Les avantages d’un système de gestion de documents pour les cabinets de services financiers et comment faire le bon choix

Les systèmes de gestion de documents numériques sont de plus en plus prisés par les cabinets de services financiers et dans le monde des finances en général.

Ce changement s’explique en grande partie par l’adoption répandue des signatures numériques et des documents électroniques. Mais ce n’est pas la seule raison. Voici d’autres facteurs qui ont favorisé la transition vers la gestion de documents numériques^[1] :

• Le volume de documents

• Les exigences réglementaires et de conformité

• Le besoin d’offrir une expérience client exceptionnelle

• La diminution des espaces de travail physiques à l’ère numérique.

Examinons-les de plus près.

Les cabinets de services financiers croulent sous une montagne de documents

Un système infonuagique sécurisé de gestion de documents simplifie le traitement et la transmission de la montagne de documents générés chaque jour et qui contiennent des renseignements sensibles comme les numéros de comptes bancaires et de cartes de crédit des clients, les soldes des emprunts et des prêts hypothécaires, les adresses des clients, les historiques de transactions et plus encore.

En plus des documents destinés aux clients, il y a aussi les registres comptables et fiscaux internes, les factures, les reçus et les données de paie qui doivent être traités, indexés et stockés. Si vous multipliez le tout par les centaines, milliers ou millions de clients que compte une institution financière, vous comprendrez toute l’utilité de la gestion des documents.

Qui plus est, ce ne sont là que quelques exemples des nombreux types de documents qui doivent être conservés en toute sécurité.

Les exigences réglementaires et de conformité demandent des données sécurisées et un accès vérifiable

Après le système de santé, les services financiers sont sans doute le secteur le plus réglementé et le plus surveillé au monde en raison du risque de fraude et de vol omniprésent. Les cabinets de services financiers sont aussi une cible prisée des pirates informatiques^{[2], [3]}

Il existe des lois strictes en matière de sécurité et de conformité qui régissent la protection des renseignements personnels et la conservation des documents; elles sont assorties de sanctions et d’amendes salées en cas de violation. Des certifications de conformité ont été émises pour rassurer les entreprises et les consommateurs en indiquant qu’une entreprise a pris les mesures nécessaires pour protéger les renseignements et les données.

Pour un cabinet de services financiers, une fuite d’informations confidentielles risque d’entacher sa réputation et de miner la confiance des clients. C’est pourquoi les institutions financières considèrent la gestion des documents comme une priorité absolue.

Avantages d’un système de gestion de documents pour les cabinets de services financiers

Qu’il s’agisse d’ouvrir le portefeuille d’un client au beau milieu d’une discussion sur les stratégies de gestion de patrimoine ou de se préparer à une vérification annuelle de la conformité, les cabinets de services financiers de toutes tailles ont bien des raisons d’opter pour un système de gestion de documents.

Sécurité des documents – Ces systèmes permettent aux administrateurs de suivre l’emplacement, la version et le statut de chaque document stocké, et offrent habituellement des fonctions de sécurité et de cryptage robustes pour protéger les données sensibles.

Reprise après sinistre – Les bons systèmes offrent la mise en miroir de documents et le stockage d’une copie numérique des documents essentiels à un endroit distinct pour les récupérer rapidement après une panne ou une cyberattaque.

Gestion simplifiée du cycle de vie – Les documents financiers doivent être conservés pendant des années, mais ils ne sont pas tous assujettis au même calendrier de conservation ni sauvegardés dans le système au même moment. Un bon système fera le suivi du cycle de vie d’après le type de document et appliquera les calendriers de conservation et de destruction adéquats pour assurer la conformité aux lois.

Accessibilité instantanée – Une fois entrés dans le système, les documents peuvent être récupérés de n’importe où, à condition d’avoir une autorisation d’accès, pour répondre rapidement aux demandes des clients, en pouvant notamment consulter l’historique des personnes qui y ont accédé auparavant.

Productivité accrue – Un système de gestion de documents peut accroître la productivité en créant des flux de travaux guidés par des règles qui font circuler les documents dans une organisation. L’indexation et l’acheminement automatiques des documents numériques accélèrent les approbations. Par exemple, les documents comme les factures et les bons de commande peuvent être acheminés directement aux responsables concernés.

Préparation aux vérifications – Un dépôt central de documents numériques avec horodatage de l’enregistrement de chaque fichier dans le système facilite la préparation aux vérifications.

Fidélisation de la clientèle – Un accès rapide et facile aux données améliore la satisfaction de la clientèle, renforce la confiance et favorise des relations à long terme.

Économies – La distribution électronique des documents réduit les coûts d’impression, d’affranchissement et d’entreposage et accélère l’envoi aux destinataires.

Bon nombre de ces avantages s’inscrivent dans la notion de conformité. Un système de gestion de documents favorise la conformité en conservant de façon sécuritaire toutes les données critiques dans une voûte numérique accessible seulement aux utilisateurs autorisés pour assurer la confidentialité de l’information, ce qui protège l’institution contre les brèches et les dommages-intérêts potentiels en cas de violation.

