teachers discussing student data at desk with papers and computer

Student Records

Centrally manage student data and streamline administration processes.

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L’évolution de la technologie semble également avoir augmenté les attentes des intervenants (étudiants, parents, autres) en matière de transparence et d’accès facile à l’information de l’établissement, car ils l’ont dans de nombreux autres aspects de leur vie.*

Les solutions de dossiers étudiants de Ricoh vous permettent de numériser l’information des étudiants et de la gérer à partir d’un point central à toutes les étapes de l’expérience collégiale.

Accès aux dossiers étudiants au bout des doigts

Teacher working on a computer at her desk

Saisir, gérer, mettre à jour et partager l’information des étudiants facilement

Si vos dossiers étudiants sont dans des classeurs ou des boîtes, il y a probablement un passage bien tracé menant à la salle de classement ou à l’installation de stockage hors site. Les dossiers mal classés peuvent se trouver n’importe où et les mises à jour « à la main » prennent beaucoup de temps.

Remplacez cette approche inefficace exigeant beaucoup de main-d’œuvre par un système automatisé et convivial qui vous permet de faire ce qui suit:

Numériser et gérer centralement les dossiers étudiants comme les documents évolutifs qu’ils sont.
Connecter et automatiser les systèmes pour améliorer les communications, la transparence et les pistes d’audit.
Intégration à notre trousse d’éducation en NUAGE pour supporter la collaboration en ligne entre les étudiants et la faculté.

Numériser les anciens et les nouveaux documents

Professionals in a conference room with glass walls

Accéder et transporter les dossiers étudiants facilement.

Peu importe le nombre de dossiers étudiants que vous avez, ils représentent une énorme quantité d’information à stocker et à gérer. Vous pouvez continuer à embaucher plus de gens, à acquérir plus d’espace de stockage et à gérer des procédures de moins en moins efficaces — ou vous pouvez numériser les anciens et les nouveaux dossiers afin qu’il soit facile à travailler avec ces derniers.

Nous vous aiderons à concevoir les bons flux de travaux et ensuite. Si vous préférez les services gérés, nos gens se rendront sur site. Peu importe ce que vous choisissez, vous pourrez:

Saisir le contenu en utilisant des imprimantes multifonctions (MFP), des numériseurs ou des ordinateurs de bureau.
Acheminer les images aux fins d’indexation, de reconnaissance optique des caractères (ROC) de filtrage avant qu’elles soient envoyées au système de gestion de contenu.
Partager des documents par courriel, télécopie et autres options.

Gérer le cycle de vie des anciens dossiers

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Développer et mettre en œuvre des politiques de rétention qui supportent la conformité et aident à réduire les risques.

En plus de votre utilisation quotidienne des dossiers étudiants, vous devrez également considérer la gestion du cycle de vie de vos anciens dossiers, de la création à la destruction. La meilleure pratique est d’appliquer vos politiques de rétention aux dossiers électroniques.

Pour vous, nous mettrons en œuvre nos nombreuses années d’expérience en gestion de documents dans le domaine de l’évaluation, de la consultation sur des sujets comme les risques d’affaires, la découverte électronique et la gestion de contenu d’entreprise(GCE); de l’équipement et des logiciels, et même les services gérés sur site.

Les résultats?… Vous pouvez:

Sauvegarder les dossiers étudiants en formats accessibles.
Améliorer la façon de partager l’information des étudiants.
Améliorer la protection des données afin de respecter les mandats réglementaires.
Éliminer les silos d’information en intégrant votre GCE à d’autres systèmes.

Intégration aux applications en nuage populaires

Simplifier les communications entre étudiants et professeurs et le contenu lié aux cours.

Vous voulez un moyen de transmettre l’information aux services en nuage comme Blackboard Learn et Canvas. Et c’est là qu’on peut vous aider ― à intégrer les documents papier comme les plans de leçons et les examens, afin que vous puissiez améliorer l’expérience d’apprentissage.

Évitez les serveurs sur site, les logiciels et les problèmes techniques. La trousse d’éducation en nuage de Ricoh vous aide à augmenter la collaboration et le partage d’information en ligne parmi les professeurs et les étudiants :

Numériser, récupérer et imprimer des documents via le nuage.
Connexion à d’autres applications populaires comme Google Drive, Box, Evernote®, Dropbox, Office 365™ et courriel.

Plus d'information sur nos solutions

Étude de case: Université du Western Kentucky

Voyez comment l’université du Western Kentucky a recréé son système de classement de dossiers.

Lisez l’étude

Étude de cas: Des imprimantes et des renseignements améliorés pour le collège Langara

Découvrez comment Ricoh Canada a transformé l’impression, libéré le service TI et offert des renseignements pour la prise de décision au collège Langara.

Pour obtenir plus d’information

*Source: EducauseReview: Student Success: Everybody's Business, 2015.