Introduction à la gestion documentaire infonuagique

Pourquoi tant d’entreprises prennent-elles le virage infonuagique?

L’infonuagique s’accompagne de nombreux avantages comparativement aux applications fixes traditionnelles, que le nuage soit public ou privé. Bon nombre de ces avantages répondent aux besoins des entreprises qui ont des employés en télétravail ou des bureaux géographiquement séparés. À quelques exceptions près, ces avantages s’appliquent aux solutions infonuagiques, peu importe leurs applications.

Accès simplifié facilitant le télétravail. Pour utiliser un système infonuagique, les employés ont simplement besoin d’une connexion à Internet, d’un navigateur sur leur appareil et des droits d’accès. Si l’application est installée dans un nuage privé, ils peuvent aussi devoir se connecter à un réseau privé virtuel. Pour y accéder, les employés ouvrent leur navigateur, saisissent l’URL (souvent enregistrée dans leurs favoris) et entrent leurs données d’accès.

Sécurité accrue. Les données et la gestion des utilisateurs sont centralisées, et le contrôle des accès permet de définir les droits des utilisateurs, ce qui donne à l’entreprise un contrôle accru sur les données. Cette pratique élimine également les vulnérabilités des terminaux (soit l’appareil local).

Économies. Les applications infonuagiques sont hébergées dans un centre de données, ce qui signifie qu’il n’y a aucune infrastructure physique ni aucun matériel informatique. Les dépenses en capital sont donc remplacées par des dépenses d’exploitation pour des technologies. En outre, l’espace consacré au matériel informatique n’est plus nécessaire, ce qui permet d’optimiser l’espace de bureau.

Sauvegarde des données et reprise après sinistre. Avec la dispersion du personnel, la sauvegarde des données peut devenir un vrai cauchemar. L’infonuagique élimine ce problème. Lorsque vos applications et données sont stockées sur le nuage, des sauvegardes s’effectuent régulièrement. De plus, les centres de données qui hébergent les systèmes offrent souvent de multiples mécanismes à sûreté intégrée et redondances pour garantir le temps disponible. Besoin d’un objectif de point de reprise (OPR) de cinq minutes? Les sauvegardes de données peuvent être programmées pour répondre à ce besoin.

Évolutivité. Dans la plupart des cas, vous n’avez qu’à acheter les licences dont vous avez besoin (ce qui représente une autre économie). Toutefois, il est toujours possible d’ajouter d’autres licences pour accommoder votre croissance, au besoin.

Mises à jour automatiques. Les applications infonuagiques sont régulièrement mises à jour, ce qui permet d’intégrer les plus récents correctifs de sécurité. De plus, vous profitez toujours de la dernière version et des plus récentes fonctionnalités de l’application. Microsoft 365ᴹᶜ est un bon exemple d’application infonuagique régulièrement mise à jour.

Rapports. Les applications infonuagiques vous offrent une abondance de rapports et d’analyses. Vous pouvez donc mesurer le rendement afin de déterminer des façons d’améliorer la productivité ou faire le suivi des accès dans une optique de gestion de la conformité et des risques.

Avantages des systèmes de gestion documentaire infonuagique

La gestion documentaire infonuagique vous offre les avantages précédemment mentionnés, notamment des économies, l’évolutivité, la reprise après sinistre et les rapports.

En outre, elle offre d’autres avantages précis, comme :

• Outils qui favorisent la productivité. Les systèmes de gestion documentaire, y compris les systèmes infonuagiques, sont plus que des classeurs électroniques. Ils permettent souvent l’automatisation des flux de travaux et offrent des outils collaboratifs, des fonctionnalités de saisie de données et d’autres outils. Ces outils permettent de réduire le temps passé à modifier, partager et acheminer des documents d’une personne à l’autre.

• Flexibilité de l’espace de bureau. Le virage numérique signifie moins d’espace nécessaire pour ranger des papiers, donc moins d’espace de bureau dédié aux classeurs. Cet espace supplémentaire peut être consacré à d’autres besoins, comme favoriser un milieu de travail intelligent et sécuritaire.

