Impartition des salles de courrier : avantage et parcours vers l’efficacité

Il y a des années, les salles de courrier étaient perçues comme « le prix à payer pour faire des affaires ». Les temps changent.

Aujourd’hui, penser de cette façon peut grandement nuire à votre organisation. Les dirigeants d’entreprise reconnaissent désormais les avantages de l’optimisation des communications et de la réduction du traitement manuel du courrier. L’impartition des salles de courrier est l’une des solutions.

De plus, les entreprises qui impartissent leur salle de courrier profitent d’autres avantages :

• Productivité accrue du personnel

• Expérience client améliorée

• Meilleure communication et livraison du courrier pour les employés travaillant de partout

L’impartition d’une salle de courrier peut sembler décourageante. La bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas à le faire seul.

En fait, si vous trouvez le bon partenaire, vous obtiendrez probablement une solution plus souple et plus évolutive que votre solution interne actuelle.

Avantages de l’impartition des salles de courrier

Les organisations perçoivent souvent l’impartition comme une façon d’optimiser les procédures, de rehausser la qualité et l’efficacité ainsi que d’accélérer la prestation de service. Pourtant, elle offre d’autres avantages plus subtils.

En voici des exemples :

• Vous obtenez une technologie toujours à jour. En tant que spécialiste des salles de courrier, votre partenaire s’assure de toujours mettre à jour sa technologie et, ainsi, garantit que la plus récente technologie est toujours à votre disposition.

• Vous êtes formés. Votre partenaire collaborera avec vos équipes pour s’assurer que les nouveaux employés comprennent comment utiliser et avoir recours aux services offerts, mais aussi comment en tirer le meilleur parti. Tout le monde y gagne.

• L’amélioration des flux de travaux bénéficie à tous. Le télétravail, devenu très populaire aujourd’hui, peut complexifier la livraison du courrier en temps opportun. L’établissement d’une salle de courrier axée sur le numérique garantit que chacun obtient ce dont il a besoin, peu importe où il se trouve.

Voici d’autres avantages offerts par les salles de courrier numérique :

• L’optimisation des procédures accélère et précise la livraison en plus de rehausser l’efficacité en permettant le traitement simultané du courrier papier et du courrier électronique.

• La conformité peut être mieux documentée grâce aux pistes d’audit.

• Les coûts d’exploitation peuvent être réduits, notamment grâce à la réduction du personnel nécessaire à la réception, au triage et au traitement des communications, aux plus faibles coûts de la distribution des correspondances et à la réduction des exigences immobilières permise par l’élimination du stockage de documents au sein du réseau de l’organisation ou de son espace physique, notamment dans des classeurs.

• Les communications sont améliorées par la possibilité d’effectuer un suivi au sein des autres systèmes. Il s’agit d’un élément essentiel à la mission des commerces électroniques, puisqu’il permet d’informer le client sur l’état de son article tout au long de la procédure.

• La fiabilité des livraisons est rehaussée grâce à la numérisation automatisée précise et ponctuelle des documents et des colis. Cela réduit la quantité de colis égarés, notamment parce qu’ils sont laissés sur le bureau d’employés qui ne se présenteront pas au bureau dans les prochaines semaines.

• Des avis sur l’arrivée et la livraison des colis sont envoyés en temps opportun, peu importe l’endroit où se trouve le destinataire, ce qui favorise la prise de décisions éclairées.

L’un des plus importants défis liés au recours à des procédures et à des configurations de salle de courrier désuètes est qu’il s’agit de services analogues offerts dans un monde numérique où les avantages concurrentiels des analyses et de la gestion efficace des données sont pratiquement devenus essentiels. Les centres de courrier qui continuent de se fier sur leur personnel pour le traitement de leurs communications sont confrontés aux risques liés à l’erreur humaine. Bien que la modernisation de l’entièreté d’un système de communications puisse sembler dispendieuse, l’impartition permet d’obtenir tous les avantages sans avoir à subir les coûts importants des mises à niveau d’équipement et de logiciels.

