Étude de cas : Ville de Paradise

• Recours à la solution Laserfiche pour rehausser l’automatisation des procédures d’affaires ainsi que la gestion des documents et des formulaires électroniques

• Création de plus de 30 flux de travaux automatisés

• Numérisation de plus de 400 000 fichiers pour économiser de l’espace physique et, ainsi, des coûts

La solution Laserfiche a d’abord été mise en place pour gérer le classement des documents civiques et pour créer des flux de travaux et des formulaires pour les procédures liées, notamment, à la gestion des comptes créditeurs, des inspections de bâtiment et des correspondances.

Avec l’aide de Ricoh, la ville a déjà numérisé plus de 400 000 fichiers en établissant des efforts de numérisation efficaces qui continueront de soutenir son initiative numérique. L’espace physique, ne servant plus au stockage de documents, a permis à l’équipe d’embaucher plus de personnel et, ainsi, d’élargir la portée et l’étendue des services offerts par son équipe grandissante. En suivant la croissance de la ville, Ricoh a veillé à ce que les serveurs et les pare-feu appropriés soient mis en place ainsi qu’à ce que Laserfiche fonctionne adéquatement à l’interne et à l’externe, sur le terrain.

Grâce à la mise en place de Laserfiche, la ville de Paradise a ciblé quatre principaux domaines où la numérisation et l’automatisation auraient un impact important, compte tenu des volumes élevés de documents entrants : les enjeux liés à l’application des lois et aux comptes rendus post-action, les inspections de bâtiments, la comptabilité et le courrier. La ville souhaitait rationaliser la saisie de données, centraliser la gestion de contenu et faire un meilleur suivi de l’information qui circule au sein de l’organisation.

Meilleure application

Les agents d’application des règlements municipaux de la ville font appel à la procédure de comptes rendus post-action et de comptes rendus des enjeux lors des enquêtes sur des propriétés privées et publiques ainsi que sur des lieux autorisés et détenant un permis municipal afin de garantir la conformité aux lois, aux règlements administratifs et aux réglementations. La procédure, bien que numérique, ne fonctionnait pas bien. En effet, il était impossible pour les agents d’application des règlements municipaux de mettre l’information à jour lorsqu’ils étaient sur le terrain, parce que l’information était hébergée sur une base de données externe. Par conséquent, les agents devaient se déplacer entre les sites et le bureau principal pour soumettre les formulaires et produire des rapports.

Afin de résoudre le plus important problème d’accès aux documents auquel les agents étaient confrontés, la ville a créé un nouveau formulaire, grâce à Laserfiche, qui permet aux agents d’utiliser une tablette pour fournir des mises à jour en direct, sur le terrain. Ces mises à jour sont sauvegardées dans le système Laserfiche, ce qui élimine le besoin de faire appel à la base de données externe. Durant l’essai pilote du formulaire, le retrait de la base de données externe a permis à la ville d’économiser 2 500 $ et a réduit les délais de traitement de 37 %.

La ville a également utilisé les métadonnées recueillies pour obtenir une vue d’ensemble de l’historique des mesures, des tâches ouvertes et d’autres métriques. Cela est utile pour déléguer des tâches, de manière numérique, entre l’équipe de la direction et le personnel ainsi que pour améliorer et accélérer la réponse aux demandes liées aux enjeux et aux actions.

Amélioration des inspections de bâtiments

Ensuite, les formulaires d’inspection de bâtiments ont été mis à jour pour éliminer les formulaires papier et rendre la procédure plus transparente. La ville de Paradise profite de l’amélioration des normes de copte rendu et du suivi initié par les formulaires numériques, qui permettent désormais au personnel de téléverser des photos, d’automatiser l’envoi de courriels aux intervenants et de répondre aux exigences de conformité légale en fournissant des dossiers clairs et numériques sur les mesures prises par le personnel pour chaque projet. Puisque les inspections sont centralisées dans un emplacement unique et qu’elles peuvent être consultées en un seul clic, les inspecteurs peuvent facilement inscrire leurs remarques et prendre des photos, au besoin.

« Laserfiche Forms est un outil formidable pour les inspections de bâtiments, explique Dawn Doody, adjointe administrative pour la ville de Paradise. Cet outil efficace et convivial permet à l’ensemble de notre département d’économiser du temps. »

Continuité des affaires grâce à l’automatisation

Les flux de travaux de Laserfiche ont contribué à l’automatisation des procédures des comptes créditeurs. Durant la pandémie, ce flux de travail a été essentiel pour fournir, à temps, les factures et les paiements aux fournisseurs, puisque le personnel est passé au travail hybride et au télétravail. Il a permis à l’équipe de la compatibilité de faire un meilleur suivi des éléments en attente.

« Dire que la fonctionnalité des flux de travaux a amélioré notre procédure globale de comptes créditeurs serait un euphémisme, explique Cathy Broydell, directrice, Finances, ville de Paradise. La création d’un flux de travail pour les comptes créditeurs nous a permis d’aisément faire passer les factures à travers la procédure d’approbation, de manière électronique, en plus de rehausser la collaboration entre tous les employés impliqués dans la procédure. Notre équipe des comptes créditeurs peut désormais aisément trouver à quelle étape les factures se trouvent au sein de la procédure d’approbation et elle peut payer les factures plus rapidement et plus efficacement. »

De plus, de nouveaux flux de travaux ont été créés pour les correspondances qui acheminent le courrier numérisé à la bonne équipe ou au bon utilisateur sans exiger d’interaction en personne.