• Diminution du papier. Les documents numériques ne sont pas physiquement transmis d’un employé à un autre. Les flux de travaux gagnent donc en rapidité, puisque les documents numériques se déplacent à la vitesse d’un clic. Moins de papier signifie également une diminution des coûts de fournitures de bureau.

• Récupération rapide de documents. Les employés peuvent accéder à chaque document et travailler sans quitter leur poste de travail. Les applications qui saisissent les données de vos documents et les chargent dans des champs clés prédéfinis permettent aussi une récupération simple et rapide.

• Déploiement rapide. Sans installation logicielle ni attente pour la livraison de matériel, les premiers pas sont vraiment simples. Le fournisseur de services infonuagiques installe votre système. Il ne vous reste qu’à vous connecter et le configurer.

• Service client amélioré. Un accès rapide aux documents signifie que vous pouvez traiter les demandes des clients immédiatement. Votre équipe n’aura pas à mettre le client en attente pour aller fouiller dans les classeurs.

• Diminution ou élimination du besoin de ressources en TI. Puisque le fournisseur gère tout ce qui est matériel et logiciel, il vous suffit d’accéder au système à partir de votre navigateur Web (Chrome, Firefox, Internet Explorer, etc.). Les administrateurs système peuvent être toute personne dans votre entreprise.

Ce ne sont là que quelques avantages; vous et votre équipe en découvrirez probablement bien d’autres en commençant à travailler avec des documents et flux de travaux numériques.

Saisie et imagerie documentaire

La plupart des systèmes actuels permettent d’enregistrer, d’imprimer ou de « glisser-déposer » des documents numériques dans votre système de gestion documentaire. Mais vous avez probablement des documents papier qui doivent y être versés.

L’une des façons les plus simples d’y parvenir est de numériser des documents papier vers un dossier à l’aide d’un numériseur dédié ou d’un appareil multifonction. De nombreux systèmes offrent la saisie et l’acheminement de documents d’un simple clic, comme notre solution d’intégration intelligente.

Certaines solutions de numérisation et d’indexation de documents peuvent indexer automatiquement vos documents, saisir des données et charger des données dans des index, des champs de recherche et d’autres champs pour faciliter la récupération. Cette fonctionnalité permet d’éviter la saisie manuelle de données, de réduire l’éventualité d’erreurs de frappe et de libérer les employés, qui peuvent se consacrer à des tâches plus productives.

La technologie derrière la saisie automatisée est la reconnaissance optique de caractères (ROC). Il est aussi possible d’utiliser des codes-barres.

Les formulaires électroniques sont un autre type de solution de saisie de document permettant de désigner des champs de données précis pour la saisie et d’acheminer le document vers le dossier approprié selon les données du champ. Par exemple, si une facture vient de l’entreprise ABC inc., le document est acheminé vers le dossier ABC.

Puisque les systèmes de gestion documentaire infonuagique sont en ligne plutôt que dans votre bureau, la plupart des technologies de numérisation, d’indexation et de saisie sont compatibles avec eux.

Gestion documentaire

Une foule d’opérations peuvent s’appliquer aux documents de votre système numérique. La surbrillance, l’estampillage (« APPROUVÉ »), la superposition de texte et bien d’autres outils de marquage peuvent être utilisés. Vous pouvez aussi combiner des documents.

Les fonctionnalités précises applicables aux documents varient d’un système à l’autre, mais vous ne manquerez pas pour autant de fonctions utiles de gestion documentaire.

Collaboration

Les employés peuvent consulter, modifier et annoter des documents simultanément en temps réel. De plus, en étant connectées à l’infonuagique de n’importe quel lieu doté d’une connexion Internet, vos équipes pourront facilement collaborer, même si les membres se trouvent à différents endroits.

Automatisation des flux de travaux

Les fonctionnalités d’automatisation des flux de travaux intégrées aux systèmes de gestion documentaire ont changé les méthodes de travail de nombreuses organisations. Les flux de travaux pour des documents précis peuvent être prédéfinis ou créés au besoin.

