Entre l’information et la sécurité des imprimantes

Alors qu’elles s’adaptent aux modèles de travail flexible, les organisations accordent une grande importance à la sécurité des connexions à distance, mais elles négligent parfois la sécurité de l’impression. Pourtant, compte tenu de l’essor du travail hybride, accompli dans les bureaux et les domiciles, et de l’adoption de fonctionnalités comme l’impression en réseau, la numérisation vers le nuage ainsi que l’impression mobile au moyen d’appareils multifonctions, la gestion des risques entraînés par ces changements en matière d’information et de cybersécurité est devenue essentielle.

L’utilisation inadéquate des appareils multifonctions et les mauvaises configurations des appareils peuvent rendre ceux-ci vulnérables face aux cyberattaques, dont les coûts sont élevés.

Examinons ensemble pourquoi les entreprises doivent prendre la sécurité de l’impression au sérieux et l’inclure dans leur stratégie de cybersécurité globale.

L’impression fait partie intégrante des milieux de travail d’aujourd’hui

Malgré la popularité des signatures et des communications électroniques, les documents papier demeurent nécessaires, surtout dans les secteurs hautement réglementés comme le secteur juridique ainsi que les secteurs des soins de santé et des finances. En effet, on exige toujours que des documents papier soient signés pour les contrats juridiquement valables, les permis et les hypothèques.

Bref, l’impression est là pour de bon. Cela signifie que les appareils d’impression doivent évoluer en fonction des demandes des utilisateurs. C’est pourquoi les appareils multifonctions en réseau modernes font plus qu’imprimer. En effet, ils relient les flux de travaux papier aux systèmes numériques et ils permettent l’automatisation du traitement des documents en s’intégrant aisément aux applications d’affaires et aux services en nuage pour simplifier les flux de travaux et se transformer en véritables centres de productivité.

Afin d’atteindre un rendement optimal, les entreprises doivent analyser à nouveau leur infrastructure d’impression selon quatre facteurs :

1. Sécurité : utilisez le chiffrement et l’authentification pour prévenir les vols de données ainsi que pour fermer les ports réseau non utilisés et, ainsi, empêcher les cybercriminels de les utiliser pour pénétrer dans votre environnement TI global.

2. Efficacité : configurez les appareils en utilisant les tailles de papier et les options de finition appropriées dans le but de répondre aux besoins de vos utilisateurs, notamment en utilisant le papier au format légal, l’agrafage et la finition de livrets.

3. Réduction des coûts : faites appel à des outils de gestion de l’impression qui font le suivi de l’utilisation des appareils aux fins, notamment, de rétrofacturation, d’imposition de limites de volume auprès des utilisateurs ainsi que de restriction de l’accès à l’impression en couleur.

4. Productivité des utilisateurs : installez le minimum d’appareils dont vous avez besoin pour répondre à vos exigences de volume pour limiter les délais et solidifier votre cadre de sécurité.

Rôle des TI dans les activités d’impression

Le moment est idéal pour repenser le rôle de votre personnel des TI à l’égard du soutien des activités d’impression et de la sécurité de l’impression, mais aussi de l’impact que ces deux éléments ont sur les ressources et la productivité du personnel.

En plus de gérer les appareils de production en réseau, les équipes TI doivent rehausser l’agilité des réseaux, former les utilisateurs à l’égard de l’utilisation des appareils et solidifier la résilience globale des technologies de l’information. L’accélération de l’adoption du nuage peut réduire le temps que les équipes TI consacrent aux tâches de routine comme la mise à jour des micrologiciels, la planification des entretiens et le contrôle des coûts de l’impression - Apprenez-en plus sur les avantages de l’adoption du nuage ici.

Les équipes TI ont besoin d’une solution de gestion des TI automatisée en libre-service qui peut :

• fournir une plateforme de gestion centralisée du parc qui permet de visualiser l’utilisation et les coûts des appareils;

• automatiser les tâches de routine comme la commande des fournitures, la facturation et la mise à jour des micrologiciels;

• intégrer les données d’impression à des outils d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique pour recueillir de nouveaux renseignements à l’égard des flux de travaux, des procédures et des possibilités de réduire les coûts;

• veiller au respect des politiques de sécurité de l’entreprise;

• offrir une expérience utilisateur uniforme sur tous les appareils.

Harmonisation de la sécurité des imprimantes

L’avenir de l’impression dépend de la protection de l’information imprimée, mais aussi de la transformation du rôle de l’impression au sein des organisations. Afin de répondre aux exigences d’impression de la main-d’œuvre flexible d’aujourd’hui, les organisations doivent moderniser leur infrastructure d’impression. La configuration simplifiée des imprimantes, la gestion des fournitures et l’accès sécurisé à distance, alimentés par le nuage, sont essentiels au soutien de la main-d’œuvre hybride. Les stratégies basées sur le nuage rehaussent la productivité et la collaboration, mais il a également été prouvé qu’elles favorisent la croissance des revenus.

Voici quelques conseils qui vous aideront à créer une infrastructure d’impression sécurisée et harmonieuse :

• Assurez-vous que vos réseaux et vos appareils soient protégés par des mesures de sécurité robustes, comme le modèle de la vérification systématique.

• Assurez-vous que les micrologiciels et les correctifs de sécurité soient à jour sur tous les appareils en réseau.

• Utilisez un tableau de bord centralisé pour effectuer la gestion à distance du parc, notamment pour surveiller le rendement et l’approvisionnement et pour garder un contrôle plus étroit.

• Collaborez avec un fournisseur qui offre la protection à vie des appareils ainsi qu’un soutien à l’égard du déploiement et de la configuration des solutions.

Commencez par suivre ces conseils pour établir votre stratégie de sécurité de l’impression, puis découvrez comment ils peuvent contribuer à l’atteinte des objectifs de transformation numérique plus globaux de votre organisation.

Questions clés au sujet de votre stratégie de transformation numérique

Lorsque vous intégrez l’impression à votre environnement de travail flexible, répondez aux questions suivantes pour guider votre stratégie :

• Quelles sont mes stratégies de transformation numérique et mes stratégies d’impression à long terme?

• Ai-je identifié les principaux utilisateurs ainsi que les principales tâches et procédures de l’impression?

• Quels autres flux de travaux pourraient être transformés en procédures sans papier?

• Mes appareils sont-ils configurés adéquatement pour répondre aux besoins du service?

Association avec un chef de file

La sécurité de l’impression doit être une composante essentielle de votre stratégie globale en matière de sécurité de l’information. Pour répondre à ces questions, vous devez évaluer rigoureusement vos besoins actuels et vos objectifs futurs en matière d’impression.

Les organisations devraient faire appel à un fournisseur de services d’impression dont les compétences en matière de sécurité de l’information sont avérées. Nous offrons un vaste portefeuille de produits et de services axés sur la sécurité, notamment la sécurité des appareils, des données et des documents.

En fait, nous avons été classés parmi les chefs de file du plus récent rapport sur la sécurité de l’impression de Quocirca et du rapport des services de gestion de l’impression de Keypoint Intelligence.

Vous ne savez pas par où commencer? Téléchargez le « Guide des bases de la sécurité de Ricoh » pour obtenir une analyse approfondie de l’approche à plusieurs niveaux qu’adopte Ricoh en matière de sécurité de l’information.