Sauvegarde de données et reprise après sinistre : pas seulement des problèmes de TI

La plupart des entreprises d’aujourd’hui se verraient paralysées sans leurs documents, données et dossiers importants sur lesquels elles reposent afin d’accomplir leurs activités quotidiennes. Le nuage et les services TI gérés ont fait de la technologie une option très fiable pour les plus petites entreprises. Cependant, même si les risques d’interruption sont moins probables, ils peuvent faire des ravages chez les entreprises n’y étant pas préparés. Il est aussi important de se rappeler que l’infrastructure technologique n’est pas le seul point de défaillance à considérer.

Les dangers des défaillances technologiques

Il y a de bonnes raisons pourquoi la sauvegarde de données et la reprise après sinistre sont normalement considérées comme les responsabilités des TI. Pensez à comment il est difficile d’effectuer votre travail lorsqu’un problème survient avec votre téléphone intelligent, votre ordinateur ou vos bases de données partagées. Tout à coup, vous devez créer ou vous souvenir de solutions de rechange – tout en tentant de restaurer vos appareils et vos données.

Imaginez maintenant comment certaines de vos entreprises, voir l’ensemble d’entre elles, pourraient – ou non – fonctionner si elles étaient frappées par une panne de TI plus importante qui rendrait vos données, et possiblement les applications qui les créent et les utilisent, inaccessibles. Impossible d’accéder à vos courriels, et peut-être même à votre système téléphonique, à vos documents, à vos bases de données, à vos contrats de vente, à votre facturation, à votre soutien à la clientèle, à votre planification et ainsi de suite.

Quelle serait la perte de production liée au manque de données essentielles pour chaque jour et chaque heure? Combien de clients existants et d’affaires continues pourraient être mis en péril à cause d’une panne prolongée? Combien de nouvelles ventes et de nouveaux clients auriez-vous ratés durant ce temps d’arrêt? Quel impact cette situation pourrait-elle avoir sur la réputation de votre entreprise? C’est ici qu’entrent en jeu la sauvegarde de données, les plans de reprise après sinistre et la protection des données.

Comment concevoir un plan de reprise après sinistre?

Un élément clé de la mise en œuvre d’une sauvegarde de données et d’un plan de reprise après sinistre se trouve à établir vos priorités en matière de données :

– Objectif de point de reprise (OPR) – à quelle partie de vos données votre entreprise a-t-elle besoin de recouvrer l’accès le plus vite possible afin de continuer (ou reprendre) les opérations? Idéalement, vous ne voulez pas perdre de données, mais il y a de fortes chances que la plupart de vos données soient plus vieilles, ou encore archivées, et que vous n’en ayez pas besoin tout de suite.

– Objectif de délai de reprise (ODR) – dans combien de temps avez-vous besoin de recouvrer l’accès à votre OPR? À l’intérieur d’une journée? De deux heures? De dix minutes? Peut-être même moins?

Pendant la mise en œuvre de la sauvegarde de vos données, d’un plan de reprise après sinistre et de la protection de vos données, vous ne devez pas négliger les applications qui utilisent les données, et les ordinateurs sur lesquels elles sont exploitées. Les ordinateurs portables standards peuvent offrir des logiciels bureautiques ou Web, mais vous pourriez aussi vouloir un fournisseur de solutions pouvant héberger et exploiter vos applications essentielles ou fournir des solutions virtualisées.

Protéger vos informations physiques

Beaucoup d’entreprises travaillent encore avec des documents papier pour leurs procédures d’affaires essentielles. Même le système TI le plus avancé au monde ne sera d’aucune aide si votre entreprise perd les fichiers physiques qui sont nécessaires à son bon fonctionnement.

Dans une entreprise, beaucoup des fonctions s’appuyant fortement de la documentation papier sont aussi celles qui seraient le plus perturbées par une perte de documents essentiels. Imaginez, par exemple, que l’équipe de comptabilité perde tous les documents financiers ou tous les documents liés aux comptes créditeurs et débiteurs.

Le problème avec la documentation papier est qu’il est très difficile de la sauvegarder et qu’il est impossible de la récupérer si aucune sauvegarde n’en a été faite. Bien des problèmes peuvent survenir lorsqu’une entreprise entrepose ses dossiers essentiels dans des classeurs ou dans des lieux de stockage hors sites. Tout événement indésirable – comme un feu, un vol, une erreur de classement, une inondation – pourrait rendre vos dossiers papier irrécupérables.

Afin de profiter d’un plan de reprise après sinistre efficace, tout ce qui est important pour le fonctionnement de votre entreprise doit être sauvegardé. Heureusement, il est maintenant simple de convertir des documents physiques en format numérique. La conversion peut même être faite pour vous, si vous n’avez pas le temps ou les ressources internes. La numérisation de vos dossiers offre une valeur ajoutée de sécurité et de continuité des opérations. Passer aux flux de travaux peut vous aider à éviter les procédures contre-productives qui ralentissent votre entreprise et exaspèrent vos employés.

Le côté non technique de la continuité des opérations

Faire face aux pertes de données et aux pannes d’ordinateur nécessite plus qu’un plan technique.

– Avez-vous une liste des renseignements essentiels (numéros de téléphone, adresses, adresses courriel et plus) de vos employés, vos fournisseurs externes et vos clients importants?

– Avez-vous des politiques et des procédures afin d’informer vos clients et vos partenaires lorsqu’un incident est susceptible de les affecter directement ?

– Avez-vous un plan clair de protection des données et de reprise après sinistre en place pour savoir que faire durant une interruption? Vos employés ont-ils eu une formation sur leur rôle dans un tel cas?

– Avez-vous mis en place un plan de communications en temps de crise pouvant être exécuté en cas de problème sérieux ou prolongé? Qu’en est-il d’un plan de médias sociaux et de protocoles de réponse aux clients?