Trois façons de favoriser de meilleurs résultats d’affaires avec la transformation numérique

Vos employés utilisent un vaste éventail de technologies numériques au quotidien. Pour certains, la commodité de leur technologie personnelle dépasse ce qu’ils ont au bureau.

Cela ne vous semble-t-il pas être un problème?

Vos employés exploitent la technologie numérique pour simplifier leur vie. Votre entreprise peut aussi le faire. Heureusement, de nos jours c’est plus simple que jamais. En fait, vous pouvez mettre à niveau vos systèmes, rationaliser vos flux de travaux et former vos employés à distance de n’importe où.

En vous concentrant sur les moyens dont la technologie peut permettre aux employés de mieux performer en minimisant les flux de travaux manuels et en rendant les procédures plus efficaces, vous leur donnez la possibilité de :

 – Augmenter la productivité

 – Rehausser la collaboration avec les membres de l’équipe

 – Améliorer la communication avec vos clients

Votre projet de transformation numérique ne doit pas nécessairement être difficile ou exiger énormément de temps. Dans cet article, nous présenterons trois façons pour favoriser un espace de travail axé sur le numérique prospère.

1, Examinez comment vous traitez la gestion de documents

Votre façon de gérer le papier et les documents est un bel endroit où commencer. Cela implique d’évaluer votre infrastructure actuelle de gestion de l’impression et des documents. Voici quelques questions à se poser :

• Croulez-vous sous les flux de travaux papier?

• Avez-vous des classeurs qui débordent?

• Par combien de paires de mains un document papier doit-il passer avant d’être classé?

• Quelles données enregistrez-vous de chaque document?

• Combien de documents sont imprimés, puis simplement rangés dans un classeur?

• Combien de documents sont imprimés, simplement pour être mis au recyclage plus tard?

Vos réponses à ces questions vous aideront à déterminer votre modèle de maturité numérique. Tout est une question de compréhension, et non de jugement. C’est pourquoi il est utile d’utiliser vos réponses pour orienter vos prochaines étapes. Après votre analyse, vous pourriez découvrir que :

• Vous êtes seulement équipé pour maintenir et défendre vos affaires principales avec des procédures manuelles papier et une gestion de base des données numériques.

• Vous avez la capacité d’encourager les affaires émergentes en utilisant les technologies et les données numériques qui offrent à vos équipes des données exploitables.

• Vous pouvez permettre à vos équipes de créer de nouvelles occasions d’affaires en transformant les activités, les procédures, les compétences et les modèles pour exploiter pleinement les changements et les occasions apportés par les technologies numériques.

2. Numériser les données pour appuyer une gestion des procédures plus efficace

Selon l’International Data Corporation (IDC), « 87 % des dirigeants affirment que la numérisation est une priorité^[2]. » Le défi est de mettre la bonne technologie en place. Alors que vous commencez à chercher des façons de numériser vos données, demandez-vous :

1. Comment pouvons-nous mieux exploiter les données pour améliorer la fonctionnalité et fournir à nos employés la possibilité d’agir plus rapidement?

2. Qu’est-ce que notre équipe fait actuellement manuellement qui pourrait être automatisé pour lui donner plus de temps pour se concentrer sur des initiatives stratégiques?

3. Comment pouvons-nous créer un espace de travail numérique qui participe à rendre nos employés plus analytiques, mobiles, novateurs et créatifs?

3. Utilisez votre transformation numérique pour optimiser le rendement de votre équipe

Les nouvelles technologies accélèrent naturellement la vitesse de travail de vos employés. Il est certainement plus rapide de récupérer un fichier dans un classeur électronique depuis votre bureau que de récupérer un fichier en vous levant et en vous rendant au classeur. Toutefois, les meilleurs résultats ne s’obtiennent pas en reproduisant les flux de travaux actuels avec de nouvelles technologies d’espace de travail.

Avec les nouvelles technologies d’espace de travail, vous souhaitez créer de meilleures façons de travailler.

Idéalement, vous voulez optimiser les procédures des méthodes de travail de vos employés. Vous pourriez, par exemple, vouloir :

• Offrir aux employés sur site et à distance les moyens et le temps de collaborer plus facilement et efficacement.

• Rationaliser les flux de documents pour réduire le temps et les efforts requis de toute tâche, peu importe l’endroit où se trouvent les parties prenantes.

• Veiller à ce que les employés aient la visibilité de l’information et des données nécessaires pour analyser et prendre des décisions éclairées plus rapidement.

Alors que vous mettez en place une nouvelle technologie, l’un de vos objectifs devrait être de minimiser les flux de travaux manuels. Laissez la technologie se charger des tâches de second ordre et de l’acheminement des documents d’une personne à une autre. Ce faisant, vous permettrez à vos employés d’en accomplir plus, ce qui leur laissera plus de temps pour se concentrer sur des initiatives stratégiques.

La clé pour optimiser les flux de travaux des utilisateurs est de rester concentrer sur le « comment ». Une bonne question de départ est : comment ces procédures doivent-elles changer pour favoriser l’obtention de résultats optimaux?

La réponse à cette question vous mènera aux technologies qui soutiendront le plus les styles de travail unique de votre équipe.

Commencez votre propre transformation numérique

Lorsque vous aurez passé à travers ces trois considérations et la façon dont elles peuvent affecter positivement votre entreprise, il sera l’heure de :

• chercher les solutions qui peuvent accomplir ce que vous voulez et

• planifier le changement.

Nous pouvons vous aider à trouver les solutions idéales pour votre entreprise. Communiquez avec nous pour discuter de vos besoins uniques. Nos experts sont là pour vous aider.

Vous pouvez également en apprendre plus sur les stratégies de gestion du changement et sur les défis qui se présentent lors de la mise en place d’une nouvelle technologie.