Les centres de courrier numériques ont été pensés pour répondre à la nature évolutive du travail, qu’il implique d’utiliser un appareil personnel dans un aéroport, de se connecter depuis une table de salle à manger ou encore d’utiliser un espace flexible servant aux employés qui ont besoin d’un bureau pour des occasions spéciales. Peu importe où la journée mène vos employés, les communications de votre entreprise et le courrier doivent se rendre à eux. Idéalement, les communications numériques comme les courriels et les correspondances plus tangibles, comme les colis, doivent être accessibles depuis une source unique.

Cela semble parfait, n’est-ce pas? Voici ce à quoi un centre de courrier moderne devrait ressembler :

La livraison et la réception automatisée du courrier permettent aux destinataires de recevoir leur courrier, peu importe où ils se trouvent. Les employés peuvent accéder à des boîtes aux lettres numériques sécurisées à partir de leurs appareils mobiles et prendre immédiatement les mesures qui s’imposent pour chaque élément. De plus, ce système automatisé peut conserver un enregistrement numérique pour chaque pièce de courrier entrant, assurant ainsi la responsabilisation et la conformité. Les analyses postales rendues possibles par le traitement automatisé des communications vous aident à améliorer la gestion du courrier et le flux d’information en vous offrant des renseignements sur les types de courrier reçu par votre organisation et sur la manière dont ils sont traités. La numérisation des correspondances est une étape clé de l’établissement d’une fondation solide qui soutiendra les efforts de transformation numérique de votre organisation dans les années à venir.

Si votre entreprise choisit de traiter ses communications dans un emplacement externe, un partenaire d’impartition des procédures d’affaires (BPO, Business process outsourcing) et de services administratifs peut mettre en place une case postale où les documents papier seront redirigés. Ensuite, les employés en déplacement qui reçoivent un avis les informant de l’arrivée d’un colis pourront demander que le colis soit conservé à l’emplacement externe jusqu’à ce qu’ils puissent le récupérer.

Que les communications soient au format papier ou au format numérique, les fichiers peuvent être saisis et automatiquement triés selon leur type. Ainsi, l’information précieuse est extraite et sauvegardée en ayant peu recours à l’intervention humaine. Cet acheminement automatisé favorise une plus grande précision, réduit les délais de traitement, sauvegarde instantanément les images et les codes et indexe l’information utile pour permettre aux employés, qui pourraient avoir besoin de la récupérer et de la consulter, de la rechercher.

En impartissant votre salle de courrier numérique, vous pourrez également limiter les risques de sécurité et de conformité souvent associés aux documents papier et aux flux de travaux manuels. De nos jours, vos données numériques doivent être accessibles à ceux qui en ont besoin, mais cela ne signifie pas qu’elles doivent être plus vulnérables. Recherchez des fonctions de sécurité comme l’accès protégé par mot de passe, le suivi des versions, la sauvegarde et la restauration, la protection antivirus et la protection en tout temps. De plus, vous devrez vous assurer que le partenaire de BPO auquel vous pensez faire appel détienne une connaissance approfondie des exigences de conformité de votre entreprise et de votre secteur, surtout s’il s’agit des secteurs des technologies financières, des soins de santé ou de tout autre secteur ayant de grands besoins de sécurité des données, afin qu’il vous aide à élaborer et à mettre en place un plan de conformité complet.

Le paysage de plus en plus mobile du travail est là pour de bon. Veiller à ce que votre centre de courrier numérique soit en mesure de transmettre les communications à vos employés, peu importe où ils se trouvent, n’est pas un luxe, c’est la seule façon de survivre au sein du marché moderne ultra compétitif. Le moment est venu de faire appel à une solution numérique qui a le pouvoir de convertir un centre de coûts en un service à valeur ajoutée.

En impartissant votre salle de courrier numérique, vous vous donnez l’occasion de profiter d’importants avantages, comme une sécurité accrue, une conformité documentée, des analyses exploitables, une plus grande conformité et une expérience client fluide. C’est une étape qui vous permettra d’assurer l’avenir de votre organisation, peu importe ce que la suite amènera.

Dans le cas des services de courrier sur campus, une solution de courrier hybride combine les communications physiques et les communications numériques pour rehausser l’efficacité de la gestion du courrier.

Vous avez des questions ou vous souhaitez en savoir plus sur l’impartition et l’évolution des activités de votre salle de courrier?