Trois façons de redéfinir l’expérience des clients et employés pour les cabinets d’avocats grâce aux espaces de réunion intelligents

En cette ère du travail en mode hybride et du travail sans frontières, il a fallu redéfinir la façon de travailler en passant des traditionnels environnements de bureau et de réunion à une approche flexible qui permet aux employés de travailler, collaborer et communiquer à partir de n’importe où. Selon un sondage de travailleurs de 2022, la flexibilité du mode de travail est le principal changement stratégique pour bien des entreprises. En effet, 82 % d’entre elles ont choisi le travail en mode hybride, totalement à distance ou partiellement à distance.

Comme le travail de n’importe où est de plus en plus accepté, les entreprises, y compris les cabinets d’avocats, doivent fournir des technologies de travail qui permettent à leurs employés de rester productifs ainsi que de collaborer et communiquer aisément de n’importe où, non seulement entre eux, mais aussi avec leurs clients. Selon un récent rapport sur les tendances dans le milieu juridique, 79 % des clients juridiques veulent pouvoir travailler à distance avec leur avocat et disent qu’il s’agit d’un facteur important dans leur choix de cabinet. En ce qui concerne les consultations initiales, la vidéoconférence s’est avérée un mode de communication hautement désiré. Chez les professionnels du monde juridique, 45 % préfèrent rencontrer les clients virtuellement.

Il est donc nécessaire d’évoluer technologiquement en passant des salles de conférence et des appareils traditionnels aux solutions multifonctions, intégrées et sécurisées qui améliorent la collaboration virtuelle, peu importe le lieu de travail. C’est là que les salles de réunion intelligentes peuvent vous aider.

Qu’est-ce qu’une salle de réunion intelligente?

La salle de réunion intelligente est une solution complète et avant-gardiste qui utilise de puissantes technologies intégrées. Elle incorpore la vidéoconférence, les écrans plats interactifs (IFPD) et d’autres améliorations pour une collaboration et une expérience utilisateur fluides, que la réunion se déroule en personne ou en mode virtuel.

Les salles intelligentes offrent également la possibilité de configurer les espaces de réunion en fonction des besoins organisationnels, des employés et des clients pour les cabinets qui cherchent à maximiser l’utilisation des espaces de travail ou à réduire leur empreinte immobilière étant donné que de plus en plus d’employés travaillent à distance.

Cela dit, comment les espaces de réunion intelligents peuvent-ils aider les entreprises et redéfinir l’expérience des clients et employés? Examinons trois exemples.

1. Faire passer les réunions virtuelles au niveau supérieur

Les employés et les clients ont besoin de moyens efficaces pour collaborer virtuellement sur des stratégies ou pour travailler ensemble sur des documents. Les réunions vidéo peuvent être efficaces pour les présentations et les discussions, mais quand l’équipe a besoin de collaborer plus étroitement, par exemple en travaillant simultanément dans un document ou pour réviser le même diaporama, d’autres solutions peuvent s’avérer nécessaires, par exemple les tableaux blancs interactifs, ou IFPD.

L’IFPD est l’élément central d’une salle de réunion intelligente. Cette technologie donne aux entreprises qui travaillent en mode hybride des outils de pointe conviviaux qui permettent aux clients et avocats de collaborer comme s’ils étaient ensemble au même endroit. Cet appareil intelligent aide à optimiser le temps de réunion et la participation des utilisateurs en leur permettant de facilement réviser des documents, discuter de stratégies, partager des documents sur des dossiers confidentiels, donner des présentations visuellement captivantes et plus encore.

2. Assurer la confidentialité des réunions

Bon nombre d’applications de vidéoconférence grand public permettent une utilisation gratuite immédiate, pratique et sans tracas, mais ces services ont toutefois une faille majeure : la sécurité de calibre entreprise. Quelle que soit la taille de votre cabinet, la collaboration virtuelle implique souvent le partage de données et fichiers confidentiels. Par conséquent, il est important d’avoir des technologies d’environnement de travail sécuritaires qui réduisent au minimum les risques de fuite, perte ou violation de données.

Les salles intelligentes sont dotées de technologies audiovisuelles qui offrent une infrastructure sécurisée pour vos précieuses données. En plus de protéger les renseignements sensibles, le système sécurisé aide aussi à empêcher que des utilisateurs non autorisés accèdent à votre plateforme.

3. Optimiser les espaces de réunion sur place à votre façon

Selon un rapport sur les tendances juridiques, qu’un avocat travaille à la maison ou dans un bureau commercial n’influence guère la décision d’embauche des clients potentiels. C’est donc une occasion pour les cabinets de réduire leur espace de bureau ou de réorganiser l’utilisation des espaces.

Les salles intelligentes donnent aussi accès à des outils d’analyse qui fournissent des renseignements sur l’utilisation de la salle, ce qui aide les décideurs à faire des choix éclairés quant à l’utilisation de l’espace et à l’optimisation des ressources à l’avenir.

Redéfinir l’avenir du travail dans votre cabinet

Comme le travail de n’importe où est de plus en plus accepté, il devient nécessaire d’adopter des solutions d’espace de travail intelligent. Ainsi, les cabinets d’avocats doivent eux aussi redéfinir leur approche technologique et implanter une infrastructure moderne pour avoir les meilleures façons de travailler, collaborer et communiquer en vue d’améliorer l’expérience des clients et employés.

Pour ce faire, il faut adopter des façons plus intelligentes de travailler et utiliser des espaces de réunion flexibles et novateurs qui se transforment et s’adaptent aux changements à mesure que vos besoins organisationnels évoluent.

Que votre cabinet soit grand ou petit, Ricoh peut vous aider à trouver des solutions adaptées à vos besoins. Apprenez-en davantage sur les salles intelligentes de RICOH.