre pour les changements et les approbations. Cette procédure complètement numérique a augmenté l’efficacité et a bonifié la satisfaction des employés comme les demandes des employés sont résolues plus rapidement. De plus, le portail de demandes est hébergé en utilisant des formulaires électroniques qui peuvent être facilement modifiés et mis à jour avec des ressources nouvellement disponibles. Rota exprime : « Être capable d’accéder à tout depuis un emplacement central a permis au personnel d’être plus indépendant et autonome. »

Prioriser la santé et la sécurité des employés

En plus de créer une culture numérique à long terme, Ricoh a offert à WFN une vue d’ensemble des conditions de travail pour ses employés, améliorant ainsi la santé et la sécurité des employés au moment le plus important. Si un incident se produit sur site, les employés peuvent remplir un formulaire dévoué qui est automatiquement envoyé au conseiller en santé et en sécurité au travail de WFN, tout en avisant le directeur de la soumission. Le système génère une tâche de mesure corrective, encourageant une discussion à propos de la cause de l’incident individuel et des mesures préventives. En plus des métadonnées basées sur l’emplacement et le service de l’incident, WFN peut exploiter des outils de rapports avancés pour déterminer les tendances de santé et de sécurité et prendre des décisions plus éclairées et fondées sur les données pour améliorer les conditions d’emplacements en particulier. Ce système aide aussi à soutenir les exigences de conformité en matière de développement de politiques alors que WFN soumet des rapports annuels aux entités de gouvernance régionales et nationales au Canada. Maintenant, les employés peuvent extraire des données pertinentes des réponses aux incidents et remplir ces formulaires plus rapidement et précisément. De plus, durant les premières phases de la pandémie, WFN a également utilisé sa solution de GCE pour soutenir les efforts de suivi des contacts et a conçu un formulaire dévoué pour les employés qui se rendent sur les sites afin de se conformer aux exigences de signalement de santé de la Colombie-Britannique, ce qui a éliminé le besoin d’un logiciel dévoué seulement à la santé et à la sécurité.

Comprendre les priorités de l’entreprise

Par son partenariat avec Ricoh Canada, WFN a été en mesure d’établir des solutions reproductibles qui peuvent être appliquées à une variété de procédures, ce qui a rendu possible pour WFN d’optimiser ses ressources tout en permettant à ses employés d’être plus autonomes et moins dépendants des fichiers papier. Les documents peuvent être récupérés en quelques secondes, ainsi les employés peuvent travailler plus efficacement et être plus responsabilisés par rapport aux procédures centrales. Atteindre de telles économies en temps et en ressources s’est traduit en réduction des coûts opérationnels et des allocations de personnel, ce qui permet à l’organisation d’être plus efficace.

Pour en savoir plus sur les solutions de gestion de documents numériques de Ricoh, les formulaires électroniques et l’automatisation de procédures, cliquez ici ou communiquez avec un représentant Ricoh dès aujourd’hui.