Les avantages clés d’automatiser vos procédures de comptes créditeurs

De nombreux services de comptes créditeurs (CC) s’appuient toujours sur des procédures manuelles obsolètes qui ont tendance à être chaotiques et à demander beaucoup de temps. Cette approche peut mener à des oublis ou à des retards de paiements ainsi qu’à des erreurs dans le traitement des factures qui peuvent entraîner des conséquences coûteuses pour une entreprise, nuire à ses relations avec les clients et avoir un impact négatif sur ses bénéfices nets.

L’automatisation des procédures de comptes créditeurs constitue une étape d’avancement essentielle pour les services des finances. Les entreprises qui adoptent une approche d’automatisation complète pour ces procédures peuvent rehausser leur efficacité financière et améliorer leur flux de trésorerie.

Économiser temps et argent

Pour les équipes des comptes créditeurs, le temps est littéralement de l’argent. Effectuer l’entrée des rapports de dépenses, le traitement des factures et la création de rapports des bénéfices et des pertes de façon manuelle nécessite beaucoup de personnel et peut engendrer des retards de paiements et des frais de retard qui nuisent à la cote de crédit. De plus, le temps passé à chercher des factures papier égarées ou à surveiller l’emplacement des factures dans les flux de travaux cause des goulots d’étranglement.

L’automatisation limite les processus manuels coûteux et chronophages par l’acheminement des factures à un stockage électronique sécurisé. Les factures, peu importe leur format, sont automatiquement saisies et stockées dans un répertoire central et interrogeable, puis acheminées aux personnes appropriées aux fins d’approbation grâce à des flux de travaux préprogrammés. En rationalisant les tâches routinières de votre équipe de finances, vous lui donnez la possibilité d’adopter un rôle plus stratégique et de collaborer avec les dirigeants pour améliorer le rendement.

Renforcer les relations avec les fournisseurs

L’état de vos relations avec les fournisseurs dépend de la vitesse, de la précision et de la fiabilité de votre équipe de comptes créditeurs. Les oublis ou les retards de paiements, les erreurs de facturation, les factures en double, la fraude des factures et tous les autres problèmes pouvant survenir au cours des processus de paiement des factures des fournisseurs peuvent faire du tort à vos relations avec vos fournisseurs actuels, mais également entacher votre réputation de client fiable auprès des autres.

L’automatisation des comptes créditeurs accélère considérablement les cycles de paiement, vous plaçant ainsi en position favorable pour négocier des rabais ou obtenir de meilleures modalités de paiement. Si les fournisseurs n’ont pas à vous talonner pour des paiements en retard ou des erreurs de facturations, vous pouvez vous assurer de leur fidélité et créer des occasions pour construire des relations encore plus durables avec eux.

Améliorer la précision

Les erreurs au sein des procédures de comptes créditeurs sont coûteuses et longues à corriger. L’entrée manuelle des données de facturation et le passage de factures papier entre les équipes entraînent souvent des données inexactes, de longs temps de réponse et un manque de visibilité. Sans un aperçu clair et précis des factures, on peut oublier de les traiter et des paiements peuvent être manqués, faits en double ou encore être traités incorrectement.

L’automatisation des procédures de comptes créditeurs prend en charge les vérifications et vous avise de toute erreur comme les doublons et les factures inadmissibles, facilitant pour vous l’identification et la correction des problèmes avant qu’ils ne s’aggravent. Grâce à un répertoire unique centralisé et interrogeable ainsi qu’à un aperçu des pistes de vérification complètes, votre équipe peut rapidement contre-vérifier la date de l’enregistrement de la facture, son emplacement actuel ainsi que la dernière personne y ayant eu accès. La durée de vérification est considérablement réduite et la majorité des demandes sont éliminées puisque les employés, les services des finances et les fournisseurs ont un accès en libre-service aux factures et aux états de paiement.

Maîtriser les flux de trésorerie

En ce qui concerne la maîtrise des flux de trésorerie, il est essentiel de voir où et comment vous dépensez votre argent. En l’absence d’un aperçu clair, les dépenses peuvent s’accumuler sans que vous vous en rendiez compte ou vous pourriez laisser une relation avec un fournisseur non profitable perdurer sans vous en apercevoir.

Grâce à l’automatisation, vous pouvez examiner minutieusement et à un niveau granulaire vos dépenses et, ainsi, surveiller le rendement des fournisseurs et enquêter sur leurs demandes en matière de rendement du capital investi. Un processus de flux de trésorerie efficace et transparent vous aide aussi à mieux servir les fournisseurs en leur offrant un portail libre-service où ils peuvent accéder à leurs propres factures, états de paiement et autres renseignements clés.

Rehausser la conformité et le respect des réglementations

La possibilité de surveiller toutes les transactions commerciales sans exception et de maintenir la confidentialité de l’information est essentielle pour les équipes de comptes créditeurs. Le papier complique la gestion de ces processus et compromet la sécurité des renseignements potentiellement personnels.

L’automatisation offre une documentation complète et correcte de toutes les transactions commerciales vous permettant de suivre des pistes de vérification claires aux fins de rapport. Il est possible de collecter et de soumettre en quelques secondes à des autorités fiscales ou à des auditeurs externes non seulement les documents comptables de la période faisant l’objet de l’audit, mais aussi les courriers électroniques, les lettres ou les contrats liés à ces documents.

Un système de sécurité basé sur les droits offre une protection contre les manipulations et les accès non autorisés, tandis que le chiffrement à plusieurs couches assure l’exactitude et la confidentialité. Tout changement en matière de conformité déclenche automatiquement une mise à jour logicielle dans le nuage afin d’assurer la paix d’esprit.

Profiter d’une facilité de mise en œuvre et de la création rapide de valeur

Toute transformation peut paraître laborieuse. Pourtant, automatiser vos procédures de comptes créditeurs est beaucoup plus facile que vous ne pourriez le penser. Aujourd’hui, des solutions d’automatisation des procédures de comptes créditeurs adaptées aux entreprises de toute taille peuvent être installées et devenir fonctionnelles en quelques jours ou quelques semaines. Elles sont préconfigurées et personnalisées pour votre entreprise et peuvent s’intégrer sans problème à vos systèmes existants. En plus, vous n’avez pas besoin de connaissances spécialisées pour les utiliser.

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