Les comptes fournisseurs sont un bon exemple :

• Quand on numérise une facture, les données sont saisies dans les champs clés. Ensuite, l’utilisateur lance le flux d’approbation.

• L’approbateur ou le premier approbateur reçoit un message indiquant qu’un document est en attente d’approbation.

• L’approbateur clique sur le lien qui le conduit directement au document. Il peut ainsi approuver le document et l’acheminer à la prochaine étape, c’est-à-dire à la personne qui fera la demande de paiement.

Le document n’est déplacé à aucune étape du processus. Il ne risque pas non plus d’être perdu ou mis au mauvais endroit, ce qui ralentirait la réception du paiement. Chaque « action » est enregistrée dans le système et peut être visualisée dans des rapports.

Grâce à l’automatisation des flux de travaux de la gestion documentaire, le processus d’approbation qui durait des jours peut maintenant s’effectuer en quelques minutes.

Gestion des droits

Les administrateurs système déterminent qui a accès aux documents et quelles actions ils peuvent entreprendre. L’accès peut être restreint par « classeur » ou même par type de fichier.

La manière dont les droits d’accès sont gérés varie aussi d’un système à l’autre.

Un avantage considérable de la gestion documentaire infonuagique est la simplicité de sa mise en œuvre. Il suffit de signer un contrat puis d’élaborer avec votre fournisseur de service un énoncé des travaux (EDT). Définir les détails de l’EDT vous assurera une mise en œuvre rapide qui n’exige qu’un minimum d’efforts.

Inutile de commander, de monter ou d’installer un serveur et les logiciels ont rarement besoin d’être chargés. Certains systèmes peuvent disposer d’applications installées localement, mais avec la vitesse et les avantages que procure l’infonuagique, ces occurrences sont devenues rares.

Selon l’EDT dont vous aurez convenu, il vous suffira peut-être d’ajouter des utilisateurs ou de conclure vos configurations. Vous déciderez peut-être d’ajouter des utilisateurs et de leur assigner des droits d’accès ou encore de créer vos « classeurs ».

Au bout du compte, il y a peu à mettre en œuvre dans un système de gestion documentaire infonuagique.

Quelles questions poser au fournisseur de services de gestion documentaire infonuagique?

Vous pouvez trouver et évaluer de potentiels fournisseurs de service en gestion en consultant des webinaires, des vidéos YouTube ainsi que le contenu disponible sur leur site Web. Une fois que vous avez une idée du système qui vous conviendra le mieux, vous pouvez planifier une démonstration.

Idéalement, il vous faudra transmettre les documents précis que vous planifiez héberger sur le système, ce qui vous permettra de voir clairement si celui-ci convient à vos besoins.

Pendant la démonstration, il serait pertinent de poser les questions suivantes :

• Par quels moyens pourrons-nous intégrer les documents papier dans le système?

• Quelles sont les options pour charger des données dans les champs clés? Y a-t-il des fonctionnalités d’automatisation?

• Quelles applications tierces peuvent être intégrées au système?

• Le système offre-t-il l’automatisation des flux de travaux?

• Peut-on préconcevoir des flux de travaux? Peut-on créer des flux de travaux ponctuels? Si oui, quelle est la procédure?

• Comment peut-on ajouter et supprimer des utilisateurs? Y a-t-il des choses à savoir sur la suppression d’utilisateurs? (c.-à-d. : a-t-elle des conséquences sur les rapports ou l’indexation de documents?)

• Quels sont les protocoles de sécurité en place pour protéger le système des cyberattaques?

• Le système répond-il à mes exigences de conformité?

• Quelles sont les redondances en place?

• Les centres de données sont-ils répartis géographiquement?

• Quelle est la politique de sauvegarde et de récupération des données?

• Quelles sont les heures de disponibilité du soutien technique?

Avec ces questions, vous partirez du bon pied. Bien d’autres surgiront lorsque vous verrez le système en action. Puisque le système que vous choisirez deviendra une part importante de votre entreprise, n’hésitez pas à poser toutes les questions qui vous viennent à l’esprit.