Choisir le bon système de gestion de documents

Il existe bien des types de systèmes commerciaux de gestion de documents et plusieurs ont été optimisés pour les services financiers. Dans votre cas, la meilleure solution de gestion documentaire vous permettra de regrouper différents services ensemble et de gérer toutes les facettes de la vie d’un document, de la création à l’archivage et à la destruction.

Choisir le bon système pour votre entreprise peut sembler être une tâche ardue. Vous pouvez par contre simplifier le processus. Commencez par dresser la liste des besoins et priorités pour votre système de gestion de documents. Tenez compte de trois facteurs :

Évolutivité – Combien de documents devez-vous conserver? Le volume croîtra-t-il de manière exponentielle? De combien d’espace virtuel avez-vous besoin maintenant? Et dans dix ans?

Flux de données – Quel type de données et de formats de fichiers conserverez-vous?

Interopérabilité – Des départements différents, des filiales ou des tiers devront-ils accéder au système? Votre système de gestion de documents devra-t-il s’intégrer à SAP, Oracle, Sage ou à d’autres systèmes de planification des ressources d’entreprise (PRE?

Accès aux documents – À quelle fréquence faudra-t-il accéder aux documents? Cette réponse peut influencer la décision d’héberger le système dans vos locaux ou dans le nuage. Nombreux sont les fournisseurs de services infonuagiques qui imposent des frais pour les sorties de données chaque fois qu’on accède à un document. Ces frais peuvent s’accumuler assez rapidement.

Sécurité – Quel niveau de protection des données est requis pour être conforme? Quelle réglementation votre entreprise doit-elle respecter? La sécurité peut aussi influencer le lieu où vous choisirez d’héberger le système de gestion de documents. Par comparaison au stockage de données dans le nuage, les solutions sur les lieux du travail offrent un plus grand contrôle.

Dans les locaux ou dans le nuage? – Le système de gestion documentaire peut être géré dans les locaux ou dans le nuage. Dans bien des cas, le nuage peut être une solution plus abordable que d’avoir à créer toute l’infrastructure du système de gestion documentaire à partir de rien.

Budget de technologie – Avez-vous les ressources pour mettre en place un tel système dans vos locaux et offrir le soutien requis? Savez-vous combien l’installation coûtera?

Expertise en technologie – Avez-vous les compétences dans votre entreprise pour concevoir des flux de travaux pour les documents et un plan d’indexation? Avez-vous besoin d’un partenaire qui pourrait vous aider à développer le flux de travaux?

Les réponses à ces questions vous guideront dans vos recherches pour trouver une plateforme de gestion qui répondra à vos besoins.

N’oubliez pas le papier!

De nos jours, de plus en plus de documents sont numériques. Par contre, les documents papier continuent de jouer un rôle important en affaires.

Pensons aux reçus, aux rapports de dépenses, à la correspondance avec les clients et aux procurations des actionnaires qui doivent être numérisés dans le système de gestion des données et aux états de compte des clients, aux documents de prêts et aux certificats d’actions qui doivent être imprimés à partir de celui-ci, le tout, dans la plus grande sécurité.

Par conséquent, le système que vous choisirez devra tenir compte de toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de sa création à son élimination, en passant par sa distribution.

Créer un écosystème de gestion documentaire pour les finances

La composante principale d’un système de gestion de documents est le répertoire centralisé. C’est l’endroit où les fichiers sont stockés, même s’ils sont partagés. La plateforme DocuWare est un exemple de système de gestion de documents disposant d’une fonction de flux de travaux intégrée particulière aux cabinets financiers.

Certains organismes auront besoin d’un répertoire centralisé, alors que d’autres pourraient déjà avoir un système quelconque en place. Ces organismes pourraient avoir besoin de rampes d’accès ou de services semblables.

Par exemple, des appareils multifonctions, qui impriment tant en noir et blanc qu’en couleurs, peuvent servir de rampes d’accès par la numérisation des documents originaux papier au moment de transmettre des courriels, des télécopies ou d’archiver des documents.

Dans le cas des entreprises qui utilisent énormément de papier, les services de saisie et conversion et de traitement des comptes clients et des comptes créditeurs permettent de numériser des documents en particulier, de les stocker et de les distribuer afin de ne pas surcharger vos employés de cette tâche et de les laisser travailler sur ce qui compte vraiment.

Une solution de gestion des réclamations permet aux assureurs d’en accélérer le traitement afin qu’elles soient résolues rapidement et de jouir d’un meilleur rendement financier en adoptant des flux automatisés et en réduisant les erreurs.

Les solutions de télécopie infonuagique peuvent être une rampe d’accès et simplifier la saisie, le stockage et l’acheminement des télécopies entrantes vers un répertoire centralisé.

Même les services postaux confiés à la sous-traitance peuvent devenir une rampe d’accès pour stocker des documents dans un répertoire sécurisé et les livrer rapidement et simplement aux employés au bureau ou ailleurs dans le monde.

L’un des plus grands avantages pour les cabinets financiers est probablement que les systèmes de gestion de documents peuvent être personnalisés pour répondre à leurs besoins particuliers grâce à des solutions évolutives.